Как написать follow up, чтобы от него был результат? > NetPeak - Независимость и осознанность
NetPeak Biz Tech    


Как написать follow up, чтобы от него был результат?

Как написать follow up, чтобы от него был результат?

< >

Follow up (FU) — письмо, которое составляют и рассылают по итогам встречи всем участникам. Его цель — зафиксировать результаты и установить связь между собеседниками.

Умение составлять FU полезно всем: руководителям, инициирующим собрания коллектива, менеджерам, которые проводят переговоры с клиентами, соискателям, проходящим интервью.

В этой статье — инструкция по составлению и оформлению FU, которую используют в Netpeak Group.

Для каких встреч follow up обязателен

По итогам любой деловой встречи полезно составить краткий конспект. Это поможет структурировать мысли и сделать выводы. Такой FU хорошо написать для себя. Но есть случаи, когда необходимо написать итоговое письмо для всех участников встречи.

В Netpeak Group определили два типа таких встреч:

  1. Когда обсуждаем условия, которые нужно зафиксировать: сотрудничество, мотивацию, работу, функциональные обязанности, карьерный рост, пересмотр ставок и так далее.
  2. Когда участников больше двух, и мы приняли решение о дальнейших действиях: выполнить задачу, позвонить клиенту, встретиться с сотрудником, написать партнеру.

Если встречаются только два сотрудника, они не пишут FU — просто вносят задачи в планировщик (в нашем случае, ПланФикс).

Кто пишет FU?

FU по итогам беседы с не более чем тремя участниками — на инициаторе встречи.

Если участников больше трех, инициатор назначает ответственного за ведение FU (это может быть и он сам).

Когда пишут FU?

Follow up обязательно пишут во время встречи, а не после нее.

По завершении, ответственный за FU читает его, чтобы свериться с участниками, все ли правильно он зафиксировал. Так можно:

  • записать все договоренности, если ответственный за FU что-то упустил;
  • убедиться, что все говорят «на одном языке».

Например, договорились о выполнении задачи. Вы поняли, что крайний срок выполнения задачи — январь. А постановщику необходим результат до начала нового календарного года, то есть в декабре. Вы читаете follow up, где указали сроки. Вторая сторона увидела неточность в датах и быстро отреагировала. Результат — минус один конфликт и обида за сорванный дедлайн.

FU: что внутри?

  1. FU — это резюме, а не конспект или стенограмма. Здесь описан результат, а не процесс обсуждения. По сути, это — список задач.

Изложение задачи — максимально четкое, понятное и исчерпывающее. Так, чтобы сотрудник, которого не было на встрече, понял суть договоренностей: кто, что и в какие сроки должен сделать.

Описание допускается, если договорились, каким образом выполнить задачу. Не так: «Вася покажет Пете, как делать докс». А вот так: «Решили сделать докс с публикациями, готовыми к вёрстке в блоге. Его сделает Вася, а заполнять докс на регулярной основе будет Петя».

  1. Убираем из текста незнакомые слова (термины, сленг). Используем простые предложения. Информацию структурируем и подаем в виде списка.
  2. Каждый пункт FU должен побуждать определенного сотрудника к действию.
Действие — это единица деятельности, которая направлена на достижение осознаваемой цели.

То есть, пишем не абстpaктно: «Надо сделать докс», — а конкретно: «[Nickname] (в группе компаний Netpeak вместо имен используются ники сотрудников) сделает докс».

Важно: используем глаголы совершенного вида (отвечает на вопрос: что сделать?). Не «Вася делает докс», а «Вася сделает докс».

  1. У каждого пункта FU должен быть один ответственный за выполнение. Если назначать двоих и более, результата не дождётесь. Каждый будет думать, что сделает другой.
  2. Для выполнения задач указываем четкие дедлайны.

Пример FU

Вопрос: Инвентаризация ТМЦ: как контролировать, чтобы использовали имеющуюся технику, а не закупали еще новую.

FU:

  1. Провести инвентаризацию всей техники: ноуты, мониторы, гарнитуры, роутеры, проекторы, камеры, видеотехника, колонки, системные блоки. То есть все, кроме периферии: мышек, клавиатур.

Ответственный: Инт. Дедлайн — до 31.01.2020.

