Как написать follow up, чтобы от него был результат? > NetPeak - Независимость и осознанность
NetPeak Biz Tech    


Как написать follow up, чтобы от него был результат?

Как написать follow up, чтобы от него был результат?

< >

Follow up (FU) — письмо, которое составляют и рассылают по итогам встречи всем участникам. Его цель — зафиксировать результаты и установить связь между собеседниками.

Умение составлять FU полезно всем: руководителям, инициирующим собрания коллектива, менеджерам, которые проводят переговоры с клиентами, соискателям, проходящим интервью.

В этой статье — инструкция по составлению и оформлению FU, которую используют в Netpeak Group.

Для каких встреч follow up обязателен

По итогам любой деловой встречи полезно составить краткий конспект. Это поможет структурировать мысли и сделать выводы. Такой FU хорошо написать для себя. Но есть случаи, когда необходимо написать итоговое письмо для всех участников встречи.

В Netpeak Group определили два типа таких встреч:

  1. Когда обсуждаем условия, которые нужно зафиксировать: сотрудничество, мотивацию, работу, функциональные обязанности, карьерный рост, пересмотр ставок и так далее.
  2. Когда участников больше двух, и мы приняли решение о дальнейших действиях: выполнить задачу, позвонить клиенту, встретиться с сотрудником, написать партнеру.

Если встречаются только два сотрудника, они не пишут FU — просто вносят задачи в планировщик (в нашем случае, ПланФикс).

Кто пишет FU?

FU по итогам беседы с не более чем тремя участниками — на инициаторе встречи.

Если участников больше трех, инициатор назначает ответственного за ведение FU (это может быть и он сам).

Когда пишут FU?

Follow up обязательно пишут во время встречи, а не после нее.

По завершении, ответственный за FU читает его, чтобы свериться с участниками, все ли правильно он зафиксировал. Так можно:

  • записать все договоренности, если ответственный за FU что-то упустил;
  • убедиться, что все говорят «на одном языке».

Например, договорились о выполнении задачи. Вы поняли, что крайний срок выполнения задачи — январь. А постановщику необходим результат до начала нового календарного года, то есть в декабре. Вы читаете follow up, где указали сроки. Вторая сторона увидела неточность в датах и быстро отреагировала. Результат — минус один конфликт и обида за сорванный дедлайн.

FU: что внутри?

  1. FU — это резюме, а не конспект или стенограмма. Здесь описан результат, а не процесс обсуждения. По сути, это — список задач.

Изложение задачи — максимально четкое, понятное и исчерпывающее. Так, чтобы сотрудник, которого не было на встрече, понял суть договоренностей: кто, что и в какие сроки должен сделать.

Описание допускается, если договорились, каким образом выполнить задачу. Не так: «Вася покажет Пете, как делать докс». А вот так: «Решили сделать докс с публикациями, готовыми к вёрстке в блоге. Его сделает Вася, а заполнять докс на регулярной основе будет Петя».

  1. Убираем из текста незнакомые слова (термины, сленг). Используем простые предложения. Информацию структурируем и подаем в виде списка.
  2. Каждый пункт FU должен побуждать определенного сотрудника к действию.
Действие — это единица деятельности, которая направлена на достижение осознаваемой цели.

То есть, пишем не абстpaктно: «Надо сделать докс», — а конкретно: «[Nickname] (в группе компаний Netpeak вместо имен используются ники сотрудников) сделает докс».

Важно: используем глаголы совершенного вида (отвечает на вопрос: что сделать?). Не «Вася делает докс», а «Вася сделает докс».

  1. У каждого пункта FU должен быть один ответственный за выполнение. Если назначать двоих и более, результата не дождётесь. Каждый будет думать, что сделает другой.
  2. Для выполнения задач указываем четкие дедлайны.

Пример FU

Вопрос: Инвентаризация ТМЦ: как контролировать, чтобы использовали имеющуюся технику, а не закупали еще новую.

FU:

  1. Провести инвентаризацию всей техники: ноуты, мониторы, гарнитуры, роутеры, проекторы, камеры, видеотехника, колонки, системные блоки. То есть все, кроме периферии: мышек, клавиатур.

Ответственный: Инт. Дедлайн — до 31.01.2020.

  1. В шаблоне чек-листа на увольнение добавить задачу о том, что Административный координатор должна принять технику у увольняющегося (ноут нужно принимать только с блоком питания) и внести данные в инвентаризационный документ, а увольняющийся — сдать технику Административному координатору, а не оставить её на столе. С момента приема до передачи техники сисадмину ответственность за нее несет Административный координатор.

Ответственный: Сойер. Дедлайн — до 31.01.2020.

