Как автоматизировать работу комaнды поддержки — кейс Netpeak Cluster и ПланФикс > NetPeak - Независимость и осознанность
NetPeak Biz Tech    


Как автоматизировать работу комaнды поддержки — кейс Netpeak Cluster и ПланФикс

Как автоматизировать работу комaнды поддержки — кейс Netpeak Cluster и ПланФикс

< >

Клубная культура Netpeak: что такое Netpeak Cluster и как он поможет развивать малый и средний бизнес Полгода назад в рабочем чате Кластера был хаос: обращения клиентов терялись в километрах переписки, по 10-20 раз повторялись одни и те же вопросы и отвлекали самих участников, комaнду саппорта на дублирование ответов. Подключение большего количества специалистов для консультации не помогало — участники писали двум-трем из них. В итоге, у кого-то был аврал, а кто-то не знал, что предприниматели в чате задают вопросы.

Netpeak Cluster: в чем польза для казахстанского бизнеса и почему это бесплатно Напомним, Netpeak Cluster — бесплатный проект агентства, в рамках которого наши специалисты помогают предпринимателям и маркетологам разобраться в интернет-маркетинге. Проект объединил уже 1500+ предпринимателей из Украины, России и Казахстана.

Больше информации о Кластере — на сайте. Зарегистрироваться сейчас:

Как работали в самом начале

На начальных этапах развития проекта все было просто — мы создали чат и начали добавлять туда новых участников для общения, обмена опытом и полезных знакомств. Этот же чат и был каналом связи с нашим саппорт-специалистом по контекстной рекламе. В рамках Кластера мы помогаем предпринимателям и их сотрудникам грамотно настраивать рекламные кампании, учим собирать статистику и так далее.

Какое-то время все шло хорошо и бодро — специалист успевал и на вопросы участников ответить, и работать над вверенными ему проектами. Впрочем, сложных технических вопросов не было, больше организационных.

Со временем чат превратился в платформу для общения на темы, так или иначе связанные с онлайн-продвижением: появилось больше вопросов, понадобилось структурировать информацию. При этом следить за порядком: никакой рекламы, флуда, политики и так далее. 

Мы столкнулись с тем, что новички после добавления в чат не понимали, как получить консультацию по настройке своих рекламных кампаний, аккаунтов, и писали специалисту в личку.

Масштабирование и первые ошибки

Через год после запуска проекта мы подключили к процессу привлечения новых участников отдел из 5 менеджеров. В их задачи входила обработка входящих заявок, ответы на вопросы предпринимателей, помощь в регистрации, прозвон базы онлайн-рекламодателей с приглашением присоединиться к проекту.

Количество предпринимателей в Кластере росло, и наш единственный PPC-специалист перестал справляться с нагрузкой: поступало так много обращений, что он не успевал ни ответить на них, ни сосредоточиться на своей основной работе.

На тот момент у нас не было единого и удобного окна обращений, поэтому подключили к проекту дополнительно еще двух специалистов. И первое время ребята справлялись — вопросы участников решались в Telegram-чате, который из обыкновенной «общалки» стал «общалкой XXL» с большой саппорт-комaндой и лайфхаками.

Поиск системного решения

Менеджеры приводили много заинтересованных лидов, желающих получить консультацию от наших ребят. В то же время, трое специалистов, подключенных к проекту, перестали выдерживать нагрузку. И мы начали искать новый способ работы с входящими обращениями.

Сначала «раздули» штат комaнды саппорта: вместо 3 человек их стало 13, а это треть агентских специалистов. Добавили ребят в чат, представили их участникам и выдохнули — решили, что задача решена.

На деле новые участники, которые еще не до конца освоились, не знали, как сформулировать вопрос, чтобы получить на него внятный ответ. Чат превратился в базар — вместо специалистов на вопросы начинали отвечать предприниматели, которые уже знали, что к чему. Не всегда эти ответы были правильными, потому что ниши бизнеса, цели, задачи у всех разные.

Пример вопроса из чата Кластера

Наши специалисты из саппорт-комaнды теряли сообщения в общем потоке советов, флуда, рекомендаций и так далее.

Мы сделали список с контактами специалистов и закрепили его в шапке чата. Алгоритм был таким:

  • участник переходит к закрепленному сообщению;
  • копирует ник одного из 13 специалистов;
  • пишет вопрос в чате, добавляя к нему скопированный ранее ник;
  • специалист получает уведомление о том, что его тегнули в чате.

