Как написать follow up, чтобы от него был результат? > NetPeak - Независимость и осознанность
NetPeak Biz Tech    


Как написать follow up, чтобы от него был результат?

Как написать follow up, чтобы от него был результат?

< >

Follow up (FU) — письмо, которое составляют и рассылают по итогам встречи всем участникам. Его цель — зафиксировать результаты и установить связь между собеседниками.

Умение составлять FU полезно всем: руководителям, инициирующим собрания коллектива, менеджерам, которые проводят переговоры с клиентами, соискателям, проходящим интервью.

В этой статье — инструкция по составлению и оформлению FU, которую используют в Netpeak Group.

Для каких встреч follow up обязателен

По итогам любой деловой встречи полезно составить краткий конспект. Это поможет структурировать мысли и сделать выводы. Такой FU хорошо написать для себя. Но есть случаи, когда необходимо написать итоговое письмо для всех участников встречи.

В Netpeak Group определили два типа таких встреч:

  1. Когда обсуждаем условия, которые нужно зафиксировать: сотрудничество, мотивацию, работу, функциональные обязанности, карьерный рост, пересмотр ставок и так далее.
  2. Когда участников больше двух, и мы приняли решение о дальнейших действиях: выполнить задачу, позвонить клиенту, встретиться с сотрудником, написать партнеру.

Если встречаются только два сотрудника, они не пишут FU — просто вносят задачи в планировщик (в нашем случае, ПланФикс).

Кто пишет FU?

FU по итогам беседы с не более чем тремя участниками — на инициаторе встречи.

Если участников больше трех, инициатор назначает ответственного за ведение FU (это может быть и он сам).

Когда пишут FU?

Follow up обязательно пишут во время встречи, а не после нее.

По завершении, ответственный за FU читает его, чтобы свериться с участниками, все ли правильно он зафиксировал. Так можно:

  • записать все договоренности, если ответственный за FU что-то упустил;
  • убедиться, что все говорят «на одном языке».

Например, договорились о выполнении задачи. Вы поняли, что крайний срок выполнения задачи — январь. А постановщику необходим результат до начала нового календарного года, то есть в декабре. Вы читаете follow up, где указали сроки. Вторая сторона увидела неточность в датах и быстро отреагировала. Результат — минус один конфликт и обида за сорванный дедлайн.

FU: что внутри?

  1. FU — это резюме, а не конспект или стенограмма. Здесь описан результат, а не процесс обсуждения. По сути, это — список задач.

Изложение задачи — максимально четкое, понятное и исчерпывающее. Так, чтобы сотрудник, которого не было на встрече, понял суть договоренностей: кто, что и в какие сроки должен сделать.

Описание допускается, если договорились, каким образом выполнить задачу. Не так: «Вася покажет Пете, как делать докс». А вот так: «Решили сделать докс с публикациями, готовыми к вёрстке в блоге. Его сделает Вася, а заполнять докс на регулярной основе будет Петя».

  1. Убираем из текста незнакомые слова (термины, сленг). Используем простые предложения. Информацию структурируем и подаем в виде списка.
  2. Каждый пункт FU должен побуждать определенного сотрудника к действию.
Действие — это единица деятельности, которая направлена на достижение осознаваемой цели.

То есть, пишем не абстpaктно: «Надо сделать докс», — а конкретно: «[Nickname] (в группе компаний Netpeak вместо имен используются ники сотрудников) сделает докс».

Важно: используем глаголы совершенного вида (отвечает на вопрос: что сделать?). Не «Вася делает докс», а «Вася сделает докс».

  1. У каждого пункта FU должен быть один ответственный за выполнение. Если назначать двоих и более, результата не дождётесь. Каждый будет думать, что сделает другой.
  2. Для выполнения задач указываем четкие дедлайны.

Пример FU

Вопрос: Инвентаризация ТМЦ: как контролировать, чтобы использовали имеющуюся технику, а не закупали еще новую.

FU:

  1. Провести инвентаризацию всей техники: ноуты, мониторы, гарнитуры, роутеры, проекторы, камеры, видеотехника, колонки, системные блоки. То есть все, кроме периферии: мышек, клавиатур.

Ответственный: Инт. Дедлайн — до 31.01.2020.

  1. В шаблоне чек-листа на увольнение добавить задачу о том, что Административный координатор должна принять технику у увольняющегося (ноут нужно принимать только с блоком питания) и внести данные в инвентаризационный документ, а увольняющийся — сдать технику Административному координатору, а не оставить её на столе. С момента приема до передачи техники сисадмину ответственность за нее несет Административный координатор.

