Как написать follow up, чтобы от него был результат?
Follow up (FU) — письмо, которое составляют и рассылают по итогам встречи всем участникам. Его цель — зафиксировать результаты и установить связь между собеседниками.
Умение составлять FU полезно всем: руководителям, инициирующим собрания коллектива, менеджерам, которые проводят переговоры с клиентами, соискателям, проходящим интервью.
В этой статье — инструкция по составлению и оформлению FU, которую используют в Netpeak Group.
Для каких встреч follow up обязателен
По итогам любой деловой встречи полезно составить краткий конспект. Это поможет структурировать мысли и сделать выводы. Такой FU хорошо написать для себя. Но есть случаи, когда необходимо написать итоговое письмо для всех участников встречи.
В Netpeak Group определили два типа таких встреч:
- Когда обсуждаем условия, которые нужно зафиксировать: сотрудничество, мотивацию, работу, функциональные обязанности, карьерный рост, пересмотр ставок и так далее.
- Когда участников больше двух, и мы приняли решение о дальнейших действиях: выполнить задачу, позвонить клиенту, встретиться с сотрудником, написать партнеру.
Если встречаются только два сотрудника, они не пишут FU — просто вносят задачи в планировщик (в нашем случае, ПланФикс).
Кто пишет FU?
FU по итогам беседы с не более чем тремя участниками — на инициаторе встречи.
Если участников больше трех, инициатор назначает ответственного за ведение FU (это может быть и он сам).
Когда пишут FU?
Follow up обязательно пишут во время встречи, а не после нее.
По завершении, ответственный за FU читает его, чтобы свериться с участниками, все ли правильно он зафиксировал. Так можно:
- записать все договоренности, если ответственный за FU что-то упустил;
- убедиться, что все говорят «на одном языке».
Например, договорились о выполнении задачи. Вы поняли, что крайний срок выполнения задачи — январь. А постановщику необходим результат до начала нового календарного года, то есть в декабре. Вы читаете follow up, где указали сроки. Вторая сторона увидела неточность в датах и быстро отреагировала. Результат — минус один конфликт и обида за сорванный дедлайн.
FU: что внутри?
- FU — это резюме, а не конспект или стенограмма. Здесь описан результат, а не процесс обсуждения. По сути, это — список задач.
Изложение задачи — максимально четкое, понятное и исчерпывающее. Так, чтобы сотрудник, которого не было на встрече, понял суть договоренностей: кто, что и в какие сроки должен сделать.
Описание допускается, если договорились, каким образом выполнить задачу. Не так: «Вася покажет Пете, как делать докс». А вот так: «Решили сделать докс с публикациями, готовыми к вёрстке в блоге. Его сделает Вася, а заполнять докс на регулярной основе будет Петя».
- Убираем из текста незнакомые слова (термины, сленг). Используем простые предложения. Информацию структурируем и подаем в виде списка.
- Каждый пункт FU должен побуждать определенного сотрудника к действию.
То есть, пишем не абстpaктно: «Надо сделать докс», — а конкретно: «[Nickname] (в группе компаний Netpeak вместо имен используются ники сотрудников) сделает докс».
Важно: используем глаголы совершенного вида (отвечает на вопрос: что сделать?). Не «Вася делает докс», а «Вася сделает докс».
- У каждого пункта FU должен быть один ответственный за выполнение. Если назначать двоих и более, результата не дождётесь. Каждый будет думать, что сделает другой.
- Для выполнения задач указываем четкие дедлайны.
Пример FU
Вопрос: Инвентаризация ТМЦ: как контролировать, чтобы использовали имеющуюся технику, а не закупали еще новую.
FU:
- Провести инвентаризацию всей техники: ноуты, мониторы, гарнитуры, роутеры, проекторы, камеры, видеотехника, колонки, системные блоки. То есть все, кроме периферии: мышек, клавиатур.
Ответственный: Инт. Дедлайн — до 31.01.2020.
- В шаблоне чек-листа на увольнение добавить задачу о том, что Административный координатор должна принять технику у увольняющегося (ноут нужно принимать только с блоком питания) и внести данные в инвентаризационный документ, а увольняющийся — сдать технику Административному координатору, а не оставить её на столе. С момента приема до передачи техники сисадмину ответственность за нее несет Административный координатор.
Ответственный: Сойер. Дедлайн — до 31.01.2020.
Как оформить email с FU, чтобы он не потерялся?
- FU всегда рассылается по корпоративным электронным адресам всех участников встречи.
Это нужно, чтобы при необходимости вы не искали FU во всех мессенджерах и блокнотах. А знали, что он может быть только на почте.
В поле «Кому» указывайте всех участников митинга и ответственных за задачи.
В «Копию» — тех, кто должен быть в курсе (если таковые есть).