Так сообщение с вопросом не теряется в потоке информации.

Итог:

  1. Возросло количество обращений в личку к специалистам, а это отвлекало их от работы.
  2. Из 13 человек саппорта обращались только к троим — участники тегали либо первых из списка, либо того, с кем были знакомы (контекстщики, которые дольше сотрудничали с чатом Кластера).

К этому моменту мы уже несколько месяцев думали, как сделать процесс удобным для всех — от участников Кластера до специалистов и руководителя проекта. Решение оказалось простым и сложным одновременно.

Полностью автоматизированный саппорт

Система Планфикс — SaaS-система управления проектами Мы хотели, чтобы специалистам не приходилось тратить время на многочисленные переключения между задачами. Поэтому первым делом взялись изучать ПланФикс (CRM-систему, с которой работает весь Netpeak Group).

Функционал ПланФикс позволяет интегрировать его с Telegram-ботом — любой пользователь Telegram может написать боту сообщение, которое попадает в специальный планировщик и преобразуется в задачу. Пользователь при этом становится постановщиком задачи. Специалисты разбирают обращения из планировщика, обpaбатывают их — в комментариях к задаче отвечают на вопросы участника.

Ответ приходит постановщику в диалоговое окно Telegram-бота.

Если задача не закрыта, вопросы (сообщения боту) продолжают приходить в нее.

Планировщик в ПланФикс

Плюсы для всех очевидны — специалисту не нужно тратить время на переключение между ПланФиксом, Telegram и еще кучей сервисов, а участник может в любое время задать вопрос через единое окно и получить на него ответ.

Единое окно обращений

Еще одно преимущество такого решения — сохранение всей истории переписки как у участника (прямо в Telegram), так и у наших специалистов. Это полезно, когда для решения текущей задачи специалисту нужно «поднять» более ранние данные.

История переписки

Если коротко описать процесс, то вот что мы сделали:

  1. Создали бота с помощью BotFather. Цель — зарегистрировать нового бота, к которому будет обращаться ПланФикс за входящей информацией. Вся настройка бота (кроме ссылки, списка комaнд, приветственного сообщения, аватара и имени) выполняется через ПланФикс.
  2. Подключили его к ПланФикс — для этого нужен токен, который BotFather сгенерирует сразу же после создания вашего бота.
  3. Создали отдельное рабочее прострaнcтво (планировщик, о котором мы говорили выше), чтобы задачи по саппортингу не перемешивались с другими задачами специалистов.
  4. Разработали отчет в ПланФикс, который позволяет контролировать работу комaнды.

  1. Для частых вопросов написали несколько автосценариев, которые сpaбатывают на слово-триггер и отправляют участнику автоматический ответ. Триггеры настраиваются через BotFather. Это списки комaнд. Как только участник выбирает одну из них, сpaбатывает автосценарий на отправку ответа.

Запуск автосценария

  1. В итоге приняли решение сократить комaнду из 13 человек до 4, каждый из которых тратит 25% времени на работу по Netpeak Cluster.

Наконец, спустя полтора года существования Кластера, мы наладили работу саппорт-отдела. Дорога к оптимизации была сравнима с ночью в Игре Престолов (темна и полна ужасов), но в итоге у нас все получилось благодаря ПланФикс и Telegram.

Хочу быстро найти клиентов онлайн



Комментарии:

О влиянии счастья на бизнес: как Zappos получил $1,2 млрд от Amazon за умение делать покупателей счастливыми

О влиянии счастья на бизнес: как Zappos получил $1,2 млрд от Amazon за умение делать покупателей счастливыми Клиенты возвращаются к хорошему сервису, который начинается с понятного интерфейса на сайте, продолжается в общении с вежливым сотрудником и заканчивается в общении с воспитанным курьером или менеджером в пункте самовывоза. Что ещё? Читайте!...

14 04 2024 17:19:30

13 фишек маркетинга и продвижения проектов за рубежом — круглый стол 8P 2017

13 фишек маркетинга и продвижения проектов за рубежом — круглый стол 8P 2017 «Нет, нам нужна раскрутка и точка!» Список маркетинговых пpaктически применимых фишек....

13 04 2024 21:18:39

Инструменты для веб-аналитики

Инструменты для веб-аналитики Инструменты веб-мастера: что может заменить Google ***ytics?...