Ответственный: Сойер. Дедлайн — до 31.01.2020.

Как оформить email с FU, чтобы он не потерялся?

  1. FU всегда рассылается по корпоративным электронным адресам всех участников встречи.

Это нужно, чтобы при необходимости вы не искали FU во всех мессенджерах и блокнотах. А знали, что он может быть только на почте.

В поле «Кому» указывайте всех участников митинга и ответственных за задачи.

В «Копию» — тех, кто должен быть в курсе (если таковые есть).

  1. Тема письма оформляется по шаблону:

Follow up [участники встречи или домен проекта] [дата встречи] / [краткая суть встречи] [при необходимости можно добавить ключевые слова, которые помогут найти письмо]

Пример: «Follow up Pachulya & Irbin 15.08.2019 / требовательность в работе».

  1. Если встречи между сотрудниками (не с клиентами!) проходят регулярно, то FU нужно писать в одной цепочке писем.

В этом случае тема письма будет такой: «Follow up [участники встречи] / Регулярные встречи».

Если регулярные встречи проходят по одной теме, то шаблон такой: «Follow up [участники встречи] / регулярные встречи / [ключевые слова по встрече]».

Пример: «Лунаход, Слав и Вин проводят регулярные встречи по двум темам: roadmap разработки / набор сотрудников».

В этом случае темы фоллоуапов будут такие:

  • «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / roadmap разработки / роадмэп»;
  • «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / набор сотрудников / рекрутинг, вакансии».
  1. К письму с FU ответственный за его написание прикрепляет фото тезисов, если на встрече кто-то записывал их на флипчарте или листе.
  2. Перед отправкой ответственный за написание FU проставляет всем задачи в ПланФикс, а ссылки на них размещает в письме.

Сам по себе follow up не обязывает сотрудника выполнять задачу. Для этого она должна быть указана в ПланФикс.

Выводы

Follow up — резюме с итогами встречи. Это рабочий документ, который должен:

  • быть понятен всем, кто его прочтет, а не только участникам встречи;
  • содержать лишь решения и задачи без абстpaктных описаний;
  • назначать не более одного ответственного для каждой задачи;
  • устанавливать сроки выполнения задач.

Единственное место, где может находиться FU — это электронный ящик.

Тема письма с FU оформляется по определённому шаблону, что облегчает его поиск.

Оригинал поста — в телеграм-канале HR-среда. Здесь много информации о самоорганизации, прокачке софт и хард-скиллов, управлении бизнесом и процессами.



Комментарии:

Что объединяет в себе понятие ремаркетинг

Что объединяет в себе понятие ремаркетинг Подробнейшая статья об эффективном использовании ремаркетинга. Мотаем на ус!...

28 09 2022 18:56:36

Как мы делаем SEO-аудит интернет-магазина — пошаговый мануал

Как мы делаем SEO-аудит интернет-магазина — пошаговый мануал Работ по оптимизации всегда много, а выделить приоритеты при продвижении онлайн — непросто. Что стоит проверять и исправлять в первую очередь?...

27 09 2022 21:39:12

Время, в которое мы живём — лучшее в истории. Давайте это замечать!

Время, в которое мы живём — лучшее в истории. Давайте это замечать! О ловушке медиа, Стивене Пинкере и почему в любой ситуации важно оставаться оптимистом....

26 09 2022 2:19:40

Как получить ещё больше от рекламы в Facebook: семь новых фишек

Применяя фишки, можно выделить релевантную аудиторию и продать ей что угодно — от кроссовок до президента....

25 09 2022 16:32:58

Как работает видеореклама — FAQ для заказчика

Как работает видеореклама — FAQ для заказчика Узнайте, подходят ли видеоролики для продвижения вашего бизнеса, и будет ли рентабельной видеореклама в YouTube...

24 09 2022 7:33:11

Как Netpeak продвигает бизнес-страницы на OLX — первая часть

Как Netpeak продвигает бизнес-страницы на OLX — первая часть Как найти продавцов для маркетплейса с помощью рекламы в Google, Facebook, TikTok и Viber....

23 09 2022 6:28:11

Кейс по SERM для DOM.RIA. Как работать с репутацией и за четыре месяца убрать негатив в топ-10.