- Тема письма оформляется по шаблону:
Follow up [участники встречи или домен проекта] [дата встречи] / [краткая суть встречи] [при необходимости можно добавить ключевые слова, которые помогут найти письмо]
Пример: «Follow up Pachulya & Irbin 15.08.2019 / требовательность в работе».
- Если встречи между сотрудниками (не с клиентами!) проходят регулярно, то FU нужно писать в одной цепочке писем.
В этом случае тема письма будет такой: «Follow up [участники встречи] / Регулярные встречи».
Если регулярные встречи проходят по одной теме, то шаблон такой: «Follow up [участники встречи] / регулярные встречи / [ключевые слова по встрече]».
Пример: «Лунаход, Слав и Вин проводят регулярные встречи по двум темам: roadmap разработки / набор сотрудников».
В этом случае темы фоллоуапов будут такие:
- «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / roadmap разработки / роадмэп»;
- «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / набор сотрудников / рекрутинг, вакансии».
- К письму с FU ответственный за его написание прикрепляет фото тезисов, если на встрече кто-то записывал их на флипчарте или листе.
- Перед отправкой ответственный за написание FU проставляет всем задачи в ПланФикс, а ссылки на них размещает в письме.
Сам по себе follow up не обязывает сотрудника выполнять задачу. Для этого она должна быть указана в ПланФикс.
Выводы
Follow up — резюме с итогами встречи. Это рабочий документ, который должен:
- быть понятен всем, кто его прочтет, а не только участникам встречи;
- содержать лишь решения и задачи без абстpaктных описаний;
- назначать не более одного ответственного для каждой задачи;
- устанавливать сроки выполнения задач.
Единственное место, где может находиться FU — это электронный ящик.
Тема письма с FU оформляется по определённому шаблону, что облегчает его поиск.
Оригинал поста — в телеграм-канале HR-среда. Здесь много информации о самоорганизации, прокачке софт и хард-скиллов, управлении бизнесом и процессами.
Комментарии:
Перво-наперво для мониторинга ошибок SEO-специалист открывает вебмастерку с подсказками Google — она же панель вебмастеров, она же Google Search Console...
30 08 2026 7:25:51
Зачем маркетологи и аналитики обращаются к языку программирования R в повседневной работе нужно и какая польза от программирования на R в интернет-маркетинге в интервью Алексея Селезнева...
29 08 2026 22:15:35
Чтобы увеличить количество заявок и получить волну новых заказов, нужен комплексный подход...
28 08 2026 22:44:44
Дизайнер, в частности технический дизайнер баннеров, — человек, который оформляет конкретную идею, текст и логотип в приемлемую визуальную форму. Все делают это по-разному, но конечный результат всегда зависит от четкости поставленной задачи...
27 08 2026 6:51:18
Обойдемся без теории, зато покажем пример SEO-аудита...
26 08 2026 11:13:33
Аудит юзабилити способствует следованию современным тенденциям, пониманию целевого посетителя и увеличению конверсии....
25 08 2026 15:27:24
Подробная инструкция по интеграции с облачной базой данных и сравнение BI-платформ....
24 08 2026 14:53:39
Корневой каталог это папка, содержащая все файлы на сайте, в том числе системные файлы....
23 08 2026 8:47:36
Личный кабинет на сайте: что нового во внешнем виде, внутренностях и отчетах, функционале и юзабилити, автоматизации работы с оплатами, интернет-представительстве клиента и для специалистов. Узнайте больше!...
22 08 2026 12:42:58
Всё, что важно узнать о лидогенерации и работе с целевой аудиторией....
21 08 2026 4:29:34
Образец рассылки от создателе Replyapp.io Олег Белозор, на которую ответили самые влиятельные эксперты в мире в2в продаж...
20 08 2026 12:41:50
И уж если бумага стерпит все, интернет — тем более, а значит онлайн-исповедальне быть! И не только ей......
19 08 2026 21:16:58
Делимся советами по оптимизации рассылок. Важны новые форматы писем, предварительное тестирование, смена тем письма, ярче CTA. Все это в сочетании с понятностью и искренностью не заставит ждать хороший CTR...
18 08 2026 6:18:48
Как вести успешную рекламную кампанию в Японии, не зная языка....
17 08 2026 5:42:32
Чем шокировала, радовала и удивляла реклама в социальных сетях и контекстная в Google в апреле 2021 года...
16 08 2026 10:53:37
Готовые к использованию таргетинговые идеи для мобильных приложений онлайн в Facebook....
15 08 2026 11:48:25
Украинские реалии того, в каких тематиках трафик из Yandex.Direct дороже Google Ads. Новое исследование Алексея Селезнева....
14 08 2026 14:32:31
Какой рекламный инструмент использовать, чтобы получить максимальный результат...
13 08 2026 14:50:50
Обучение SEO, PPC, курс по изучению языка R, академии Netpeak Software, Serpstat и другие. Список обновляется....
