Как написать follow up, чтобы от него был результат?
Follow up (FU) — письмо, которое составляют и рассылают по итогам встречи всем участникам. Его цель — зафиксировать результаты и установить связь между собеседниками.
Умение составлять FU полезно всем: руководителям, инициирующим собрания коллектива, менеджерам, которые проводят переговоры с клиентами, соискателям, проходящим интервью.
В этой статье — инструкция по составлению и оформлению FU, которую используют в Netpeak Group.
Для каких встреч follow up обязателен
По итогам любой деловой встречи полезно составить краткий конспект. Это поможет структурировать мысли и сделать выводы. Такой FU хорошо написать для себя. Но есть случаи, когда необходимо написать итоговое письмо для всех участников встречи.
В Netpeak Group определили два типа таких встреч:
- Когда обсуждаем условия, которые нужно зафиксировать: сотрудничество, мотивацию, работу, функциональные обязанности, карьерный рост, пересмотр ставок и так далее.
- Когда участников больше двух, и мы приняли решение о дальнейших действиях: выполнить задачу, позвонить клиенту, встретиться с сотрудником, написать партнеру.
Если встречаются только два сотрудника, они не пишут FU — просто вносят задачи в планировщик (в нашем случае, ПланФикс).
Кто пишет FU?
FU по итогам беседы с не более чем тремя участниками — на инициаторе встречи.
Если участников больше трех, инициатор назначает ответственного за ведение FU (это может быть и он сам).
Когда пишут FU?
Follow up обязательно пишут во время встречи, а не после нее.
По завершении, ответственный за FU читает его, чтобы свериться с участниками, все ли правильно он зафиксировал. Так можно:
- записать все договоренности, если ответственный за FU что-то упустил;
- убедиться, что все говорят «на одном языке».
Например, договорились о выполнении задачи. Вы поняли, что крайний срок выполнения задачи — январь. А постановщику необходим результат до начала нового календарного года, то есть в декабре. Вы читаете follow up, где указали сроки. Вторая сторона увидела неточность в датах и быстро отреагировала. Результат — минус один конфликт и обида за сорванный дедлайн.
FU: что внутри?
- FU — это резюме, а не конспект или стенограмма. Здесь описан результат, а не процесс обсуждения. По сути, это — список задач.
Изложение задачи — максимально четкое, понятное и исчерпывающее. Так, чтобы сотрудник, которого не было на встрече, понял суть договоренностей: кто, что и в какие сроки должен сделать.
Описание допускается, если договорились, каким образом выполнить задачу. Не так: «Вася покажет Пете, как делать докс». А вот так: «Решили сделать докс с публикациями, готовыми к вёрстке в блоге. Его сделает Вася, а заполнять докс на регулярной основе будет Петя».
- Убираем из текста незнакомые слова (термины, сленг). Используем простые предложения. Информацию структурируем и подаем в виде списка.
- Каждый пункт FU должен побуждать определенного сотрудника к действию.
То есть, пишем не абстpaктно: «Надо сделать докс», — а конкретно: «[Nickname] (в группе компаний Netpeak вместо имен используются ники сотрудников) сделает докс».
Важно: используем глаголы совершенного вида (отвечает на вопрос: что сделать?). Не «Вася делает докс», а «Вася сделает докс».
- У каждого пункта FU должен быть один ответственный за выполнение. Если назначать двоих и более, результата не дождётесь. Каждый будет думать, что сделает другой.
- Для выполнения задач указываем четкие дедлайны.
Пример FU
Вопрос: Инвентаризация ТМЦ: как контролировать, чтобы использовали имеющуюся технику, а не закупали еще новую.
FU:
- Провести инвентаризацию всей техники: ноуты, мониторы, гарнитуры, роутеры, проекторы, камеры, видеотехника, колонки, системные блоки. То есть все, кроме периферии: мышек, клавиатур.
Ответственный: Инт. Дедлайн — до 31.01.2020.
- В шаблоне чек-листа на увольнение добавить задачу о том, что Административный координатор должна принять технику у увольняющегося (ноут нужно принимать только с блоком питания) и внести данные в инвентаризационный документ, а увольняющийся — сдать технику Административному координатору, а не оставить её на столе. С момента приема до передачи техники сисадмину ответственность за нее несет Административный координатор.
Ответственный: Сойер. Дедлайн — до 31.01.2020.
Как оформить email с FU, чтобы он не потерялся?
- FU всегда рассылается по корпоративным электронным адресам всех участников встречи.
Это нужно, чтобы при необходимости вы не искали FU во всех мессенджерах и блокнотах. А знали, что он может быть только на почте.
В поле «Кому» указывайте всех участников митинга и ответственных за задачи.
В «Копию» — тех, кто должен быть в курсе (если таковые есть).
- Тема письма оформляется по шаблону:
Follow up [участники встречи или домен проекта] [дата встречи] / [краткая суть встречи] [при необходимости можно добавить ключевые слова, которые помогут найти письмо]
Пример: «Follow up Pachulya & Irbin 15.08.2019 / требовательность в работе».