Кейс по SERM для DOM.RIA. Как работать с репутацией и за четыре месяца убрать негатив в топ-10. Крупным брендам не избежать негатива в сети. Но с ним можно и нужно работать. Читайте успешный кейс для DOM.RIA....

22 09 2022 10:45:12

Рецензия на третье издание «Google ***ytics для профессионалов» Брайана Клифтона

Рецензия на третье издание «Google ***ytics для профессионалов» Брайана Клифтона Публикуем рецензию на новое издание Брайана Клифтона. Несмотря на узкую специализацию, эта книга стала бестселлером на Amazon и уже переведена на 5 разных языков. Стоит отметить, что две предыдущие редакции «Google ***ytics для профессионалов» успешно ис...

21 09 2022 3:11:51

Как связать CRM с системой Сall Tracking — кейсы для руководителя, менеджера и маркетолога

Как связать CRM с системой Сall Tracking — кейсы для руководителя, менеджера и маркетолога Лучшая работа по перехвату инициативы у конкурентов в аналитике продаж...

20 09 2022 23:40:47

Кейс по SEO-продвижению сайта в тематике «эко-товары и натуральная косметика»: ROMI 129%

SEO-продвижение сайта, торгующего натуральной косметикой...

19 09 2022 21:45:42

Гонитесь за гарантией и прозрачностью в SEO-услугах? А их нет!

Гарантии результата в SEO: миф или реальность. Спрос рождает предложение, поэтому не удивительно, что существует большое количество SEO-студий. Сразу возникает резонный вопрос, как могут существовать те компании, которые не дают гарантии вообще?...

18 09 2022 23:28:51

Как открыть магазин на Etsy

Как открыть магазин на Etsy Магазин вязанных вещей хенд мейд. Как за два месяца увеличить посещаемость в 20 раз....

17 09 2022 12:45:21

Анализ пути в Google ***ytics 4: как ускорить процесс покупки на сайте

Анализ пути в Google ***ytics 4: как ускорить процесс покупки на сайте Анализ пути — это как многокaнaльные последовательности в Universal ***ytics, только лучше....

16 09 2022 20:30:49

Выгорание на работе: как сохранить интерес и продуктивность. Личный опыт директора по маркетингу

1 — меняй работу внутри работы, 2 — выбери то, что нравится больше всего и старайся делать это чаще, 3 — придумай себе развлечения. Подробности — в посте. Читать дальше....

15 09 2022 7:10:58

Google показывает не все результаты поиска

Google показывает не все результаты поиска Сколько страниц на самом деле показывает и может перевести поисковик Google?...

14 09 2022 15:52:31

Кейс по контекстной рекламе новостного сайта: качественный трафик за $0,02

Кейс по контекстной рекламе новостного сайта: качественный трафик за $0,02 В этом кейсе я не смогу похвастаться ROMI (возврат маркетинговых инвестиций), так как его герои — это новостные порталы. Основная задача — трафик. Но не просто трафик, а трафик по низкой стоимости....

13 09 2022 1:53:12

Slow-маркетинг — моя ласковая, нежная рутина

Slow-маркетинг — моя ласковая, нежная рутина Сделать «на вчера», «внезапно», протестировать все варианты. Стоп! Остановитесь и выдохните. Be slow...

12 09 2022 11:17:59

Сколько стоил клик в Google Ads в 2016 году — данные по Болгарии, Казахстану, России, Украине

Сколько стоил клик в Google Ads в 2016 году — данные по Болгарии, Казахстану, России, Украине В течение 2016 года Алексей Селезнев собирал данные о стоимости клика в разрезе разных стран, регионов и тематик. Итоги исследования, тренды и прогнозы читайте в этой статье....

11 09 2022 19:57:47

Как работать с задачами — советы от Netpeak

Как работать с задачами — советы от Netpeak Правильная постановка целей, задач и дедлайна — основа успешной работы...

10 09 2022 4:58:15

Как быстро и без страданий сделать главную страницу сайта — MVP-подход

Как быстро и без страданий сделать главную страницу сайта — MVP-подход По-настоящему работающих идей не так много, поэтому не стоит бояться творчески заимствовать лучшие наработки и адаптировать их....

09 09 2022 17:25:56

Что такое вечные ссылки и как продвигать сайт с их помощью

Что такое вечные ссылки и как продвигать сайт с их помощью Ссылки называются вечными, потому что их внедряют один раз и навсегда, но это не значит, что такие ссылки однажды не удалят (что поведет к потере трафика). Узнать больше!...

