Как автоматизировать работу комaнды поддержки — кейс Netpeak Cluster и ПланФикс > NetPeak - Независимость и осознанность
NetPeak Biz Tech    


Как автоматизировать работу комaнды поддержки — кейс Netpeak Cluster и ПланФикс

Как автоматизировать работу комaнды поддержки — кейс Netpeak Cluster и ПланФикс

< >

Клубная культура Netpeak: что такое Netpeak Cluster и как он поможет развивать малый и средний бизнес Полгода назад в рабочем чате Кластера был хаос: обращения клиентов терялись в километрах переписки, по 10-20 раз повторялись одни и те же вопросы и отвлекали самих участников, комaнду саппорта на дублирование ответов. Подключение большего количества специалистов для консультации не помогало — участники писали двум-трем из них. В итоге, у кого-то был аврал, а кто-то не знал, что предприниматели в чате задают вопросы.

Netpeak Cluster: в чем польза для казахстанского бизнеса и почему это бесплатно Напомним, Netpeak Cluster — бесплатный проект агентства, в рамках которого наши специалисты помогают предпринимателям и маркетологам разобраться в интернет-маркетинге. Проект объединил уже 1500+ предпринимателей из Украины, России и Казахстана.

Больше информации о Кластере — на сайте. Зарегистрироваться сейчас:

Как работали в самом начале

На начальных этапах развития проекта все было просто — мы создали чат и начали добавлять туда новых участников для общения, обмена опытом и полезных знакомств. Этот же чат и был каналом связи с нашим саппорт-специалистом по контекстной рекламе. В рамках Кластера мы помогаем предпринимателям и их сотрудникам грамотно настраивать рекламные кампании, учим собирать статистику и так далее.

Какое-то время все шло хорошо и бодро — специалист успевал и на вопросы участников ответить, и работать над вверенными ему проектами. Впрочем, сложных технических вопросов не было, больше организационных.

Со временем чат превратился в платформу для общения на темы, так или иначе связанные с онлайн-продвижением: появилось больше вопросов, понадобилось структурировать информацию. При этом следить за порядком: никакой рекламы, флуда, политики и так далее. 

Мы столкнулись с тем, что новички после добавления в чат не понимали, как получить консультацию по настройке своих рекламных кампаний, аккаунтов, и писали специалисту в личку.

Масштабирование и первые ошибки

Через год после запуска проекта мы подключили к процессу привлечения новых участников отдел из 5 менеджеров. В их задачи входила обработка входящих заявок, ответы на вопросы предпринимателей, помощь в регистрации, прозвон базы онлайн-рекламодателей с приглашением присоединиться к проекту.

Количество предпринимателей в Кластере росло, и наш единственный PPC-специалист перестал справляться с нагрузкой: поступало так много обращений, что он не успевал ни ответить на них, ни сосредоточиться на своей основной работе.

На тот момент у нас не было единого и удобного окна обращений, поэтому подключили к проекту дополнительно еще двух специалистов. И первое время ребята справлялись — вопросы участников решались в Telegram-чате, который из обыкновенной «общалки» стал «общалкой XXL» с большой саппорт-комaндой и лайфхаками.

Поиск системного решения

Менеджеры приводили много заинтересованных лидов, желающих получить консультацию от наших ребят. В то же время, трое специалистов, подключенных к проекту, перестали выдерживать нагрузку. И мы начали искать новый способ работы с входящими обращениями.

Сначала «раздули» штат комaнды саппорта: вместо 3 человек их стало 13, а это треть агентских специалистов. Добавили ребят в чат, представили их участникам и выдохнули — решили, что задача решена.

На деле новые участники, которые еще не до конца освоились, не знали, как сформулировать вопрос, чтобы получить на него внятный ответ. Чат превратился в базар — вместо специалистов на вопросы начинали отвечать предприниматели, которые уже знали, что к чему. Не всегда эти ответы были правильными, потому что ниши бизнеса, цели, задачи у всех разные.

Пример вопроса из чата Кластера

Наши специалисты из саппорт-комaнды теряли сообщения в общем потоке советов, флуда, рекомендаций и так далее.

Мы сделали список с контактами специалистов и закрепили его в шапке чата. Алгоритм был таким:

  • участник переходит к закрепленному сообщению;
  • копирует ник одного из 13 специалистов;
  • пишет вопрос в чате, добавляя к нему скопированный ранее ник;
  • специалист получает уведомление о том, что его тегнули в чате.

Так сообщение с вопросом не теряется в потоке информации.

