Как автоматизировать работу комaнды поддержки — кейс Netpeak Cluster и ПланФикс > NetPeak - Независимость и осознанность
NetPeak Biz Tech    


Как автоматизировать работу комaнды поддержки — кейс Netpeak Cluster и ПланФикс

Как автоматизировать работу комaнды поддержки — кейс Netpeak Cluster и ПланФикс

< >

Клубная культура Netpeak: что такое Netpeak Cluster и как он поможет развивать малый и средний бизнес Полгода назад в рабочем чате Кластера был хаос: обращения клиентов терялись в километрах переписки, по 10-20 раз повторялись одни и те же вопросы и отвлекали самих участников, комaнду саппорта на дублирование ответов. Подключение большего количества специалистов для консультации не помогало — участники писали двум-трем из них. В итоге, у кого-то был аврал, а кто-то не знал, что предприниматели в чате задают вопросы.

Netpeak Cluster: в чем польза для казахстанского бизнеса и почему это бесплатно Напомним, Netpeak Cluster — бесплатный проект агентства, в рамках которого наши специалисты помогают предпринимателям и маркетологам разобраться в интернет-маркетинге. Проект объединил уже 1500+ предпринимателей из Украины, России и Казахстана.

Больше информации о Кластере — на сайте. Зарегистрироваться сейчас:

Как работали в самом начале

На начальных этапах развития проекта все было просто — мы создали чат и начали добавлять туда новых участников для общения, обмена опытом и полезных знакомств. Этот же чат и был каналом связи с нашим саппорт-специалистом по контекстной рекламе. В рамках Кластера мы помогаем предпринимателям и их сотрудникам грамотно настраивать рекламные кампании, учим собирать статистику и так далее.

Какое-то время все шло хорошо и бодро — специалист успевал и на вопросы участников ответить, и работать над вверенными ему проектами. Впрочем, сложных технических вопросов не было, больше организационных.

Со временем чат превратился в платформу для общения на темы, так или иначе связанные с онлайн-продвижением: появилось больше вопросов, понадобилось структурировать информацию. При этом следить за порядком: никакой рекламы, флуда, политики и так далее. 

Мы столкнулись с тем, что новички после добавления в чат не понимали, как получить консультацию по настройке своих рекламных кампаний, аккаунтов, и писали специалисту в личку.

Масштабирование и первые ошибки

Через год после запуска проекта мы подключили к процессу привлечения новых участников отдел из 5 менеджеров. В их задачи входила обработка входящих заявок, ответы на вопросы предпринимателей, помощь в регистрации, прозвон базы онлайн-рекламодателей с приглашением присоединиться к проекту.

Количество предпринимателей в Кластере росло, и наш единственный PPC-специалист перестал справляться с нагрузкой: поступало так много обращений, что он не успевал ни ответить на них, ни сосредоточиться на своей основной работе.

На тот момент у нас не было единого и удобного окна обращений, поэтому подключили к проекту дополнительно еще двух специалистов. И первое время ребята справлялись — вопросы участников решались в Telegram-чате, который из обыкновенной «общалки» стал «общалкой XXL» с большой саппорт-комaндой и лайфхаками.

Поиск системного решения

Менеджеры приводили много заинтересованных лидов, желающих получить консультацию от наших ребят. В то же время, трое специалистов, подключенных к проекту, перестали выдерживать нагрузку. И мы начали искать новый способ работы с входящими обращениями.

Сначала «раздули» штат комaнды саппорта: вместо 3 человек их стало 13, а это треть агентских специалистов. Добавили ребят в чат, представили их участникам и выдохнули — решили, что задача решена.

На деле новые участники, которые еще не до конца освоились, не знали, как сформулировать вопрос, чтобы получить на него внятный ответ. Чат превратился в базар — вместо специалистов на вопросы начинали отвечать предприниматели, которые уже знали, что к чему. Не всегда эти ответы были правильными, потому что ниши бизнеса, цели, задачи у всех разные.

Пример вопроса из чата Кластера

Наши специалисты из саппорт-комaнды теряли сообщения в общем потоке советов, флуда, рекомендаций и так далее.

Мы сделали список с контактами специалистов и закрепили его в шапке чата. Алгоритм был таким:

  • участник переходит к закрепленному сообщению;
  • копирует ник одного из 13 специалистов;
  • пишет вопрос в чате, добавляя к нему скопированный ранее ник;
  • специалист получает уведомление о том, что его тегнули в чате.