08 09 2022 5:58:33

Семь отчетов Google ***ytics для анализа вашего блога

Семь отчетов Google ***ytics для анализа вашего блога Один из самых известных отчетов в Google ***ytics «Аудитория/Обзор». Но кроме него есть еще несколько, которые будут весьма полезны для вашего блога. Какие именно, читайте дальше....

07 09 2022 9:15:22

Как международному бренду занять свое место на новом рынке и в перегретой нише — SEO-кейс Domino’s Pizza

Как международному бренду занять свое место на новом рынке и в перегретой нише — SEO-кейс Domino’s Pizza Для одной компании смена description это что-то пустяковое. Здесь же — настоящий бренд-менеджмент....

06 09 2022 16:28:53

Как маркетологи распределяют бюджет на рекламу — исследование SalesForce

Как маркетологи распределяют бюджет на рекламу — исследование SalesForce Аналитики из SalesForce уже в четвертый раз опубликовали исследование о приоритетах, составе комaнд и распределении бюджетов ведущими маркетологами мира...

05 09 2022 15:59:37

Пасхалки Google — интересные и полезные возможности поисковика, о которых вы не знали

Пасхалки Google — интересные и полезные возможности поисковика, о которых вы не знали Забавные и полезные штуки от Google и как их найти...

04 09 2022 18:24:28

Результаты рейтинга зарплат специалистов в сфере интернет-маркетинга за первое полугодие 2018

Результаты рейтинга зарплат специалистов в сфере интернет-маркетинга за первое полугодие 2018 SEO-специалисты в Киеве получают в два раза больше, чем жители других городов Украины. Middle лидирует среди должностей как PPC, так и SEO-специалистов. Самая высокооплачиваемая должность — Head of PPC $1900. Узнать больше!...

03 09 2022 9:38:43

Ответы сервера — подробная инструкция

Ответы сервера — подробная инструкция Правильное распределение кодов ответов сервера позволяет поисковым системам экономить ресурсы на работу с сайтом. Поисковые роботы будут получать только необходимую информацию...

02 09 2022 6:42:11

Авторские права на веб-сайт — как защитить свой ресурс

Авторские права на веб-сайт — как защитить свой ресурс Надежный сайт позволит вести успешную деятельность, защитить плоды собственного труда и результаты работы исполнителей, с которыми вы сотрудничали. Для реализации задумки вам понадобятся авторские права....

01 09 2022 8:25:54

Лучшие программы для редактирования подкастов

Лучшие программы для редактирования подкастов Подкаст — это аудиозапись в повествовательном, музыкальном, юмористическом формате. Создается с целью рекламы, увеличения потока посетителей на сайт и роста почитателей определенного продукта...

31 08 2022 2:44:47

Перенос сайта на новую CMS без потери позиций и трафика: как подготовить ТЗ программисту

Пошаговый чек-лист и описание действий SEO-специалиста на всех этапах переноса сайта на новую CMS....

30 08 2022 9:53:21

Как настроить таргетированную рекламу в Instagram через рекламный кабинет Facebook

Как настроить таргетированную рекламу в Instagram через рекламный кабинет Facebook Руководство для всех, кто продает через Instagram: когда стоит воспользоваться рекламным кабинетом Facebook для настройки кампании в Instagram и как правильно запустить рекламу в Instagram через кабинет Facebook. Читайте дальше!...

29 08 2022 1:27:47

Самые распространенные SEO-ошибки

Самые распространенные SEO-ошибки В ТОПе ошибок — метатеги, разметка, заголовки h1-h6 и внутренние ссылочные факторы....

28 08 2022 4:54:35

Как SaaS-у заработать $250 000 за неделю, или Четкая инструкция от Serpstat, как провести успешную кампанию на AppSumo

Как SaaS-у заработать $250 000 за неделю, или Четкая инструкция от Serpstat, как провести успешную кампанию на AppSumo Заработок в четверть миллиона. Как многофункциональная SEO-платформа Serpstat из Netpeak Group стала самым продаваемым продуктом на AppSumo — пошаговая история-инструкция...

27 08 2022 12:22:34

Как COVID-19 повлиял на результаты рекламы в Google для 21 отрасли

Выборка из 15 759 учетных записей клиентов WordStream в США по всем вертикалям, которые до размещали рекламу в поиске Google в 2020 году...