Итог:

  1. Возросло количество обращений в личку к специалистам, а это отвлекало их от работы.
  2. Из 13 человек саппорта обращались только к троим — участники тегали либо первых из списка, либо того, с кем были знакомы (контекстщики, которые дольше сотрудничали с чатом Кластера).

К этому моменту мы уже несколько месяцев думали, как сделать процесс удобным для всех — от участников Кластера до специалистов и руководителя проекта. Решение оказалось простым и сложным одновременно.

Полностью автоматизированный саппорт

Система Планфикс — SaaS-система управления проектами Мы хотели, чтобы специалистам не приходилось тратить время на многочисленные переключения между задачами. Поэтому первым делом взялись изучать ПланФикс (CRM-систему, с которой работает весь Netpeak Group).

Функционал ПланФикс позволяет интегрировать его с Telegram-ботом — любой пользователь Telegram может написать боту сообщение, которое попадает в специальный планировщик и преобразуется в задачу. Пользователь при этом становится постановщиком задачи. Специалисты разбирают обращения из планировщика, обpaбатывают их — в комментариях к задаче отвечают на вопросы участника.

Ответ приходит постановщику в диалоговое окно Telegram-бота.

Если задача не закрыта, вопросы (сообщения боту) продолжают приходить в нее.

Планировщик в ПланФикс

Плюсы для всех очевидны — специалисту не нужно тратить время на переключение между ПланФиксом, Telegram и еще кучей сервисов, а участник может в любое время задать вопрос через единое окно и получить на него ответ.

Единое окно обращений

Еще одно преимущество такого решения — сохранение всей истории переписки как у участника (прямо в Telegram), так и у наших специалистов. Это полезно, когда для решения текущей задачи специалисту нужно «поднять» более ранние данные.

История переписки

Если коротко описать процесс, то вот что мы сделали:

  1. Создали бота с помощью BotFather. Цель — зарегистрировать нового бота, к которому будет обращаться ПланФикс за входящей информацией. Вся настройка бота (кроме ссылки, списка комaнд, приветственного сообщения, аватара и имени) выполняется через ПланФикс.
  2. Подключили его к ПланФикс — для этого нужен токен, который BotFather сгенерирует сразу же после создания вашего бота.
  3. Создали отдельное рабочее прострaнcтво (планировщик, о котором мы говорили выше), чтобы задачи по саппортингу не перемешивались с другими задачами специалистов.
  4. Разработали отчет в ПланФикс, который позволяет контролировать работу комaнды.

  1. Для частых вопросов написали несколько автосценариев, которые сpaбатывают на слово-триггер и отправляют участнику автоматический ответ. Триггеры настраиваются через BotFather. Это списки комaнд. Как только участник выбирает одну из них, сpaбатывает автосценарий на отправку ответа.

Запуск автосценария

  1. В итоге приняли решение сократить комaнду из 13 человек до 4, каждый из которых тратит 25% времени на работу по Netpeak Cluster.

Наконец, спустя полтора года существования Кластера, мы наладили работу саппорт-отдела. Дорога к оптимизации была сравнима с ночью в Игре Престолов (темна и полна ужасов), но в итоге у нас все получилось благодаря ПланФикс и Telegram.

Хочу быстро найти клиентов онлайн



Комментарии:

Что такое VPN-соединение и как им пользоваться

Что такое VPN-соединение и как им пользоваться VPN — технология анонимного сетевого подключения. Она позволяет организовать подсеть в уже существующем соединении. Поверхностная сеть закрыта от внешнего доступа, потому вмешаться в нее не смогут. Чтобы узнать больше, читайте дальше!...

07 12 2022 6:43:44

Как проверить сайт на бан в поисковых системах

Как проверить сайт на бан в поисковых системах При наложении санкций на сайт его страницы заметно понижаются в выдаче. При наличии бана ресурс полностью исчезает из поиска, включая брендовые запросы...

06 12 2022 8:28:24

Сколько стоил клик в Google Ads и Facebook в Украине в третьем квартале 2017

Сколько стоил клик в Google Ads и Facebook в Украине в третьем квартале 2017 Данные по более 26 млн кликов в 23 тематиках и 402 городах Украины...

05 12 2022 20:31:12

11 полезных сервисов для рассылки по англоязычной аудитории

11 полезных сервисов для рассылки по англоязычной аудитории Список инструментов email-маркетолога для рассылок по англоязычной аудитории....

04 12 2022 9:37:35

Как правильно «закрывать» свой сайт

Как правильно «закрывать» свой сайт Сотрудник Google расскажет о том, как присоединиться к протесту, не навредив сайту....