  1. В шаблоне чек-листа на увольнение добавить задачу о том, что Административный координатор должна принять технику у увольняющегося (ноут нужно принимать только с блоком питания) и внести данные в инвентаризационный документ, а увольняющийся — сдать технику Административному координатору, а не оставить её на столе. С момента приема до передачи техники сисадмину ответственность за нее несет Административный координатор.

Ответственный: Сойер. Дедлайн — до 31.01.2020.

Как оформить email с FU, чтобы он не потерялся?

  1. FU всегда рассылается по корпоративным электронным адресам всех участников встречи.

Это нужно, чтобы при необходимости вы не искали FU во всех мессенджерах и блокнотах. А знали, что он может быть только на почте.

В поле «Кому» указывайте всех участников митинга и ответственных за задачи.

В «Копию» — тех, кто должен быть в курсе (если таковые есть).

  1. Тема письма оформляется по шаблону:

Follow up [участники встречи или домен проекта] [дата встречи] / [краткая суть встречи] [при необходимости можно добавить ключевые слова, которые помогут найти письмо]

Пример: «Follow up Pachulya & Irbin 15.08.2019 / требовательность в работе».

  1. Если встречи между сотрудниками (не с клиентами!) проходят регулярно, то FU нужно писать в одной цепочке писем.

В этом случае тема письма будет такой: «Follow up [участники встречи] / Регулярные встречи».

Если регулярные встречи проходят по одной теме, то шаблон такой: «Follow up [участники встречи] / регулярные встречи / [ключевые слова по встрече]».

Пример: «Лунаход, Слав и Вин проводят регулярные встречи по двум темам: roadmap разработки / набор сотрудников».

В этом случае темы фоллоуапов будут такие:

  • «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / roadmap разработки / роадмэп»;
  • «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / набор сотрудников / рекрутинг, вакансии».
  1. К письму с FU ответственный за его написание прикрепляет фото тезисов, если на встрече кто-то записывал их на флипчарте или листе.
  2. Перед отправкой ответственный за написание FU проставляет всем задачи в ПланФикс, а ссылки на них размещает в письме.

Сам по себе follow up не обязывает сотрудника выполнять задачу. Для этого она должна быть указана в ПланФикс.

Выводы

Follow up — резюме с итогами встречи. Это рабочий документ, который должен:

  • быть понятен всем, кто его прочтет, а не только участникам встречи;
  • содержать лишь решения и задачи без абстpaктных описаний;
  • назначать не более одного ответственного для каждой задачи;
  • устанавливать сроки выполнения задач.

Единственное место, где может находиться FU — это электронный ящик.

Тема письма с FU оформляется по определённому шаблону, что облегчает его поиск.

Оригинал поста — в телеграм-канале HR-среда. Здесь много информации о самоорганизации, прокачке софт и хард-скиллов, управлении бизнесом и процессами.



Комментарии:

Email-маркетинг, который приносит заявки, продажи, лояльность и всё на свете — версия Netpeak

Email-маркетинг, который приносит заявки, продажи, лояльность и всё на свете — версия Netpeak Email-маркетинг — хороший полицейский, спам — плохой....

21 09 2023 15:31:11

Как повысить ROMI email-маркетинга на 63%, сократив базу контактов на 40%

Как повысить ROMI email-маркетинга на 63%, сократив базу контактов на 40% История о предсказательной аналитике системы автоматизации маркетинга, онлайн-магазине и ненужных письмах....

20 09 2023 19:18:53

Netpeak в гостях у Leo Burnett Ukraine

Netpeak в гостях у Leo Burnett Ukraine В семье Leo Burnett - 7750 человек из 84-х стран мира. В Украине всего - 90 творческих единиц....

19 09 2023 6:20:37

Кейс: учим поисковый движок распознавать грамматические ошибки

Кейс: учим поисковый движок распознавать грамматические ошибки Что поможет написать объявление без грамматических ошибок? В недрах агентства Netpeak рождается новый полезный сервис...

18 09 2023 18:35:54

Что такое SEO и зачем нужна поисковая оптимизация

Что такое SEO и зачем нужна поисковая оптимизация Основные этапы раскрутки сайта. Что такое и как работает поисковая оптимизация, ее виды, особенности, преимущества...