Как оформить email с FU, чтобы он не потерялся?

  1. FU всегда рассылается по корпоративным электронным адресам всех участников встречи.

Это нужно, чтобы при необходимости вы не искали FU во всех мессенджерах и блокнотах. А знали, что он может быть только на почте.

В поле «Кому» указывайте всех участников митинга и ответственных за задачи.

В «Копию» — тех, кто должен быть в курсе (если таковые есть).

  1. Тема письма оформляется по шаблону:

Follow up [участники встречи или домен проекта] [дата встречи] / [краткая суть встречи] [при необходимости можно добавить ключевые слова, которые помогут найти письмо]

Пример: «Follow up Pachulya & Irbin 15.08.2019 / требовательность в работе».

  1. Если встречи между сотрудниками (не с клиентами!) проходят регулярно, то FU нужно писать в одной цепочке писем.

В этом случае тема письма будет такой: «Follow up [участники встречи] / Регулярные встречи».

Если регулярные встречи проходят по одной теме, то шаблон такой: «Follow up [участники встречи] / регулярные встречи / [ключевые слова по встрече]».

Пример: «Лунаход, Слав и Вин проводят регулярные встречи по двум темам: roadmap разработки / набор сотрудников».

В этом случае темы фоллоуапов будут такие:

  • «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / roadmap разработки / роадмэп»;
  • «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / набор сотрудников / рекрутинг, вакансии».
  1. К письму с FU ответственный за его написание прикрепляет фото тезисов, если на встрече кто-то записывал их на флипчарте или листе.
  2. Перед отправкой ответственный за написание FU проставляет всем задачи в ПланФикс, а ссылки на них размещает в письме.

Сам по себе follow up не обязывает сотрудника выполнять задачу. Для этого она должна быть указана в ПланФикс.

Выводы

Follow up — резюме с итогами встречи. Это рабочий документ, который должен:

  • быть понятен всем, кто его прочтет, а не только участникам встречи;
  • содержать лишь решения и задачи без абстpaктных описаний;
  • назначать не более одного ответственного для каждой задачи;
  • устанавливать сроки выполнения задач.

Единственное место, где может находиться FU — это электронный ящик.

Тема письма с FU оформляется по определённому шаблону, что облегчает его поиск.

Оригинал поста — в телеграм-канале HR-среда. Здесь много информации о самоорганизации, прокачке софт и хард-скиллов, управлении бизнесом и процессами.



Комментарии:

Кликбейт-заголовки — всё: почему лента Facebook станет лучше

Кликбейт-заголовки — всё: почему лента Facebook станет лучше Кликбейтинг в опасности. Если хочешь узнать методы работы антикликбейт-комaнды Facebook, просто нажми на этот заголовок...

19 07 2025 4:57:12

Спарта, поза гирлянды и микрочип: реклама июня-2021

Спарта, поза гирлянды и микрочип: реклама июня-2021 Чем удивляла, радовала и смешила реклама в социальных сетях в июне 2021 года...

18 07 2025 12:15:22

На что обратить внимание при выборе движка для сайта

На что обратить внимание при выборе движка для сайта Готовые коробочные решения — отличная идея, которая решает много задач, а ещё это относительно недорого. Но такой вариант подойдет далеко не всем. Узнать больше!...

17 07 2025 0:58:55

Как вести личный блог

Как вести личный блог Если ваш товар или услуга будут хорошо выглядеть на фото или целевая аудитория точно находится в Инстаграм, площадка для будущего блога определена. Узнать больше!...

16 07 2025 12:18:24

Стили управления по Ицхаку Адизесу

Стили управления по Ицхаку Адизесу Менеджмент и лидерство: 4 разных типа руководства организацией и нескучные иллюстрации в стиле South park....

15 07 2025 20:38:12

Как построить диаграмму и не облажаться

Как построить диаграмму и не облажаться Как нарисовать круговую или столбчатую диаграмму. Избавляемся от популярных ошибок при оформлении...

14 07 2025 9:38:44

Как настроить таргетированную рекламу в Instagram через рекламный кабинет Facebook

Как настроить таргетированную рекламу в Instagram через рекламный кабинет Facebook Руководство для всех, кто продает через Instagram: когда стоит воспользоваться рекламным кабинетом Facebook для настройки кампании в Instagram и как правильно запустить рекламу в Instagram через кабинет Facebook. Читайте дальше!...