03 12 2022 10:15:30

93 шага к идеальному интернет-магазину — детальный чек-лист

93 шага к идеальному интернет-магазину — детальный чек-лист Открытие проверенных действий по увеличению продаж...

02 12 2022 1:24:10

Неочевидные причины блокировки аккаунта в Google Merchant Center

Неочевидные причины блокировки аккаунта в Google Merchant Center Как без проблем пересылать данные в Google Покупки....

01 12 2022 10:33:27

Как проверить сезонность спроса

Сезонность — повторяющиеся колебания трафика сайта в зависимости от различных внешних факторов....

30 11 2022 0:44:52

Коллекция шуток Netpeak или Генератор мемов

Коллекция шуток Netpeak или Генератор мемов Недавно у нас появился свой генератор мемов :) Во многих компаниях смешные слова и фразы стараются запомнить и передать следующим поколениям сотрудников. В Netpeak же долго работали над секретным проектом и... Читайте!...

29 11 2022 6:43:25

Как алгоритм Google Panda навсегда изменил SEO

Как алгоритм Google Panda навсегда изменил SEO Google «выкатил» алгоритм Панда 2.2, как пару недель назад обещал Мэтт Каттс....

28 11 2022 6:14:20

Подборка обучающих материалов для начинающего аналитика

Подборка обучающих материалов для начинающего аналитика Список курсов, книг, каналов и пабликов для работы с данными...

27 11 2022 11:32:27

Как продвигать онлайн-бизнес в Казахстане — видеоконспект семинара Netpeak Friends Day

Как продвигать онлайн-бизнес в Казахстане — видеоконспект семинара Netpeak Friends Day Лекции о ключевых этапах развития бизнеса в интернете: от создания сайта до подсчета ROMI (возврат маркетинговых инвестиций) рекламных каналов...

26 11 2022 17:33:45

Как мы одолели «Баден-Баден» и подняли трафик из поиска на 55% — кейс MirCli

Как мы одолели «Баден-Баден» и подняли трафик из поиска на 55% — кейс MirCli Продвижение крупного интернет-магазина в перегретой нише...

25 11 2022 21:58:54

Instagram: что нужно внедрить в 2020 году

Список рекомендаций для SMM-специалистов. Статья будет полезна SMM-менеджерам, проектным менеджерам, а также владельцам бизнеса, которые предпочитают самостоятельно ставить комaнде задачи и отслеживать выполнение целей....

24 11 2022 6:48:57

Контент-маркетинг для блога UniSender — что мы сделали для развития сайта

Контент-маркетинг для блога UniSender — что мы сделали для развития сайта Поиск крутых авторов и качественные тексты для блога об email-рассылке...

23 11 2022 12:55:23

Высокие ставки в Google Рекламе — почему и как их уменьшить?

Высокие ставки в Google Рекламе — почему и как их уменьшить? Как тратить на ставки меньше денег и почему вырастает цена за клик, а также о том, как ее сделать ниже. Плюс список факторов, которые влияют на ставку для первой страницы для ключевого слова...

22 11 2022 3:50:54

Партнерство с Amazon — всё? Что делать после уменьшения партнерских выплат

Партнерство с Amazon — всё? Что делать после уменьшения партнерских выплат Amazon сократил комиссию для сайтов партнеров от 30% до 80% — что делать дальше? Мнение эксперта....

21 11 2022 11:34:15

Как работают смарт-баннеры в Яндекс.Директ — кейс интернет-магазина товаров для сада и огорода

Как работают смарт-баннеры в Яндекс.Директ — кейс интернет-магазина товаров для сада и огорода Решили написать про новый формат рекламы — баннерный...

20 11 2022 5:55:53

Как работают видеодополнения объявлений в Яндекс.Директ — инструкция и кейс

Как работают видеодополнения объявлений в Яндекс.Директ — инструкция и кейс Direct сделал подарок всем, кто уже давно хотел увеличить привлекательность своих объявлений — добавил возможность включения видеодополнений к текстово-графическим кампаниям. Как включить новую фишку от Директа и достаточно ли она эффективна?...

19 11 2022 7:52:43

10 идей продвижения медицинских услуг — инсайты конференции MeDiConf

10 идей продвижения медицинских услуг — инсайты конференции MeDiConf Кейсы, фишки и советы, опыт крупных брендов, маркетологов....