17 09 2023 22:56:41

17 идей оформления офисных прострaнcтв от IT-компаний Украины

17 идей оформления офисных прострaнcтв от IT-компаний Украины Интересные детали интерьера в офисах украинских IT-компаний: от массажного стола и тенниса до звукозаписывающей студии и корпоративной велопарковки. Читать дальше!...

16 09 2023 23:59:12

Бизнес в Китае: история и реалии мирового лидера Tencent

Бизнес в Китае: история и реалии мирового лидера Tencent Tencent — китайская компания, мировой лидер в сфере игр. Все о создании компании, доходах, прибыли, инвестициях. Особенности ведения бизнеса в Китае — в пересказе статьи Паки Маккормик. Читать дальше!...

15 09 2023 7:45:33

Как настроить таргетинг для рекламы в Instagram и Facebook

Как настроить таргетинг для рекламы в Instagram и Facebook Запускаем первую таргетированную рекламу. Мы составили инструкцию для начинающих таргетолов, а также для SMM-специалистов, которым регулярно нужно рекламировать товары и услуги. Читайте подробнее!...

14 09 2023 17:30:31

Как меняются привычки пользователей и что с этим делать рекламодателям — исследование WordStream

Как меняются привычки пользователей и что с этим делать рекламодателям — исследование WordStream Эффективность рекламы в поиске падает, но растут YouTube, контекстно-медийная сеть и другие платформы...

13 09 2023 12:58:16

Как малый бизнес Украины перешел на удаленку — опрос предпринимателей

Как малый бизнес Украины перешел на удаленку — опрос предпринимателей Участники Netpeak Cluster поделились своими инсайтами....

12 09 2023 6:30:37

14 неочевидных и пpaктически применимых фишек — круглый стол 8P 2020

Лучшие фишки от спикеров конференции 8P 2020. В конце каждой конференции спикеры 8P собираются за круглым столом, чтобы поделиться пpaктически применимыми советами, которые можно внедрить в свой проект и сразу почувствовать отдачу...

11 09 2023 9:58:52

Один из самых популярных мессенджеров в мире: продвигаемся в Telegram

Один из самых популярных мессенджеров в мире: продвигаемся в Telegram Правила, законы, платное и бесплатное продвижение в Telegram...

10 09 2023 16:30:47

Почему Google Merchant Center может заблокировать аккаунт

Почему Google Merchant Center может заблокировать аккаунт На что обращает внимание система и менеджеры Google при проверке сайта и аккаунта....

09 09 2023 14:23:48

Как определить ключевую метрику LTV перед запуском Apple Search Ads

Как определить ключевую метрику LTV перед запуском Apple Search Ads Расчет прогноза по LTV позволит более точно задать параметры рекламной кампании в Apple Search Ads на начальном этапе. Как это делают в RadASO, читайте в статье....

08 09 2023 23:17:25

«Звездочки» нужны только для повышения CTR поисковой выдачи?

«Звездочки» нужны только для повышения CTR поисковой выдачи? Публикуем тему с закрытого аналитического форума Netpeak про «звездочки» как инструмент оценки релевантности контента....

07 09 2023 0:32:33

Бесплатные обратные звонки — модель freemium в действии

Бесплатные обратные звонки — модель freemium в действии Бесплатные продукты для онлайн-бизнеса — история внедрения freemium модели в сфере виджетов обратных звонков....

06 09 2023 20:52:22

Кейс по контекстной рекламе сайта купальников и нижнего белья марки Victoria’s Secret: ROMI 255%

Кейс по контекстной рекламе сайта купальников и нижнего белья марки Victoria’s Secret: ROMI 255% Наибольшее количество онлайн транзакций было получено по брендовым запросам женского белья...

05 09 2023 0:22:51

Самые популярные термины контекстной рекламы — толковый словарь для чайников

Что такое контекстная реклама? Словарь терминов для чайников...

04 09 2023 15:54:45

Как грамотно работать с Директ Коммaндер

Как грамотно работать с Директ Коммaндер Директ Коммaндер от Яндекса позволяет легко работать с большими кампаниями...