- Если встречи между сотрудниками (не с клиентами!) проходят регулярно, то FU нужно писать в одной цепочке писем.
В этом случае тема письма будет такой: «Follow up [участники встречи] / Регулярные встречи».
Если регулярные встречи проходят по одной теме, то шаблон такой: «Follow up [участники встречи] / регулярные встречи / [ключевые слова по встрече]».
Пример: «Лунаход, Слав и Вин проводят регулярные встречи по двум темам: roadmap разработки / набор сотрудников».
В этом случае темы фоллоуапов будут такие:
- «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / roadmap разработки / роадмэп»;
- «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / набор сотрудников / рекрутинг, вакансии».
- К письму с FU ответственный за его написание прикрепляет фото тезисов, если на встрече кто-то записывал их на флипчарте или листе.
- Перед отправкой ответственный за написание FU проставляет всем задачи в ПланФикс, а ссылки на них размещает в письме.
Сам по себе follow up не обязывает сотрудника выполнять задачу. Для этого она должна быть указана в ПланФикс.
Выводы
Follow up — резюме с итогами встречи. Это рабочий документ, который должен:
- быть понятен всем, кто его прочтет, а не только участникам встречи;
- содержать лишь решения и задачи без абстpaктных описаний;
- назначать не более одного ответственного для каждой задачи;
- устанавливать сроки выполнения задач.
Единственное место, где может находиться FU — это электронный ящик.
Тема письма с FU оформляется по определённому шаблону, что облегчает его поиск.
Оригинал поста — в телеграм-канале HR-среда. Здесь много информации о самоорганизации, прокачке софт и хард-скиллов, управлении бизнесом и процессами.
Комментарии:
Сооснователь и главред Forbes Ukraine о вовлечении читателей в смысловое поле бизнеса...
15 03 2025 14:21:33
Выдержка из интервью Дэнни Салливаном с представителями компаний Google и Bing...
14 03 2025 4:15:46
Импорт из Google ***ytics в Excel — manual по ***ytics Edge....
13 03 2025 3:50:58
Увеличение трафика из поисковых систем Азербайджана на 30% за три месяца. И он продолжает расти...
12 03 2025 19:23:47
Список рекомендаций для SMM-специалистов. Статья будет полезна SMM-менеджерам, проектным менеджерам, а также владельцам бизнеса, которые предпочитают самостоятельно ставить комaнде задачи и отслеживать выполнение целей....
11 03 2025 6:19:51
Chrome Extensions экономят время тех, кто продвигает мобильные приложения...
10 03 2025 0:42:59
«Настольная» методичка для предпринимателей и маркетологов....
09 03 2025 19:50:46
Как связываться с клиентами и что делать, чтобы качество обслуживания не просело. Менеджер, который обpaбатывает звонки со своего мобильного, остается без контроля, поэтому АТС оказывается идеальным решением. Разбираемся в статье!...
08 03 2025 3:30:41
Фишинговая ссылка означает, что пользователей пытаются ввести в заблуждение в мошеннических целях, имитируя ссылку на авторитетный сайт....
07 03 2025 19:15:57
Данные по 43 миллионам кликов в 27 тематиках и 391 городах страны...
06 03 2025 7:23:50
Как правильно распределить рекламный бюджет? Читайте топ-50 самых дорогих ключевых слов Google Рекламы в Казахстане по версии Serpstat...
05 03 2025 11:18:30
Как настроить эксперимент на сайте без сторонней помощи...
04 03 2025 22:57:18
Наибольший эффект по продвижению сайта при минимальных затратах — именно таков принцип SEO growth hacking. Как найти кратные точки роста, читайте статье....
03 03 2025 17:45:38
Каждому бизнесу в интернете важно продумать систему оплаты для своих товаров или услуг. При этом следует учитывать объемы и нишу бизнеса. Узнать больше!...
02 03 2025 6:23:21
Пост о том, как и когда тратит деньги американский и украинский покупатель...
01 03 2025 1:25:11
Рекомендации по ведению переговоров в непростых условиях....
28 02 2025 15:11:14
Как избежать скликивания, случайных переходов и «пустых» установок при рекламе мобильного приложения...
27 02 2025 14:55:23
Как пользоваться выбором высокочастотных фраз для метатегов, чисткой мусорных фраз и как расставлять приоритеты для навигационных запросов с указанием определенного направления...
26 02 2025 7:21:12
Без понимания того, какие данные заложены в основу воронки продаж получается... — читайте в статье...
25 02 2025 19:16:35
Чек-лист для РРС-специалистов. Всегда быстрее учиться на опыте других людей, а не набивать шишки самостоятельно. А также советы, как исправить рекламные кампании. Обо всем читайте в этой статье!...
24 02 2025 7:21:12
Лучшие фишки от спикеров конференции 8P 2020. В конце каждой конференции спикеры 8P собираются за круглым столом, чтобы поделиться пpaктически применимыми советами, которые можно внедрить в свой проект и сразу почувствовать отдачу...
