Карантин и удаленная работа — опыт Netpeak

< >

Для безопасности своих сотрудников Netpeak (как и большинство IT-компаний) с 16 марта перевел свои офисы на работу из дома.

У многих предпринимателей это новый опыт, потому что одновременно 100% комaнды не работали удаленно. Специалистам, которые могут выполнить задачи самостоятельно (разработчики или маркетологи), это сделать легче. А вот сотрудникам, вся работа которых заключается в общении (например, менеджеры по продажам), — сложнее. С помощью SIP-телефонии это возможно, но несколько сложнее.

У Netpeak с 23 декабря 2019 по 20 января 2020 года получилась своеобразная репетиция удаленной работы: одесская комaнда переезжала в новое помещение, дедлайны ремонта сдвинулись, а срок аренды предыдущего офиса истек. Поэтому почти месяц 120 человек одесской комaнды работали удаленно.

Мы провели опрос среди сотрудников и топ-менеджмента и рассказываем, какие выводы сделали из удаленной работы.

Спойлер: все хорошо, Netpeak продолжает предоставлять свои услуги онлайн, мы на связи с клиентами и сотрудниками, весь процесс идет без заминок. Единственное, что мы не выезжаем на оффлайн-встречи с клиентами, а проводим их через сервисы видеоконференций.

Как и раньше, вся коммуникация по задачам у нас настроена через:

• CRM/ERP;
• планировщик задач Планфикс;
• видеозвонки через Google Hangouts, Skype, Zoom;
• рабочие чаты в Telegram;
• звонки через SIP-телефонию;
• Google Документы, Таблицы и Календарь;
• учет онлайн-активности сотрудников через трекер рабочего времени Yaware.

Топ-менеджмент Netpeak про удаленную работу

Мы спросили у руководителей, что они думают про удаленную работу:

1. Насколько эффективно работал одесский офис удаленно во время переезда в новое помещение?
2. Какие основные плюсы/минусы удаленной работы для компании?
3. Как топ-менеджмент планирует исправить минусы во время карантина в марте 2020?

Андрей Чумаченко
сооснователь агентства и управляющий партнер Netpeak

С точки зрения клиентских проектов, прироста заявок/прибыли и так далее — комaнда работала эффективно. С моей точки зрения, как руководителя, отдельные сотрудники, конечно, дома работали хуже, чем в офисе.

Плюсы: глобально во время удаленной работы не надо платить за стоимость содержания сотрудника. Обеспечивать его рабочим местом и компьютером. Оплачивать для него электричество, воду. Покупать чай, кофе и туалетную бумагу. Снимать ему офис в центре города. Но это глобально. А в свете актуальной ситуации с карантином плата за аренду офиса и технику все равно остается, правда, с небольшой экономией на продуктовые и хозяйственные расходы.

Минусы: время на контроль. Нужно понимать, что человек действительно работает и, если он что-то не смог сделать или сделал плохо, то потому что у него не получилось, а не из-за того, что он просто ничего не делал.

Для всех отделов, даже тех, у которых этого раньше не было в workflow, мы ввели обязательные ежедневные встречи — стендапы. У руководителей стало больше работы по операционке: контролю, проверке результатов и так далее.

Елена Воскобойник
и.о. руководителя SEO-департамента

Переезд одесского офиса как раз совпал с новогодними каникулами, то есть со спадом спроса в целом. По статистике заметили, что сотрудники чуть больше времени тратили на недолжностные задачи, чем когда находились в офисе.

Плюс: мы отточим пpaктику работы на удаленке. В 2019 году компания начала работать с удаленными разработчиками, а в 2020 запланировала распространить этот опыт на другие направления. Поэтому совсем недавно руководители комaнд проходили обучение по работе с удаленными сотрудниками.

Минус: нужно время, чтобы отшлифовать процессы до автоматизма.

Сейчас мы понимаем, что идет сезон активной работы. Топ-менеджмент оперативно подготовил план действий и описание всех действий, которые нужно учитывать при работе из дома:

• как часто и с кем проводить встречи, как к ним подготовиться;
• как считается рабочее время, в какое время обязательно нужно быть на связи;
• как дома настроить свою работу и быть продуктивным;
• появляются новые правила реакции на нестандартные ситуации.

Александр Плуток
руководитель отдела продаж

Поскольку этот период пришелся на сезон сниженной бизнес-активности в новогодние праздники, аномальных снижений эффективности ключевых KPI отдела продаж не наблюдалось. Более того, сотрудники которые в этот период брали отпуска или отгулы для того, чтобы встретить праздники в кругу семьи, были активны и работали из своих родных городов, начиная с 3 января.

В целом, удаленная работа с конца декабря по конец января была как нельзя кстати в свете текущих событий. В этот период Netpeak не только удостоверился, что наша организация процесса и сотрудники готовы к удаленной работе, но и избавился от опасений со стороны менеджмента.

Плюсы:

1. Не тратится время на дорогу.
2. Увеличилась доля продуктивного времени.
3. Коллеги не отвлекают друг друга по мелочам.
4. Снизилась нагрузка на офисную инфраструктуру.
5. Сотрудники могут работать из удобной локации (страна, город, квартира, дача и так далее).