18 11 2022 12:40:41

Как арбитражнику получить правильную статистику конверсий из контекстной рекламы

Как арбитражнику получить правильную статистику конверсий из контекстной рекламы Решение вопроса о получении корректной информации о конверсиях — вполне посильная задача...

17 11 2022 13:35:53

История успеха avtokrisla.com: окупили инвестиции в email-маркетинг на третий месяц работы

История успеха avtokrisla.com: окупили инвестиции в email-маркетинг на третий месяц работы На третий месяц работы мы вышли на положительный ROMI, на четвертый — ROMI превысил 800%....

16 11 2022 2:22:58

Как быстро и бесплатно импортировать в Google Таблицы статистику из Facebook

Понадобится всего пару минут, чтобы создать отчет о тратах, количестве конверсий или любых других важных показателях. Понятная инструкция для PPC-специалистов и про возможности и ограничения бесплатной версии расширения. Читайте дальше!...

15 11 2022 12:35:55

Рейтинг директоров по маркетингу среди ecommerce-проектов Казахстана

Рейтинг директоров по маркетингу среди ecommerce-проектов Казахстана Помимо полезного и качественного продукта, услуги, компании нужен мощный маркетинг. И возможно это только благодаря хорошему директору по маркетингу. Только так это работает. Кто лучшие в этой нише в Казахстане? Узнать!...

14 11 2022 21:19:55

12 функций таблиц Google для работы с семантикой

12 функций таблиц Google для работы с семантикой + таблица с примерами использования каждой функции....

13 11 2022 0:44:58

Как подключить Яндекс.Метрику к Яндекс.Директу

Как подключить Яндекс.Метрику к Яндекс.Директу Чтобы грамотно анализировать статистику рекламных кампаний, необходимо связать Яндекс.Метрику и Яндекс.Директ. Рассказываем, как это сделать...

12 11 2022 1:50:33

Контекстная реклама для интернет-магазина принтов на одежде в Украине — увеличение дохода на 130%

Контекстная реклама для интернет-магазина принтов на одежде в Украине — увеличение дохода на 130% История для заказчиков, которые самостоятельно запускают рекламу...

11 11 2022 11:56:49

Once upon a time… 22 правила сторителлинга от Pixar

Как рассказывать истории...

10 11 2022 2:13:59

Особенности доменов второго уровня

Ликбез по важным понятиям, без которых нельзя начинать бизнес в интернете. Что такое домены второго и третьего уровня, чем они отличаются. Узнать больше!...

09 11 2022 7:18:36

Как установить пиксель Facebook и Instagram — отслеживаем целевые действия

Как установить пиксель Facebook и Instagram — отслеживаем целевые действия Пиксель Facebook — инструмент аналитики рекламной системы, который можно использовать и для Instagram....

08 11 2022 23:59:36

Гайд по форматам видеокампаний YouTube

Гайд по форматам видеокампаний YouTube Рекламные кампании для брендинга, роста вовлечения пользователей, продаж, лояльности. Какой формат выбрать, чтобы получить необходимое целевое действие. Узнать!...

07 11 2022 16:35:45

Как запустить рекламную кампанию Call-Only для мобильных устройств

Как запустить рекламную кампанию Call-Only для мобильных устройств Учим правильно платить за верхние строчки показов объявления: настройка быстрых звонков из поисковых объявлений «Только номер телефона» Google Ads...

06 11 2022 5:51:32

Как связать Яндекс.Директ с Microsoft Power BI

Чтобы создавать удобные отчеты, импортируйте данные из Яндекс.Директ в Microsoft Power BI с помощью язык R...

05 11 2022 15:19:26

Краткое пособие для новичков по типам рекламных кампаний в Google Ads

Краткое пособие для новичков по типам рекламных кампаний в Google Ads Google Adwords: типы рекламных кампаний и объявлений, тонкостях настройки... Все, о чем вы боялись спросить... Или не боялись, а просто не знали, о чем спрашивать....

04 11 2022 15:30:31

Успокоить нельзя продать. Инструкция по ведению переговоров для B2B-сейлзов в период кризиса. Опыт Netpeak Group

Успокоить нельзя продать. Инструкция по ведению переговоров для B2B-сейлзов в период кризиса. Опыт Netpeak Group Рекомендации по ведению переговоров в непростых условиях....

03 11 2022 15:24:58

Как создать рекламную видеозаставку с помощью Bumper Machine

Как создать рекламную видеозаставку с помощью Bumper Machine Создание даже короткого ролика может стоить дорого. Поэтому можно использовать бесплатный инструмент Bumper Machine от Google....