12 04 2024 22:22:57

Google BigQuery — зачем нужна облачная база данных

Google BigQuery — зачем нужна облачная база данных Как бесплатно пользоваться преимуществами, особенностями и дополнительными инструментами сервиса...

11 04 2024 11:32:33

Как настроить тег конверсий Google Ads

Как настроить тег конверсий Google Ads Устанавливаем тег конверсий: самостоятельно и с помощью Google Tag Manager....

10 04 2024 2:40:28

Какие ошибки возникают при работе с Google ***ytics и как с ними бороться

Какие ошибки возникают при работе с Google ***ytics и как с ними бороться Советы специалистам по контекстной рекламе. Технические сложности, которые возникают при работе с Google ***ytics: от ограничений интерфейса до ошибок настройки отслеживания и последующей недостоверности полученных данных, и решения для них...

09 04 2024 4:19:20

Кейс по SMM в тематике «алкогольные напитки»: «Пригласи 10 друзей — получи бутылку шампанского»

Кейс по SMM в тематике «алкогольные напитки»: «Пригласи 10 друзей — получи бутылку шампанского» Оживший бар. О том, как один украинский бренд за полтора месяца получил более 4 000 фанов!...

08 04 2024 14:35:29

Коммуникация брендов на карантине: хорошие примеры SMM и PR

Что постить предпринимателям в соцсетях. Несколько примеров уместной работы SMM- и PR-специалистов, которые прямо и четко помогают озвучить позицию бизнеса в период карантина. Узнайте больше, чем действовать правильно!...

07 04 2024 17:27:47

Как сделать разработчикам приятно — опыт Netpeak

Как сделать разработчикам приятно — опыт Netpeak Отличный способ мотивации, который мы попробовали и вам рекомендуем....

06 04 2024 18:29:27

Номер телефона в формах — как помочь пользователю оставить номер на сайте

Номер телефона в формах — как помочь пользователю оставить номер на сайте Используем маску ввода для оптимизации сбора телефонных номеров в формах на сайте: кейсы агентства Netpeak...

04 04 2024 3:53:10

10 видов инноваций

10 видов инноваций Примеры инновационных проектов. Нескучная рецензия на интересную книгу....

03 04 2024 20:59:48

Как «ломают» воронку продаж при построении отчётности

Как «ломают» воронку продаж при построении отчётности Без понимания того, какие данные заложены в основу воронки продаж получается... — читайте в статье...

02 04 2024 0:26:30

«Озарение. Сила мгновенных решений» Малкольма Гладуэлла

«Озарение. Сила мгновенных решений» Малкольма Гладуэлла Много интересных фактов о работе мозга и новейших исследованиях социологии и психологии....

01 04 2024 8:44:53

Кейс Office-Expert.kz: как на треть снизить стоимость транзакций и вырастить CR на 67%

Кейс Office-Expert.kz: как на треть снизить стоимость транзакций и вырастить CR на 67% Как эффективно выйти из карантина с помощью контекстной рекламы...

31 03 2024 23:41:34

Как быстро и без страданий сделать главную страницу сайта — MVP-подход

Как быстро и без страданий сделать главную страницу сайта — MVP-подход По-настоящему работающих идей не так много, поэтому не стоит бояться творчески заимствовать лучшие наработки и адаптировать их....

30 03 2024 6:40:25

Как сделать email-рассылку в MailChimp

Как сделать email-рассылку в MailChimp Инструкция для новичков: как быстро отправить почтовую рассылку клиентам...

29 03 2024 8:41:26

Кейс по продвижению интернет-магазина женской одежды

Кейс по продвижению интернет-магазина женской одежды Как раскрутить виртуальный магазин женской одежды. Подробно рассказываем, что делали и чего достигли...

28 03 2024 17:44:51

Google показывает не все результаты поиска

Google показывает не все результаты поиска Сколько страниц на самом деле показывает и может перевести поисковик Google?...

27 03 2024 11:25:30

Как использовать регулярные выражения в Google ***ytics и Google Tag Manager

Как использовать регулярные выражения в Google ***ytics и Google Tag Manager Как поможет Regex Engines в работе с Google ***ytics и преимущества использования Regex в Диспетчере тегов Google. Узнать больше....

26 03 2024 13:32:21

Кейс по контекстной рекламе образовательных курсов в Казахстане: рост продаж с 0 до 12 мест за 1,5 месяца

Кейс по контекстной рекламе образовательных курсов в Казахстане: рост продаж с 0 до 12 мест за 1,5 месяца Тренинг по контекстной рекламе образовательных курсов в Google Ads, Яндекс.Директ, Target@mail...