Минусы:

1. Нужно быть уверенным в автономности и самоорганизации сотрудников.
2. Больше внимания уходит на контроль KPI.
3. Сложнее определить и зафиксировать эмоциональные просадки сотрудников. Поэтому созваниваться по видеосвязи нужно чаще, чем по графику стандартных личных встреч.
4. Отвлекающий фактор со стороны семьи нивелируется при правильной организации рабочего места и коммуникации с родственниками. Они должны понимать, что вы работаете в обычном режиме: находясь в офисе, вы не могли сходить за хлебом или развесить стирку, то работая из дома, вы этого так же сделать не можете.
5. Не получится быстро обсудить вопрос одновременно с несколькими коллегами. По-моему, это самый большой минус, потому что он влияет на скорость принятия решений и гибкость.
6. Не получится лично встретиться с клиентом, но сейчас никто этого и не требует.

{\"0\":{\"lid\":\"1643046402031\",\"ls\":\"10\",\"loff\":\"\",\"li_type\":\"nm\",\"li_ph\":\"Введите имя\",\"li_nm\":\"Name\"},\"1\":{\"lid\":\"1573230077755\",\"ls\":\"20\",\"loff\":\"\",\"li_type\":\"em\",\"li_name\":\"email\",\"li_ph\":\"Email\",\"li_req\":\"y\",\"li_nm\":\"email\"},\"2\":{\"lid\":\"1596820612019\",\"ls\":\"30\",\"loff\":\"\",\"li_type\":\"hd\",\"li_name\":\"country_code\",\"li_nm\":\"country_code\"}} Истории бизнеса и полезные фишки

Вот как мы планируем исправлять минусы во время карантина:

1. Всем сотрудникам озвучены приоритеты по задачам. Общение — через чаты в соответствующих задачниках/мессенджерах. Все сотрудники подготовлены и умеют планировать свое рабочее время в календаре и CRM.
2. С января в отделе продаж действует расширенная карта KPI, которая состоит из KPI результата, процесса и ресурса.
   
   Мы с большей долей вероятности, чем раньше, сможем выяснить, кому из сотрудников нужна помощь в организации своего процесса удаленной работы.
   
   
3. Остаются в силе (только переходят в онлайн) все ежедневные комaндные встречи. Вместо персональных встреч с руководителем раз в месяц, встречи будут проходить раз в две недели с возможностью перехода на еженедельные.
4. Созданы специализированные чаты и каналы, разбитые на группы самых частых ситуаций, которые могут требовать участия коллег из других департаментов.

Удаленная работа для Netpeak не потрясение. Многие наши сотрудники работают над одним проектом, находясь в разных городах, и уже давно научились строить эффективную коммуникацию для достижения результатов по клиентским проектам.

Более того, наша система организации процесса совершенствовалась и развивалась в направлении нивелировать фактор локации. Мы полностью готовы к тому, чтобы организовать качественный процесс поддержки, переговоров и оказания услуг для наших клиентов.

Сотрудники Netpeak про удаленную работу

Мы спросили у всех специалистов одесского офиса Netpeak, продуктивно ли они работали удаленно и почему.

Удаленно — неэффективно

Екатерина, менеджер по развитию продукта

Не хватает варианта 75/25. Первое время все было ок, потом сложно, потом опять ок. Скорее всего, это связано с тем, что рабочее и личное прострaнcтво перемешиваются. Получается, в рабочее время тяжело сконцентрироваться, потому что все вокруг призывает к расслабону, а в личное — расслабиться, потому что рабочий ноутбук рядом тяготит.

Но это мелочи, привыкла и абстрагировалась в итоге. Сейчас во время второго этапа удаленной работы все гораздо проще.

Сергeй, тимлид

Поначалу очень эффективно, потому что сконцентрировался на своих задачах, и другие сотрудники меньше обращались с вопросами/просьбами. Потом слишком расслабленно.

Еще нюанс, что дома сложнее отвлечься от работы. Например, в офисе я раз в пару часов выхожу на перекур с ребятами. Или подключаюсь к общему разговору в оупенспейсе. Дома я полностью в работе — начал замечать, что к 5-6 вечера уже устал и не хочу работать. Потом я понял, что не вставал из-за задачи последние 4 часа. С этим нужно работать. А так ок.

Ольга, проектный менеджер

Сложно проводить митинги, на которых нужно что-то обсуждать. Дольше получаю ответы от других сотрудников, чем если бы подошла и спросила. Было сложно вести коммуникацию. В остальном по функциональным обязанностям проблем не было.

Удаленно — эффективно

Александр, SEO-специалист

В оупенспейсе много вещей или людей, которые отвлекают. Дома можно изолироваться от всего и эффективно работать.

На дорогу я трачу в среднем 1,5-2 часа. Дома я меньше устаю и могу себе позволить больше отдыха. А потом занимаюсь домашними делами за счет экономии времени.

Экономия денег: меньше трачу на еду, кофе и бензин.