02 11 2022 0:58:42

Фандрайзинг — руководство по привлечению инвестиций в стартап

Фандрайзинг — руководство по привлечению инвестиций в стартап Процесс привлечения сторонних ресурсов отнимает основную часть времени у большинства основателей стартапов. Читайте руководство, которое поможет сделать этот процесс во время серии А более эффективным....

01 11 2022 1:37:32

Трудности перевода: как найти общий язык с зарубежными SEO-специалистами

Трудности перевода: как найти общий язык с зарубежными SEO-специалистами Профессиональная лексика SEO-специалистов в буржунете и в рунете формируется в одном поле: Google-то общий. Но когда специалисты Востока и Запада встречаются, им сложно понять друг друга. Это неудивительно, так как язык отражает само восприятие SEO. А под...

31 10 2022 23:50:45

История успеха vchasno.ua: разработали карты коммуникаций и триггерные цепочки писем

История успеха vchasno.ua: разработали карты коммуникаций и триггерные цепочки писем Готовые триггерные письма и сценарии позволяют быстро запустить триггеры после реализации технических заданий разработчиком....

30 10 2022 23:52:58

Как работает баннерная реклама — объясняем на примере кейса

Как работает баннерная реклама — объясняем на примере кейса О феномене Баадера-Майнхофа — как на самом деле работают системы баннерной рекламы в интернете...

29 10 2022 21:13:27

11 функций Google Таблиц в помощь SEO-специалистам

11 функций Google Таблиц в помощь SEO-специалистам Нужно разбить ячейку или составить график? Если вы знаете функции, таблицы гугл могут пpaктически заменить отдельные сервисы или дополнения...

28 10 2022 21:49:11

Universal App Campaign 2.0 в Google Рекламе — как выжать максимум пользы

Universal App Campaign 2.0 в Google Рекламе — как выжать максимум пользы Как сделать рекламу в Universal App Campaign 2.0 максимально эффективной...

27 10 2022 5:44:16

Как отписаться от рассылки SMS

Как отписаться от рассылки SMS Как бесплатно отключить смс уведомление. Плюс — подсказки для маркетологов: как снизить негативное отношение к бренду. То есть, как красиво предоставить возможность отписаться от смс клиентам, и не слить бюджет на ненужные сообщения. Узнать больше!...

26 10 2022 7:22:26

Откуда же берутся скидки в Google Рекламе

Откуда же берутся скидки в Google Рекламе Рекламные заголовки в гугл адвордс так и пестрят предложениями контекстной рекламы бесплатно — вы когда-нибудь задумывались о том, откуда берутся эти «подарки»?...

25 10 2022 14:17:37

Гeймификация: игровые сценарии для развития бизнеса

Гeймификация: игровые сценарии для развития бизнеса О том, как сделать сайты интереснее и эффективнее. Гeймификация — применение игровых сценариев и элементов вне игровых контекстов. Это не про создание игр, это про поиск решений, которые помогут сделать любую работу интереснее. Читайте дальше!...

24 10 2022 22:59:43

Партнерские программы SaaS — как на них заработать, какими бывают партнерки

Партнерские программы SaaS — как на них заработать, какими бывают партнерки Партнерская программа — это когда сервис дает партнеру вознаграждение за приведенных клиентов. Получить деньги и/или другие плюшки можно также по реферальной программе. Как это работает? Разбираемся на примерах....

23 10 2022 23:30:18

Как автоматизировать PPC-отчетность с помощью языка R, Google Таблиц и Data Studio

Как автоматизировать PPC-отчетность с помощью языка R, Google Таблиц и Data Studio Новый способ автоматизации процессов при настройке аналитики больших объемов данных....

22 10 2022 11:33:36

Как открыть интернет-магазин

Как открыть интернет-магазин О чем следует позаботиться перед созданием интернет-магазина...

21 10 2022 8:33:35

Netpeak + RadASO = Netpeak RadASO. Мы выходим на рынок комплексного продвижения мобильных приложений

Netpeak + RadASO = Netpeak RadASO. Мы выходим на рынок комплексного продвижения мобильных приложений Агентство Netpeak закрыло сделку по покупке агентства мобильного маркетинга Радомира Новковича RadASO....

20 10 2022 0:59:30

Деньги или карма: что делать, когда клиенту не нужен интернет-маркетинг

Деньги или карма: что делать, когда клиенту не нужен интернет-маркетинг Те самые проблемы, если бизнес пришел к вам за услугой, но ему не нужен маркетинг в интернете. Мнения экспертов интернет-маркетинга....

19 10 2022 17:22:44

Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::