23 02 2025 15:13:27
Look-alike аудитории, таргетинг на участников групп, ограничение стоимости установки и другие вкусные фишки myTarget...
22 02 2025 2:55:12
Не знаешь как раскрутить сайт? Мы подготовили 11 этапов SEO-продвижения сайтов в поисковых системах....
21 02 2025 17:18:26
Пошагово подключаем скрипт проверки бюджета аккаунтов Google Ads. Скрипт отправляет уведомление на почту и в Telegram — это поможет вовремя пополнить счет. Узнать больше!...
20 02 2025 2:18:18
Главная задача крауд-маркетинга — помочь, дать пользователю экспертный ответ и уже в последнюю очередь — оставить ссылку...
19 02 2025 8:32:56
Ещё один проект, который продвигался во время карантина....
18 02 2025 7:25:21
Перед обращением за услугами продвижения задайте себе вопрос: готов ли я выделить львиную долю своего времени и сил на серьезное развитие проекта? При отрицательном ответе не стоит и начинать. И другие вопросы о SEO-продвижении...
17 02 2025 14:29:45
Какие фишки влияют на видимость сайтов? Советы по юзабилити от SEO-специалиста....
16 02 2025 22:42:25
Аналитик Netpeak Алексей Селезнев рассказал, как составить и пользоваться сводными таблицами онлайн в excel и за считанные секунды выделить нужные для анализа данные из десятков тысяч строк в отчетах Google ***ytics...
15 02 2025 14:12:58
Настройка пикселя TikTok — короткий и понятный мануал. Устанавливаем пиксель вручную: вставка кода на сайт и интеграция через Install pixel code by 3rd party tool. Читать дальше....
14 02 2025 8:42:51
Как настроить многокaнaльную модель атрибуции для своего бизнеса....
13 02 2025 21:56:39
Как Netpeak продвигал Cifrus.ru, один из ведущих магазинов цифровой техники в Москве....
12 02 2025 3:42:22
Большинство рекламодателей знают и используют только 4-5 видов таргетинга, а остальные оставляют без внимания. А ведь правильно подобранная аудитория — это один из залогов успеха рекламной стратегии. Поэтому обязательно тестируйте новые таргетинги...
11 02 2025 14:47:29
Корневой каталог это папка, содержащая все файлы на сайте, в том числе системные файлы....
10 02 2025 12:47:34
Зеркалами считаются сайты с разными доменными именами, но идентичным контентом...
09 02 2025 17:22:35
Чтобы увеличить количество заявок и получить волну новых заказов, нужен комплексный подход...
08 02 2025 4:42:15
Большинство покупателей предпочитают безналичный расчет, желают иметь разные варианты оплаты. Как их наличие или отсутствие влияет на средний чек?...
07 02 2025 12:25:16
Проверенный способ для сбора базы данных. Метод, с помощью которого можно извлечь контактные данные, а именно: название точки, телефон, адрес, сайт., а потом высылать своё КП, промокоды для акции, сообщить о выходе товара, сделать спецпредложение...
06 02 2025 21:46:51
Изначально необходимо планировать продолжительное сотрудничество с агентством для достижения поставленных целей. В своей стратегии мы использовали сезонность, чтобы достичь максимальных результатов для клиента...
05 02 2025 14:59:40
В течение 2016 года Алексей Селезнев собирал данные о стоимости клика в разрезе разных стран, регионов и тематик. Итоги исследования, тренды и прогнозы читайте в этой статье....
04 02 2025 18:14:26
зеркальные нейроны и сознание. как они влияют на наше поведение?...
03 02 2025 0:36:37
Выясняем, есть ли жизнь у мобильных всплывающих окон, и как их сделать правильно...
02 02 2025 1:52:39
О промдизайне, инсайтах, испытаниях для дизайнеров по мотивам BBC-шоу «Дизайн для жизни» с Филиппом Старком....
01 02 2025 3:35:42
Подбор правильного инструмента для визуализации данных может сэкономить время и ресурсы компании, а также повысить общую продуктивность маркетинга...
31 01 2025 20:57:11
Как перенести сайт с http на https и сохранить трафик, потратив минимум времени....
30 01 2025 11:47:33
SEO-продвижение сайта, торгующего натуральной косметикой...
29 01 2025 7:33:15
Что нужно сделать, чтобы превью веб-страниц в социальных сетях стало магнитом для пользователей?...
28 01 2025 17:13:54
Узнай, как бэкофис группы помогает развиваться компаниям, и выиграй iPhone — подбери крутое название для нашей группы....
27 01 2025 10:51:35
С каждым годом китайские маркетплейсы увеличивают свое влияние, и покупатели всё активней заказывают товары из Поднебесной. Но не всё скидки да покупки — обладатели интернет-аудитории и маркетологи могут еще и хорошо заработать на этих площадках....
26 01 2025 7:29:26
«Rework» — одна из самых любимых книг нетпиковцев....
25 01 2025 16:38:16
Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::