Мария, ассистент коммерческого директора

Первые несколько дней было сложно работать из дома: домашние не могли привыкнуть, что я работаю, и поэтому довольно часто отвлекали по пустякам. После привыкли, и я с головой уходила в рабочий процесс.

Моя эффективность заключалась в том, что ребята с работы меньше отвлекали по мелким вопросам (либо сами решали, либо писали в ЛС, но с пометкой «не срочно»).

Диана, РРС-специалист

Живу далеко от офиса в центре города и периодами сильно устаю от общественного трaнcпорта, ранних подъемов на работу (иначе потом просто не впихнусь в маршрутку).

Работа из дома несколько недель дала возможность восстановиться физически (вставать чуть позже), а также мopaльно (не ездить с нервными людьми на последней ступеньке автобуса в 6 утра).

К тому же, временное удаление от социума позволило мне больше сосредоточиться на задачах, когда в буквальном смысле никто и ничто не отвлекает (как просто проходящие мимо сотрудники в оупенспейсе).

Ирина, менеджер по развитию продукта

Оргмоменты, которые позволили дольше спать по утрам:

Не тратила время на дорогу в офис и обратно. Не тратила время на сбор утром (волосы, макияж, вещи погладить). Для домашнего вида достаточно минимум времени на это.

Из остального:

Никто не отвлекал из домашних, вокруг была тишина. В офисе все равно часть времени уходила на разговоры: где-то по работе, а где-то и нет.

В офисе частенько дергают по задачам, подходят, спрашивают, просят объяснить. Пока работала дома, пpaктически никто по задачам не отвлекал. Как-то у всех получалось справиться самостоятельно — думаю, вопрос в лени набирать развернутое сообщение в Telegram.

Я сама ни к кому не могла подойти что-то «порешать», поэтому приходилось либо все же разбираться самой, либо четко формулировать вопрос в Telegram (чтобы не описывать на 20 строк свою проблему). Начала больше ценить время других после этого.

Нельзя не сказать и об изоляции в зимний период, когда многие ребята, несмотря на просьбы остаться дома, приходили в офис простуженными. Я рада, что мы просидели дома почти месяц, это точно помогло избежать заболеваний.

Татьяна, менеджер по продажам

Я дома эффективно поработала, потому что знаю, что делаю и зачем. Поэтому у меня нет трудностей с удаленной работой, а тем более с концентрацией.

Как во время карантина работать из дома максимально продуктивно

Так выглядит краткий чек-лист, который получили все сотрудники Netpeak Group:

1. Планируйте. Чем раньше вы начнете планировать всё (пробуждения, созвоны, обед, спорт), тем лучше для вас и вашей эффективности.
2. Организуйте рабочее место и «ходите на работу», пусть даже это место в метре от кровати. Не работайте там, где вы обычно отдыхаете — в спальне, на диване перед телевизором и так далее.
3. Если вы живете не одни, согласуйте работу дома с любимыми, родственниками, друзьями, домашними животными. Объясните, что на ближайший период меняется место работы, но вы все так же работаете, хоть и в других условиях. Все должны понимать, что звать вас днем починить кран — это плохая идея. Но иногда такие мелочи помогают немного переключиться, разгрузить мозг и по-другому взглянуть на задачу.
4. Не стоит работать в коворкингах, кафе и прочих людных местах, потому что теряется смысл изоляции (вы не в офисе, но в другом людном месте). Воспользуйтесь этим периодом, чтобы защитить себя и близких.
5. Не медлите, если в вашей работе возникли проблемы. Поменялся формат коммуникации (временно нет доступа к личным быстрым встречам для согласований), но всем все так же нужно оперативно находить решения. Сразу же напишите (или позвоните) своему менеджеру или коллегам из соответствующих отделов.
6. Мобильный — всегда рядом. Включите виброзвонок или звук.
7. Используйте правило 10 сообщений. Если для решения вопроса не хватило 10 сообщений, созвонитесь в онлайне или по мобильному, а затем зафиксируйте договоренность коротким follow up.
8. Завтpaкайте, обедайте, полдничайте и ужинайте в отведенное время.
9. В обед — отвлечься от работы. Не нужно жертвовать обеденным перерывом, чтобы закончить дела пораньше.
10. Для сверх социальных сотрудников — есть виртуальные офисы, можно вывести всех коллег на отдельный монитор.
11. Гимнастика. Настоятельно рекомендуем делать разминку и физические упражнения минимум дважды в день.
12. Если гимнастику делать лень — займитесь бытовыми делами, любая физическая активность пойдет на пользу.

Что делать интернет-магазинам и другим ecommerce-проектам во время карантина Сохранение work-life баланса в условиях удаленной работы превращается в отличный челлендж — чем лучше с ним справитесь, тем больше шансов не потерять в продуктивности.

Netpeak Group готова приобрести бизнес-проекты по всему миру. Мы ищем небольшие агентства, мобильные приложения, SaaS, готовые активно расти вместе с нами. Узнайте больше о преимуществах бизнес-коллаборации с агентством и группой компаний.
Думаете, что нам по пути? Пишите на investments@netpeak.net.