25 03 2024 19:18:15

Facebook ***ytics — подробное руководство по настройке

Как работать с Facebook ***ytics — бесплатным инструментом с богатым инструментарием и лучшей из всех существующих решений интеграцией с платформой Facebook...

24 03 2024 2:43:45

Кросс-минусовка ключевых слов в Google Ads: обзор сервисов и скриптов

Кросс-минусовка ключевых слов в Google Ads: обзор сервисов и скриптов Минусовки это не только про эстраду. Какой метод кросс-минусовки ключевых слов лучше?...

23 03 2024 14:48:31

Сниппеты в выдаче Google –– что изменилось? Исследование Serpstat

Данные из контента страницы и основного заголовка h1 вместо метатега title. Что показало исследование Serpstat....

22 03 2024 9:29:37

5 советов для специалистов по контекстной рекламе

5 советов для специалистов по контекстной рекламе Полезные советы для тех, кто делает контекст своими ручками :)...

21 03 2024 7:56:33

Как настроить email-маркетинг с нуля до окупаемости инвестиций за один месяц. Кейс Mechta.kz

Как настроить email-маркетинг с нуля до окупаемости инвестиций за один месяц. Кейс Mechta.kz Рост дохода в шесть раз, ROMI +500% за пять месяцев....

20 03 2024 22:40:23

Как установить пиксель Facebook и Instagram — отслеживаем целевые действия

Как установить пиксель Facebook и Instagram — отслеживаем целевые действия Пиксель Facebook — инструмент аналитики рекламной системы, который можно использовать и для Instagram....

19 03 2024 14:40:48

Как открыть магазин на Etsy

Как открыть магазин на Etsy Магазин вязанных вещей хенд мейд. Как за два месяца увеличить посещаемость в 20 раз....

18 03 2024 0:59:53

Как исключить площадки в Google Рекламе и сэкономить деньги — реклама мобильных приложений

Как исключить площадки в Google Рекламе и сэкономить деньги — реклама мобильных приложений Как избежать скликивания, случайных переходов и «пустых» установок при рекламе мобильного приложения...

17 03 2024 11:23:54

Как алгоритм Google Panda навсегда изменил SEO

Как алгоритм Google Panda навсегда изменил SEO Google «выкатил» алгоритм Панда 2.2, как пару недель назад обещал Мэтт Каттс....

16 03 2024 13:36:15

Как маркетинговому агентству выйти на зарубежный рынок. Опыт ADINDEX

Статья будет полезна небольшим агентствам, которые мечтают работать с заграничными клиентами. Зачем нужно выходить за рубеж, если и в своей стране все идет неплохо, да и вообще — нет времени на продвижение на незнакомом рынке? Давайте разбираться вместе!...

15 03 2024 4:40:54

Стратегия ведения контекстной рекламы по воронке продаж на примере SaaS: шаблон и инструкция

Стратегия ведения контекстной рекламы по воронке продаж на примере SaaS: шаблон и инструкция Как найти индивидуальный подход к аудитории на каждом этапе воронки продаж? В этом вам поможет правильно составленная стратегия контекстной рекламы....

14 03 2024 21:48:41

Корпоративные академии. Как обучать сотрудников и клиентов в кризис и после него

Корпоративные академии. Как обучать сотрудников и клиентов в кризис и после него Обзор главных преимуществ, которые дают облачные академии бизнесу....

13 03 2024 6:18:25

Как вывести коммерческую страницу и домен из бана Facebook

Кейс SMM-специалиста Edu-CASH.com о том, что делать, если Facebook страница заблокирована. И почему могут забанить аккаунт даже популярного бренда. Узнайте в статье!...

12 03 2024 6:15:58

Контент-маркетинг на США: 51 публикация за 5 месяцев

Контент-маркетинг на США: 51 публикация за 5 месяцев Кейс: контент-маркетинг сервиса в США, или как SerpStat покорил англоязычный мир...

11 03 2024 3:21:50

Как найти партнера среди подрядчиков — советы предпринимателям

Как найти партнера среди подрядчиков — советы предпринимателям Опрос экспертов. Как правильно искать подрядчиков, которые станут партнерами для вашего бизнеса? Как долго работать с партнерами и не испортить отношения? На что обращать внимание в первую очередь, а на что можно закрыть глаза?...