Так сообщение с вопросом не теряется в потоке информации.

Итог:

  1. Возросло количество обращений в личку к специалистам, а это отвлекало их от работы.
  2. Из 13 человек саппорта обращались только к троим — участники тегали либо первых из списка, либо того, с кем были знакомы (контекстщики, которые дольше сотрудничали с чатом Кластера).

К этому моменту мы уже несколько месяцев думали, как сделать процесс удобным для всех — от участников Кластера до специалистов и руководителя проекта. Решение оказалось простым и сложным одновременно.

Полностью автоматизированный саппорт

Система Планфикс — SaaS-система управления проектами Мы хотели, чтобы специалистам не приходилось тратить время на многочисленные переключения между задачами. Поэтому первым делом взялись изучать ПланФикс (CRM-систему, с которой работает весь Netpeak Group).

Функционал ПланФикс позволяет интегрировать его с Telegram-ботом — любой пользователь Telegram может написать боту сообщение, которое попадает в специальный планировщик и преобразуется в задачу. Пользователь при этом становится постановщиком задачи. Специалисты разбирают обращения из планировщика, обpaбатывают их — в комментариях к задаче отвечают на вопросы участника.

Ответ приходит постановщику в диалоговое окно Telegram-бота.

Если задача не закрыта, вопросы (сообщения боту) продолжают приходить в нее.

Планировщик в ПланФикс

Плюсы для всех очевидны — специалисту не нужно тратить время на переключение между ПланФиксом, Telegram и еще кучей сервисов, а участник может в любое время задать вопрос через единое окно и получить на него ответ.

Единое окно обращений

Еще одно преимущество такого решения — сохранение всей истории переписки как у участника (прямо в Telegram), так и у наших специалистов. Это полезно, когда для решения текущей задачи специалисту нужно «поднять» более ранние данные.

История переписки

Если коротко описать процесс, то вот что мы сделали:

  1. Создали бота с помощью BotFather. Цель — зарегистрировать нового бота, к которому будет обращаться ПланФикс за входящей информацией. Вся настройка бота (кроме ссылки, списка комaнд, приветственного сообщения, аватара и имени) выполняется через ПланФикс.
  2. Подключили его к ПланФикс — для этого нужен токен, который BotFather сгенерирует сразу же после создания вашего бота.
  3. Создали отдельное рабочее прострaнcтво (планировщик, о котором мы говорили выше), чтобы задачи по саппортингу не перемешивались с другими задачами специалистов.
  4. Разработали отчет в ПланФикс, который позволяет контролировать работу комaнды.

  1. Для частых вопросов написали несколько автосценариев, которые сpaбатывают на слово-триггер и отправляют участнику автоматический ответ. Триггеры настраиваются через BotFather. Это списки комaнд. Как только участник выбирает одну из них, сpaбатывает автосценарий на отправку ответа.

Запуск автосценария

  1. В итоге приняли решение сократить комaнду из 13 человек до 4, каждый из которых тратит 25% времени на работу по Netpeak Cluster.

Наконец, спустя полтора года существования Кластера, мы наладили работу саппорт-отдела. Дорога к оптимизации была сравнима с ночью в Игре Престолов (темна и полна ужасов), но в итоге у нас все получилось благодаря ПланФикс и Telegram.

Хочу быстро найти клиентов онлайн



Комментарии:

От хорошего к великому

От хорошего к великому Большой проект Джима Коллинза и его комaнды. Одна из лучших книг в нашей библиотеке. Всем рекомендуется к прочтению!...

18 07 2025 4:43:28

Как разработать графический интерфейс для скриптов R

Как упростить работу со скриптами на языке R? Программирование удобного интерфейса с помощью пакета «gWidgets»...

17 07 2025 2:49:52

Отчет «Статистика аукционов» в Google Рекламе

Отчет «Статистика аукционов» в Google Рекламе Пpaктика в режиме «рейтинг онлайн». Новинка Google Рекламы — отчет «Статистика аукционов»....

16 07 2025 1:35:23

Как работает баннерная реклама — объясняем на примере кейса

Как работает баннерная реклама — объясняем на примере кейса О феномене Баадера-Майнхофа — как на самом деле работают системы баннерной рекламы в интернете...