03 09 2023 10:51:16

Техноанархизм и chindogu как источник идей

Техноанархизм и chindogu как источник идей Чтобы сделать что-то лучше, иногда надо довести это до абсурда. Так думают приверженцы теории «странных изделий» — chindogu...

02 09 2023 19:57:25

Аудит мобильной версии сайта — подробное руководство

Аудит мобильной версии сайта — подробное руководство О видах мобильных версий, их плюсах и минусах, а также советы по аудиту....

01 09 2023 18:33:50

Кейс по таргетированной рекламе в тематике «женская одежда»: ROMI 76%

Кейс по таргетированной рекламе в тематике «женская одежда»: ROMI 76% Насколько классно продается женская одежда в интернете....

31 08 2023 0:41:32

Об экономике контента

Об экономике контента Почему кого-то ругают за плохие тексты, а у кого-то из-за таких же текстов берет интервью Юрий Дудь? И другие особенности контента: авторское право, копирайтинг. Читать!...

30 08 2023 23:10:33

Как создать объявление в поиске картинок Google

Как добавить свою рекламу через поисковый сервис с картинками в Google....

29 08 2023 14:35:45

Топ расширений Google Chrome для ASO-специалиста

Топ расширений Google Chrome для ASO-специалиста Chrome Extensions экономят время тех, кто продвигает мобильные приложения...

28 08 2023 13:41:42

Лучшие расширения-переводчики в Google Chrome

Лучшие расширения-переводчики в Google Chrome Многие расширения Google Chrome предназначены для изучения иностранных языков, позволяют сохранять историю переводов и отдельные слова в словарь для дальнейшего запоминания....

27 08 2023 18:19:25

Второй мозг — гайд по системе умных заметок Zettelkasten. Первая часть

Второй мозг — гайд по системе умных заметок Zettelkasten. Первая часть Как быстро систематизировать мысли и заметки? Используйте систему Zettelkasten....

26 08 2023 11:35:48

10 онлайн способов улучшить контент

10 онлайн способов улучшить контент Как преодолеть онлайн писательский ступор, разобраться с рутиной и освободить время для экспериментов...

25 08 2023 20:58:16

Контекстная реклама для строительной компании в Украине — рост конверсий в 5 раз

Контекстная реклама для строительной компании в Украине — рост конверсий в 5 раз Почему в рекламе недвижимости стоит запускать динамический ремаркетинг...

24 08 2023 19:37:27

Как изменить местоположение в поиске или посмотреть геовыдачу другого региона

Как изменить геовыдачу с помощью настроек Google, Яндекс или специальных дополнений...

23 08 2023 6:30:57

Как перейти на HTTPS за 12 часов и сохранить трафик

Как перейти на HTTPS за 12 часов и сохранить трафик Как перенести сайт с http на https и сохранить трафик, потратив минимум времени....

22 08 2023 4:54:24

Какие бывают движки для блогов

Какие бывают движки для блогов Бесплатные CMS помогают решить много задач без привлечения программиста или самостоятельного изучения кодов. Но у таких движков есть свои недостатки. Узнать больше!...

21 08 2023 22:20:15

Семь отчетов Google ***ytics для анализа вашего блога

Семь отчетов Google ***ytics для анализа вашего блога Один из самых известных отчетов в Google ***ytics «Аудитория/Обзор». Но кроме него есть еще несколько, которые будут весьма полезны для вашего блога. Какие именно, читайте дальше....

20 08 2023 21:36:34

Как настроить ретаргетинг для рекламы в Instagram и Facebook

Как настроить ретаргетинг для рекламы в Instagram и Facebook Понятная инструкция для SMM-специалистов для тех, кто экспериментирует с настройками аудиторий в рекламных кампаниях. Вы увидите, как настраивать ремаркетинг на примере Facebook. Существует 10 типов индивидуализированных аудиторий в Facebook, разберем три...

19 08 2023 16:20:18

Как провести тендер и выбрать подрядчика в сфере интернет-маркетинга — чек-лист

Как провести тендер и выбрать подрядчика в сфере интернет-маркетинга — чек-лист Один из лучших способов выбрать подрядчика — провести брифинг для компаний. При этом важно предоставить максимум информации: откройте доступ к реальным данным по проекту. Узнать больше!...