13 07 2025 18:49:57

Как digital-специалистам сохранить конкурентоспособность в 2021 году: 5 важных навыков и рекомендации по самопрезентации

Как digital-специалистам сохранить конкурентоспособность в 2021 году: 5 важных навыков и рекомендации по самопрезентации Digital-маркетинг развивается и модернизируется: новые методы работы, инструменты и технологии. И стабильно растут требования к digital-специалистам. Чтобы оставаться в профессии, нужно мониторить тренды, отслеживать тенденции и повышать знания....

12 07 2025 5:53:25

Как удалить себя из социальных сетей

Как удалить себя из социальных сетей Программа действий, если захотелось удалить себя из ютуба, гугла и прочих социалок....

11 07 2025 1:48:26

Краткий курс машинного обучения, или Как создать нейронную сеть для решения задачи по скорингу

Краткий курс машинного обучения, или Как создать нейронную сеть для решения задачи по скорингу Нейронные сети, нейросети онлайн, сверхточные нейронные сети. Я рассажу, как они устроены, как написать свою нейронную сеть с нуля, как правильно обучить нейронную сеть на имеющихся данных...

10 07 2025 2:22:23

Как создать и запустить тысячи объявлений с помощью файла Excel

Как создать и запустить тысячи объявлений с помощью файла Excel Как быстро создавать и запускать объявления, а также массово вносить правки в кампании с помощью файла Excel...

09 07 2025 0:38:37

Сколько заpaбатывают интернет-маркетологи? Рейтинг зарплат за второе полугодие 2018

Сколько заpaбатывают интернет-маркетологи? Рейтинг зарплат за второе полугодие 2018 Комaнда Serpstat провела исследование среди интернет-маркетологов и создала виджет, который рассчитывает среднюю зарплату на основе опыта, навыков и знаний специалистов. Что из этого получилось, читаем в статье....

08 07 2025 10:30:17

20 фактов о развитии мобильных приложений — инфографика

20 фактов о развитии мобильных приложений — инфографика Рынок мобильных приложений и его глобальные тренды из исследования App Annie...

07 07 2025 14:29:37

Как отслеживать клики по телефонным номерам

Как отслеживать клики по телефонным номерам Быстрый и бесплатный способ настройки целей через Google Tag Manager....

06 07 2025 11:43:31

SMM-кейс в тематике «кухонная бытовая техника»

SMM-кейс в тематике «кухонная бытовая техника» Продвижение бытовой техники в социальных сетях: кейс с целями и задачами, механикой конкурса, выбором целевой аудитории, концепции и условий, а также итогами акции с цифрами по количеству постов, участников и ростом узнаваемости бренда...

05 07 2025 17:55:20

MeDiConf — новая конференция по медицинскому маркетингу от Netpeak и Octopus Events

MeDiConf — новая конференция по медицинскому маркетингу от Netpeak и Octopus Events 29 ноября в Киеве в UNIT.City — конференция по медицинскому маркетингу MeDiConf...

04 07 2025 6:19:11

Как написать кейс — руководство для технарей на примере кейса Citrus и Netpeak в блоге Google

Как написать кейс — руководство для технарей на примере кейса Citrus и Netpeak в блоге Google Как написать годный кейс и победить страх чистого листа...

03 07 2025 15:15:43

Чаты для бизнеса от Яндекс: руководство по настройке

Чаты для бизнеса от Яндекс: руководство по настройке Идеи для интернет-маркетологов, как получить дополнительные каналы трафика и сделать заметным сниппет в поисковой выдаче....

02 07 2025 22:10:35

«Демография» и «Технология». Сравнение отчетов в GA4 и Google Universal ***ytics

Решили перейти на Google ***ytics 4? Предлагаем разобраться, чем отличается инструмент от предыдущей версии и изучить новинки в отчетах «Демография» и «Технология»....

01 07 2025 17:53:25

Как перестать суетиться и начать контролировать свою продуктивность

Как перестать суетиться и начать контролировать свою продуктивность Инструкция для трудоголиков для тех, кто старается выполнить как можно больше заданий, а заметного прогресса при этом нет. Работать много и эффективно не всегда полезно. Если бы эффективная работа была залогом успеха, каждому хомяку воздвигли бы памятник...

30 06 2025 8:33:42

18 способов собрать базу подписчиков для email-рассылок

18 способов собрать базу подписчиков для email-рассылок Будьте полезны, будьте удобны и будьте везде. Далее подробно — 18 способов собрать базу для email-рассылок. О пользе бесплатного, привлечении внимания, возможных активностях для аудитории, социальных доказательствах, предсказуемости, работе с Facebook и многом другом...

29 06 2025 8:28:51

Что такое ассоциированные конверсии и как проверить их ценность

Что такое ассоциированные конверсии и как проверить их ценность Примерно 70% конверсий происходит за счет дополнительных источников, их ценность отражается в GA. Разбираемся, какие отчеты использовать для анализа и оценки таких источников. Читайте далее!...