15 07 2025 22:48:18

Интервью с Юлией Куриловой

Интервью с Юлией Куриловой Увлекательные истории от специалиста по контекстной рекламе....

14 07 2025 20:29:29

Геотаргетинг: 10 способов увеличить охват целевой аудитории

Геотаргетинг: 10 способов увеличить охват целевой аудитории Как увеличить охват целевой аудитории ресторана или магазина с помощью рекламы на мобильных и сверхточного геотаргетинга...

13 07 2025 11:19:54

Девять месседжей клиенту от агентства интернет-маркетинга

Девять месседжей клиенту от агентства интернет-маркетинга Лучшие маркетинговые ориентиры тем, кто захочет познакомиться с SEO и контекстной рекламе...

12 07 2025 0:12:12

Как обучать комaнду по методу 70:20:10

Как эффективно распределять бюджет и ресурсы на обучение сотрудников. Статья будет полезной для собственников бизнеса и HR-специалистов....

11 07 2025 10:26:16

Google Tag Manager: актуальные и неочевидные фишки

Google Tag Manager: актуальные и неочевидные фишки Активно юзая Google Tag Manager, узнали много нового о dataLayer и методах отслеживания статистики в Google ***ytics для SPA-сайтов и лендингов. Об этом и расскажем...

10 07 2025 9:34:15

Трендовые инструменты в диджитал-маркетинге и рекламе — новое исследование Gartner

Трендовые инструменты в диджитал-маркетинге и рекламе — новое исследование Gartner В 2019 году в цикл зрелости вошли 28 технологий и инструментов...

09 07 2025 1:51:16

Путь от обычного сайта до интернет-магазина — история Сергея Бабенышева и бизнеса Tricolor

Путь от обычного сайта до интернет-магазина — история Сергея Бабенышева и бизнеса Tricolor C какими сложностями пришлось столкнуться при создании интернет-магазина....

08 07 2025 8:57:40

Как эффективно использовать Network в Chrome DevTools

Как эффективно использовать Network в Chrome DevTools Чем полезна вкладка Network в DevTools для SEO-специалиста...

07 07 2025 4:50:59

Как бесплатно защитить книгу от копирования — инструкция для писателей

Как бесплатно защитить книгу от копирования — инструкция для писателей Как обезопасить себя от интернет-пиратов и защитить авторское право онлайн....

06 07 2025 5:36:12

Обзор трех новых типов микроразметки schema.org

Обзор трех новых типов микроразметки schema.org FAQ (frequently asked questions), HowTo и Q&A (questions and answers)....

05 07 2025 8:55:18

10 рабочих способов повторного использования контента

10 рабочих способов повторного использования контента В помощь контент-маркетологам, редакторам, авторам и бизнесу: идеи, которые учитывают фактор SEO. Переупакуйте статьи, заметки, любые другие посты — угодите читателям и поисковикам. Узнать больше!...

04 07 2025 5:28:16

Кейс по контекстной рекламе портала-каталога организаций: как оптимизация целевых страниц повлияла на поведенческие факторы

Кейс по контекстной рекламе портала-каталога организаций: как оптимизация целевых страниц повлияла на поведенческие факторы Портал-каталог организаций и его продвижение. В этом кейсе мы детальнее остановимся на выгодах для проекта от синергии усилий клиента и агентских специалистов по контекстной рекламе...

03 07 2025 11:29:29

Выбираем оффер правильно: инструкция для начинающего арбитражника

От того, что такое оффер до лучших стратегий и избежания ошибок...

02 07 2025 23:33:13

Партнерские программы SaaS — как на них заработать, какими бывают партнерки

Партнерские программы SaaS — как на них заработать, какими бывают партнерки Партнерская программа — это когда сервис дает партнеру вознаграждение за приведенных клиентов. Получить деньги и/или другие плюшки можно также по реферальной программе. Как это работает? Разбираемся на примерах....

01 07 2025 20:53:53

Миссия компании и как ее выполнить — кейс Netpeak

Миссия компании: делимся опытом создания и реализации в компании с 300 сотрудниками...

30 06 2025 8:49:13

Кейс: как провести анализ конкурентов с помощью SimilarWeb

Кейс: как провести анализ конкурентов с помощью SimilarWeb Определение, исследование и проверка конкурентов в Similarweb — первый шаг перед запуском и масштабированием проекта...