26 08 2022 1:46:17

Личный кабинет клиента Netpeak 2.0

Личный кабинет клиента Netpeak 2.0 Личный кабинет на сайте: что нового во внешнем виде, внутренностях и отчетах, функционале и юзабилити, автоматизации работы с оплатами, интернет-представительстве клиента и для специалистов. Узнайте больше!...

25 08 2022 8:43:40

Кейс по продвижению интернет-магазина цветов: ROMI 187%

Кейс по продвижению интернет-магазина цветов: ROMI 187% SEO для цветочных магазинов с оплатой за трафик и полученные результаты...

24 08 2022 21:55:56

Как вести Instagram в B2B во время локдayна — кейс агентства Netpeak

Как вести Instagram в B2B во время локдayна — кейс агентства Netpeak SMM для агентства перформанс-маркетинга. Как уйти от сухих текстов и стандартных баннеров для бизнес-страницы....

23 08 2022 19:35:32

Как сделать зеркало сайта

Как сделать зеркало сайта Зеркалами считаются сайты с разными доменными именами, но идентичным контентом...

22 08 2022 17:46:18

Зачем рассказывать о своем бизнесе в интернете. Рассуждения скромного предпринимателя

Если вы до сих пор сомневаетесь — прекратите это и делитесь своим опытом с читателями, потенциальными клиентами, инвесторами и партнерами. Узнать больше!...

21 08 2022 2:17:25

Первый рабочий день в Netpeak

Первый рабочий день в Netpeak Что ждет новичка в его первый день работы в Netpeak — подарки, первые задачи и традиции компании. Все, что нужно знать, чтобы меньше волноваться и влиться в коллектив. Узнать больше!...

20 08 2022 23:27:22

Кейс: заказ цветов с доставкой, SEO-продвижение сайта с ROMI 132%

Кейс: заказ цветов с доставкой, SEO-продвижение сайта с ROMI 132% SEO-продвижение интернет-сайта, где можно заказать доставку цветов. Оплатой за трафик под Россию, Украину, Казахстан, Армению, Грузию...

19 08 2022 19:40:49

[SEO настоящего] под микроскопом

[SEO настоящего] под микроскопом [SEO 2.0] — это продукт для бизнеса от Netpeak, он включает в себя принципиально новый подход к продвижению сайтов....

18 08 2022 18:27:44

Кейс по продвижению интернет-магазина женской одежды

Кейс по продвижению интернет-магазина женской одежды Как раскрутить виртуальный магазин женской одежды. Подробно рассказываем, что делали и чего достигли...

17 08 2022 4:50:57

Как получить и обработать сырые данные из Яндекс.Метрики

Как получить и обработать сырые данные из Яндекс.Метрики Как автоматизировать выгрузку данных онлайн из Яндекс.Метрики и импортировать полученную статистику для дальнейшего анализа или визуализации....

16 08 2022 7:40:16

Как провести контент-аудит сайта — пошаговое руководство

Как провести контент-аудит сайта — пошаговое руководство Как понять, что проект нуждается в новых текстах и сделать читателя счастливым...

15 08 2022 13:16:34

10 лучших книг о маркетинге

Это не автобиографические романы, не бесплатные учебники и не подборка книжек, чтобы скачать в epub. Это интересная топ литература о маркетинге, которую мы хотим вам посоветовать....

14 08 2022 8:59:17

42 требования к идеальному трекеру для мобильного приложения — чек-лист

42 требования к идеальному трекеру для мобильного приложения — чек-лист Грамотная аналитика в мире мобильных приложений, как и в целом в маркетинге — единственный путь к окупаемости продукта и выходу в высшую лигу брендов...

13 08 2022 13:29:51

15 фишек контекстной рекламы — итоги круглого стола 8P 2019

Работающие способы повысить эффективность рекламных кампаний...

12 08 2022 14:50:50

Экспоненциальный рост дохода, эффект синергии или сравнительный кейс по тематике «зимние шины»

Экспоненциальный рост дохода, эффект синергии или сравнительный кейс по тематике «зимние шины» Отличный кейс Ольги Костовой. Увеличивая бюджет на рекламу вдвое, вы начинаете заpaбатывать не вдвое больше, а в 2.5, 3 и так далее раз больше. На примере кейса показываем, как это происходит. Читать дальше....

11 08 2022 18:32:36

Теги alternate, hreflang, media, type — зачем и как их использовать

Теги alternate, hreflang, media, type — зачем и как их использовать О важных для разметки сайта тегах — alternate, hreflang, media, — и как их грамотно использовать при продвижении....

10 08 2022 22:31:58

Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::