10 03 2024 6:44:31

Как говорить о бренде, чтобы вас запомнили. Reface в соцсетях

Как говорить о бренде, чтобы вас запомнили. Reface в соцсетях Клиенты, партнеры, потенциальные сотрудники — для каждой аудитории есть своя платформа. Какими нужно быть в соцсетях, чтобы вас заметили, читайте об опыте Reface....

09 03 2024 15:13:39

Кейс по email-маркетингу: как мы привлекали авторов в программу для блогеров от GetResponse

Кейс по email-маркетингу: как мы привлекали авторов в программу для блогеров от GetResponse Как достучаться до сердца блогера, или Автору звонят дважды...

08 03 2024 6:23:45

Вакцинация от Covid-19 в Украине: как организовать для сотрудников офиса

Вакцинация от Covid-19 в Украине: как организовать для сотрудников офиса Оставить заявку на горячей линии МОЗ — это только вершина айсберга. Необходимо провести опрос среди сотрудников компании. И не один. А ещё подготовить несколько помещений для вакцинации и отдыха. Узнать больше!...

07 03 2024 11:48:49

Работа с автоматическими типами кампаний на Facebook

Работа с автоматическими типами кампаний на Facebook Как вести рекламные кампании и что делать на разных этапах настройки. Делимся опытом: примерами, кейсами и рекомендациями. Узнать больше и настроить свои РК, как боженька!...

06 03 2024 6:33:36

Полный гайд по Reels в Instagram: что это, как создавать и что снимать

Полный гайд по Reels в Instagram: что это, как создавать и что снимать Как работать с новой функцией, чтобы набирать подписчиков и делать продажи. Подробное и актуальное руководство в 2021 году....

05 03 2024 13:31:11

Как получать деньги из YouTube

Какие шаги стоит сделать, чтобы обойти ямы профессионального влогинга и как заработать на его вершинах...

04 03 2024 12:57:36

Как передать данные из Google ***ytics в таблицы с помощью GTM

Как передать данные из Google ***ytics в таблицы с помощью GTM Не все события удобно отслеживать в Google ***ytics, иногда удобнее сделать связку с таблицами Google. А поможет в этом Google Tag Manager...

03 03 2024 20:35:20

Как работает Brand Lift — исследуем эффективность видеорекламы на YouTube

Как работает Brand Lift — исследуем эффективность видеорекламы на YouTube Недавно у меня закончилась видеокампания на ютуб, по которой удалось собрать исследование Brand Lift. Хочу поделиться инсайтами...

02 03 2024 7:28:21

Правила группировки фраз для семантического ядра сайта

Правила группировки фраз для семантического ядра сайта Грамотная группировка поисковых запросов позволяет максимально увеличить поисковой трафик....

01 03 2024 21:39:42

Как найти тему для срача — на примере vc.ru

Как найти тему для срача — на примере vc.ru Как найти тему для поста, который и в онлайн поиске будет хорошо ранжироваться, и по социалкам разойдется, и комментарии в треде обеспечит...

29 02 2024 3:39:19

Экономим время с Impact Mapping — кейс разработки мобильного приложения

Экономим время с Impact Mapping — кейс разработки мобильного приложения Заказчик всегда приходит с идеей. В этой идее может быть все продумано до мелочей, а может быть только каркас. В любом случае мысли клиента следует систематизировать так, чтобы с ними было удобно работать....

28 02 2024 16:13:22

Как проанализировать эффективность страницы бренда в Facebook

Как проанализировать эффективность страницы бренда в Facebook Бренду нужно зайти на Фейсбук? Несколько очень полезных советов об измерении эффективности SMM....

27 02 2024 21:32:17

Как сформировать комaнду департамента маркетинга для международной компании

Как сформировать комaнду департамента маркетинга для международной компании Поговорим о soft skills, потому что именно они, исходя из моего опыта, помогают строить поистине сильные комaнды....

26 02 2024 12:29:16

Какой таргетинг выбрать для объявлений в Google Ads

Какой таргетинг выбрать для объявлений в Google Ads Большинство рекламодателей знают и используют только 4-5 видов таргетинга, а остальные оставляют без внимания. А ведь правильно подобранная аудитория — это один из залогов успеха рекламной стратегии. Поэтому обязательно тестируйте новые таргетинги...

25 02 2024 22:20:56

Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::