12 08 2026 10:48:33
Flash онлайн объявлений в формат HTML5: нововведение гугл рекламы...
11 08 2026 0:48:29
В этой статье мы поговорим про принципы работы СRM-системы. Это базовые моменты, прояснив которые СRM перестанет быть для вас чем-то сложным и непонятным....
10 08 2026 6:35:33
Не можете найти нужны отчёт в Google ***ytics? Или хотите ускорить поиск нужных данных и отчётов. В помощь ⏩ Обзор к Google ***ytics Intelligence....
09 08 2026 18:37:56
Алексей Селезнев проанализировал, как дорого обходятся рекламодателям клики по объявлениям в 25 тематиках и 92 странах....
08 08 2026 9:20:59
Как правильно распределить рекламный бюджет? Читайте топ-50 самых дорогих ключевых слов Google Рекламы в Казахстане по версии Serpstat...
07 08 2026 14:54:21
Электронный кошелек — это виртуальная ячейка для хранения денежных средств. Каждая такая ячейка обладает уникальным цифровым определителем и может принадлежать одному человеку....
06 08 2026 11:16:36
С помощью этой шпаргалки вы легко распределите акценты и начнете последовательно внедрять маркетинговую стратегию по продвижению мобильного приложения...
05 08 2026 11:31:39
Как разобраться в типах соответствия ключевых слов и определить, что минус-слова блокируют показы нужных ключевых слов....
04 08 2026 7:17:49
Тематический кейс в нише «Фотография и аксессуары»: проделанные работы и полученные результаты...
03 08 2026 2:15:52
Netpeak подводит итоги 2016 года и делится планами на будущее....
02 08 2026 21:40:35
20 сервисов для прокачки контента под SEO. Штуки, которые будут полезны новичкам и экспертам....
01 08 2026 2:29:14
Результаты четвертого опроса среди IT-специалистов по уровню зарплат интернет-маркетологов с интересными итогами от количества участников до самой высокооплачиваемой должности и среднего опыта в рынке. Узнайте больше!...
31 07 2026 10:15:26
Как правильно оформлять свое портфолио, писать сопроводительные письма и делать посты в соцсетях. С помощью простой человеческой адекватности можно выигрывать у 90% других подрядчиков. Как это использовать? Читайте дальше!...
30 07 2026 3:58:24
Четкая структура полноценного письма с примерами из рассылок крупных компаний: Aviasales, LinguaLeo, Rozetka, Yves Rocher, Pich Shop, Эльдорадо и другие....
29 07 2026 6:28:46
Какие фишки влияют на видимость сайтов? Советы по юзабилити от SEO-специалиста....
28 07 2026 8:39:32
Советы специалистов по продвижению интернет-магазинов в сверхконкурентной нише одежды и обуви...
27 07 2026 4:33:28
Мы предложили фанам бренда прокатиться на автомобиле SEAT Altea Freetrack!...
26 07 2026 12:26:12
Как пользователи и разработчики приложений живут без Google Play? Авторская колонка....
25 07 2026 6:21:42
Мануал по Microsoft Power BI — мощному инструменту для бизнес-аналитики. Освоив эту платформу, вы сможете с легкостью создавать понятные отчеты и обновлять их в режиме реального времени....
24 07 2026 0:40:48
История от первого лица про звуковые сигналы в Facebook....
23 07 2026 23:46:59
Как мы недооценили уровень конкуренции в нише, и как пришлось с этим бороться, чтобы принести пользу клиенту....
22 07 2026 21:39:32
Четыре способа исключить нерелевантные места размещения видеорекламы, а также полезные списки минус-слов и детских YouTube-каналов....
21 07 2026 0:21:48
Что такое посол бренда и чем он отличается от адвоката бренда?...
20 07 2026 12:44:39
Как специалисту оптимизировать рабочее время, качественно развивать проекты и меньше нервничать...
19 07 2026 13:29:10
Ошибка на странице 404 может выглядеть креативно. Страница не найдена и не может быть найдена, потому что она в розыске, утеряна, украдена ниндзей, путь заснежен и дороги дальше нет, а принцесса находится в другом замке. О чем это?...
18 07 2026 17:38:36
Инструкция по технической подготовке к продвижению...
17 07 2026 10:51:45
Магазин детской обуви: конкретные цифры в кейсе по продвижению....
16 07 2026 8:56:24
Пример того, как составить маркетинговый контент-план, анализируя успешных конкурентов...
15 07 2026 5:16:52
29 ноября в Киеве в UNIT.City — конференция по медицинскому маркетингу MeDiConf...
14 07 2026 15:27:43
Подобрать нужные слова поможет проверка Google Рекламы....
13 07 2026 20:18:53
Что такое теневой бан, что о нем известно, как выйти из-под него. Плюс мнение SMM-эксперта Нели Серебро...
12 07 2026 11:28:48
Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::