29 06 2025 17:35:57

Язык R в интернет-маркетинге — дайджест полезных публикаций

Язык R в интернет-маркетинге — дайджест полезных публикаций Как сэкономить время, ресурсы, и сделать онлайн-маркетинг эффективнее с помощью языка R...

28 06 2025 13:51:32

Декабрьский апдейт от Google — влияние на YMYL-сайты

Декабрьский апдейт от Google — влияние на YMYL-сайты Свежесть и актуальность контента — главные уроки из Google December 2020 Core Update. Почему — читайте в статье....

27 06 2025 4:51:23

Как создавать, продвигать и продавать сайты под Amazon

Как создавать, продвигать и продавать сайты под Amazon Партнерская сеть, к которой нужно присоединиться уже сейчас....

26 06 2025 6:25:53

Как использовать социальное доказательство в email-маркетинге

Как использовать социальное доказательство в email-маркетинге Рассказываем о приемах, которые помогут вам заинтересовать читателей рассылки....

25 06 2025 3:32:47

Как перевести свой аккаунт с Google ***ytics на Universal ***ytics

Как перевести свой аккаунт с Google ***ytics на Universal ***ytics Читайте простой мануал о том, как перейти на Universal ***ytics и не поломать весь сбор данных...

24 06 2025 12:49:55

Инсталлы по цене пирожка — кейс Apple Search Ads для приложения OLX Украина

Инсталлы по цене пирожка — кейс Apple Search Ads для приложения OLX Украина Как с помощью рекламы в Apple Search Ads получить дешевые установки и привлечь релевантных пользователей среди владельцев айфонов...

23 06 2025 21:19:12

Как добавить подписчиков в Facebook, Twitter и LinkedIn из базы рассылки

Как добавить подписчиков в Facebook, Twitter и LinkedIn из базы рассылки Как быстро увеличить количество заинтересованных подписчиков в facebook, twitter, google+ и linkedIn с помощью контактов из рассылки и аккаунтов Facebook....

22 06 2025 8:24:25

Как получить 184% прироста трафика и увеличить долю поискового трафика в три раза в gaming-тематике — кейс Wowcarry

Как получить 184% прироста трафика и увеличить долю поискового трафика в три раза в gaming-тематике — кейс Wowcarry Доля органического трафика увеличилась с 14% до 44%, а небрендового — на 184%....

21 06 2025 15:13:12

Как найти и закрыть внешние спамные ссылки — подробная инструкция

Как найти и закрыть внешние спамные ссылки — подробная инструкция На отклонение исходящих ссылок после загрузки файла может уйти достаточно много времени: от нескольких недель до нескольких месяцев...

20 06 2025 20:34:35

Блог Netpeak 2.0 — мы всё поменяли, и вот почему

Блог Netpeak 2.0 — мы всё поменяли, и вот почему Блог на новом движке и с новым дизайном, перетянувший в себя огромное количество постов и комментариев за Х лет своей работы...

19 06 2025 11:25:21

Как повысить органический трафик на 124% при полумиллионой аудитории — кейс тендерной площадки SmartTender

Как повысить органический трафик на 124% при полумиллионой аудитории — кейс тендерной площадки SmartTender Рассказываем, как комaнда Netpeak работала над ростом органики и повышением видимости приоритетных страниц сайта по релевантной семантике....

18 06 2025 21:36:17

Где бесплатно скачать иконки для сайта (пиктограммы)

Где бесплатно скачать иконки для сайта (пиктограммы) Иконки отличаются между собой размером, формой, весом, количеством оттенков и объемом. Наиболее популярными считаются векторные пиктограммы...

17 06 2025 0:37:32

Диагностика фидов — как быстро обнаружить и исправить ошибки программистов

Диагностика фидов — как быстро обнаружить и исправить ошибки программистов Распространенные ошибки в XML-фидах Google и Яндекс, CSV-фидах и как исправить их своими силами. Используем Notepad++, отладчик ленты Facebook и Excel. Узнать больше!...

16 06 2025 23:53:53

Как делать цепляющую email-рассылку: советы экспертов

Как делать цепляющую email-рассылку: советы экспертов Рассказываем про маркетинговые техники продающих email рассылок...

15 06 2025 15:14:29

Переход на удаленку и положительные тенденции на рынке ecommerce — опыт IT-компании Хорошоп

Переход на удаленку и положительные тенденции на рынке ecommerce — опыт IT-компании Хорошоп О тенденциях на рынке ecommerce и переходе Хорошоп на удалёнку....