18 08 2023 17:21:32

Блокировка сайтов по требованию РКН: как работают хостинги — опрос

Блокировка сайтов по требованию РКН: как работают хостинги — опрос Чтобы понять, как работает Роскомнадзор, пришлось разбираться в деталях и делать опрос по топовым хостингам. Ответы и выводы читайте в статье....

17 08 2023 0:36:38

Как получать деньги из YouTube

Какие шаги стоит сделать, чтобы обойти ямы профессионального влогинга и как заработать на его вершинах...

16 08 2023 16:19:31

10 трендов email-маркетинга в 2022 году

10 трендов email-маркетинга в 2022 году All about internet mail. Примеры того, что стоит внедрить в рассылках почты онлайн....

15 08 2023 21:30:51

10 полезных приемов работы в Редакторе AdWords

10 полезных приемов работы в Редакторе AdWords Как специалисту сэкономить время для создания и оптимизации кампаний, проверки орфографии и другие фишки. Советы из пpaктики....

14 08 2023 23:41:52

Посадочные страницы: инструкция по повышению эффективности

Статья Оливера Гарднера посвящена различным аспектам оптимизации посадочных страниц: дизайну, контексту, созданию кнопки действия...

13 08 2023 20:58:12

Что такое Netpeak Group? Все, что нужно знать

Компании и продукты, социальные инициативы, главные проекты и миссия группы. Разложили все о Netpeak Group по полочкам в новом посте....

12 08 2023 9:59:40

17 полезных кейсов от спикеров 8P

17 полезных кейсов от спикеров 8P Нашим решением было трaнcлировать хотя бы часть опыта спикеров 8P, составив дайджест лучших, на их взгляд, кейсов, о которых они узнали за этот год....

11 08 2023 23:41:28

Семь массовых сбоев, оставивших миллионы людей без привычных сервисов

Семь массовых сбоев, оставивших миллионы людей без привычных сервисов Пожар в дата-центре, неудачные обновления и то самое падение Facebook....

10 08 2023 12:17:57

Как запустить товарную рекламу, если у вас только YML-файл со списком товаров

Как запустить товарную рекламу, если у вас только YML-файл со списком товаров Создаем фид с помощью выгрузки товаров в формате yml и специального скрипта, который сделает всю (почти) грязную работу за вас....

09 08 2023 7:17:31

Serpstat 2.0: как внутренняя разработка выросла в All-in-One SEO Platform

Serpstat 2.0: как внутренняя разработка выросла в All-in-One SEO Platform Короткая история Serpstat — от сервиса «для своих» до международной SEO-платформы....

08 08 2023 22:29:33

Сколько стоил клик в Google Ads в четвертом квартале 2016 — исследование Netpeak

Сколько стоил клик в Google Ads в четвертом квартале 2016 — исследование Netpeak Алексей Селезнев проанализировал 29 млн кликов, и в этой статье вы прочитаете, как дорого обходятся рекламодателям клики в Google Ads....

07 08 2023 16:34:56

Какие элементы продающего текста нужно тестировать

Какие элементы продающего текста нужно тестировать 89% предпринимателей не тестируют свои продающие тексты. О том, что и как нужно тестировать, рассказал в гостевом посте директор Студии эффективных текстов Владимир Руков....

06 08 2023 1:46:23

Как импортировать данные из Google ***ytics в Excel с помощью Excellent ***ytics — мануал для чайников

Как импортировать данные из Google ***ytics в Excel с помощью Excellent ***ytics — мануал для чайников Ексель для чайникiв. Как импортировать всю необходимую информацию из Google ***ytics с помощью простого интерфейса Excellent ***ytics....

05 08 2023 9:54:31

Long-tail SEO — как продвигаться по низкочастотным запросам и зачем это нужно

Long-tail SEO — как продвигаться по низкочастотным запросам и зачем это нужно Относящиеся к низкочастотным long-tail запросы при правильном подходе могут стать эффективным инструментом для увеличения трафика. Рассказываем почему, а главное — как....

04 08 2023 13:47:23

Коллекция GIF: будни отдела контекстной рекламы

Коллекция GIF: будни отдела контекстной рекламы Gif для стрима. Пост пятничного веселья — гифки о буднях специалистов по контекстной рекламе....

03 08 2023 5:19:59

Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::