14 06 2025 20:33:11

Кейс: зачем сегментировать аудиторию перед запуском ремаркетинга

Кейс: зачем сегментировать аудиторию перед запуском ремаркетинга Перед внедрением ремаркетинга следует хорошенько поработать над составлением базовых портретов аудитории сайта...

13 06 2025 22:18:20

3 фишки про продвижение постов в Facebook

3 фишки про продвижение постов в Facebook Если маркетер хочет привлечь к бренд-контенту дополнительное внимание, стоит воспользоваться опцией Promote post....

12 06 2025 16:57:30

Google Penguin: как защитить свои позиции в выдаче

Google Penguin: как защитить свои позиции в выдаче Google Penguin официально стал частью основного алгоритма поисковика. Как обезопасить свой бизнес и встретить апдейт алгоритма Google во всеоружии? О трафике, анкорах, бэклинках, ссылках и ссылочной массе, трастовости и постоянном мониторинге, с комментариями специалистов...

11 06 2025 9:56:18

Поведенческая экономика и три принципа мотивации человека

Поведенческая экономика и три принципа мотивации человека Как правильно мотивировать и демотивировать себя — теория и кейсы. Как бросить курить, начать бегать и наконец-то приступить к изучению английского. Читать!...

10 06 2025 5:19:46

Массовые действия в Яндекс.Директ — как управлять кампаниями оптом

Массовые действия в Яндекс.Директ — как управлять кампаниями оптом Инструкция для новичков по одновременной работе с кампаниями, а также объявлениями и группами в Яндекс.Директ...

09 06 2025 14:35:21

Как составить поисковые объявления для Google Ads и Яндекс.Директ

Как составить поисковые объявления для Google Ads и Яндекс.Директ Правила, требования, особенности. А ещё примеры, которые помогут создать правильную, с точки зрения поисковиков, рекламу. Читать!...

08 06 2025 18:31:47

Как линкбилдер работает с поиском Яндекс

Как линкбилдер работает с поиском Яндекс SEO-специалист Константин Гайдук поделился с читателями блога постом о фишках работы линкбилдера с поиском Яндекс....

07 06 2025 22:37:34

Ringostat — это коллтрекинг, телефония и сквозная аналитика

Современные платформы телефонии и коллтрекинга — это не только про звонки. С Ringostat вы узнаете, откуда пришел клиент, как менеджер ему ответил и какая реклама «принесла» деньги....

06 06 2025 15:46:32

Как сменить две бизнес-модели за три года — история бизнеса Naimi.kz

В Казнете о маркетплейсе подрядчиков Naimi.kzприложении говорят все: от студентов до президента....

05 06 2025 9:56:59

Что такое XML-feed: как его создать и отредактировать

Что такое XML-feed: как его создать и отредактировать XML-фид представляет собой файл с кодом на языке XML, ссылку на который используют в различных сервисах...

04 06 2025 3:40:37

120 пунктов продающей мобильной версии сайта — чек-лист

120 пунктов продающей мобильной версии сайта — чек-лист Пора сделать так, чтобы мобильная версия сайта приносила прибыль....

03 06 2025 16:32:29

Как использовать фотоколлаж в маркетинге

Как использовать фотоколлаж в маркетинге Инструкция по созданию изображений для сториз, email-рассылок и объявлений в соцсетях...

02 06 2025 16:43:19

Что такое RSS-лента и как ее подключить

Что такое RSS-лента и как ее подключить Когда на сайт добавляют новый контент, он тут же трaнcлируется в RSS-ленту и отображается в специальных программах для чтения, либо в email подписчиков. Как это работает?...

01 06 2025 1:55:34

Сколько стоил клик в Google Ads в Украине в первом квартале 2021 года — исследование Netpeak

Данные по 22,4 миллионам кликов в 46 тематиках и 392 населенных пунктах страны — собрана статистика исключительно по проектам агентства Netpeak. Узнать больше!...

31 05 2025 20:43:47

Как заявить права на сайт в Google Merchant Center

Как заявить права на сайт в Google Merchant Center Здесь не нужно часами собирать семантику, прописывать уйму расширений и создавать максимально релевантные объявления под каждый товар, а потому вам нужен этот понятный и короткий мануал! Читайте дальше!...

30 05 2025 18:53:59

Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::