28 06 2025 4:40:29

Чем отличается адвокат бренда от посла бренда?

Чем отличается адвокат бренда от посла бренда? Что такое посол бренда и чем он отличается от адвоката бренда?...

27 06 2025 14:20:59

Как определить плотность ключевых слов — советы и сервисы

Как определить плотность ключевых слов — советы и сервисы Сервисы для определения оптимальной плотности ключевых слов...

26 06 2025 0:22:25

«Лучший питч — продукт, клиенты и доходы». Интервью с Виталием Гончаруком о маркетинге Augmented Pixels

«Лучший питч — продукт, клиенты и доходы». Интервью с Виталием Гончаруком о маркетинге Augmented Pixels СЕО of Augmented Pixels рассказал нам о принципах ведения бизнеса в Украине и США, о ненужности бизнес-планов и креативных питчей, а также о способе стать лучшим программистом...

25 06 2025 18:49:24

Продвижение мобильных игр — расшифровка терминов и аббревиатур

Словосочетания и аббревиатуры, которыми пользуются на рынке игрового маркетинга....

24 06 2025 10:34:16

Владимир Меркушев о фишках Казнета и рецепте успеха в сети

Об особенностях реализации интернет-проектов в Великобритании, России и Казахстане и фишках успешного ведения бизнеса онлайн мы побеседовали с Владимиром Меркушевым — руководителем интернет-проектов успешной казахстанской компании Kolesa.kz....

23 06 2025 2:56:36

15 примеров удачных маркетинговых онлайн-активностей к Новому году

15 примеров удачных маркетинговых онлайн-активностей к Новому году Адвент-календарь, конкурсы и викторины, праздничные линейки товаров, подборки подарков для родных и близких, опросы, тесты и другие интересности. Используйте, если нужны идеи и вдохновение....

22 06 2025 16:26:40

Как email-рассылки принесли ceкc-шопу 20% дохода

Как email-рассылки принесли ceкc-шопу 20% дохода Кейс выполнимой миссии — отправили рассылку по «холодной» базе и обошли запреты почтовых сервисов на изображения 18+...

21 06 2025 2:15:27

Делаем первичный сбор семантики грамотно, экономя время на чистках

Делаем первичный сбор семантики грамотно, экономя время на чистках Как составить список, работа с которым займет меньше времени, чем обычно. На примере обработки запросов в ювелирной тематике....

20 06 2025 1:22:12

5 советов для специалистов по контекстной рекламе

5 советов для специалистов по контекстной рекламе Полезные советы для тех, кто делает контекст своими ручками :)...

19 06 2025 1:12:15

Странные сайты — 40 диких, симпатичных и очень талантливых ресурсов

Странные сайты — 40 диких, симпатичных и очень талантливых ресурсов И уж если бумага стерпит все, интернет — тем более, а значит онлайн-исповедальне быть! И не только ей......

18 06 2025 2:23:59

Исследование о ценности доброжелательного лидерства

Исследование о ценности доброжелательного лидерства Так называемый Humankindex (доброжелательный стиль управления) способствует инновациям в компании....

17 06 2025 13:19:27

Контекстная реклама для сервиса доставки пиццы в Украине — ROMI 616% за 4 месяца

Контекстная реклама для сервиса доставки пиццы в Украине — ROMI 616% за 4 месяца Поисковая реклама для службы доставки еды — пpaктические советы, как выделиться на фоне конкурентов в популярной нише. На примере харьковской доставки пиццы мы покажем, как правильно продавать еду. Читайте в статье!...

16 06 2025 3:30:27

Блог Netpeak 2.0 — мы всё поменяли, и вот почему

Блог Netpeak 2.0 — мы всё поменяли, и вот почему Блог на новом движке и с новым дизайном, перетянувший в себя огромное количество постов и комментариев за Х лет своей работы...

15 06 2025 6:27:51

Как настроить Facebook Business Manager для удобной работы

Facebook + Instagram, Business Manager + основная бизнес-страница на Facebook, BM + рекламный аккаунт и так далее....

14 06 2025 8:30:47

Зачем нужна платформа Apple Search Ads при продвижении мобильного приложения

Зачем нужна платформа Apple Search Ads при продвижении мобильного приложения Реклама в ASA значительно повышает эффективность ASO....

13 06 2025 5:36:43

Фандрайзинг — руководство по привлечению инвестиций в стартап

Фандрайзинг — руководство по привлечению инвестиций в стартап Процесс привлечения сторонних ресурсов отнимает основную часть времени у большинства основателей стартапов. Читайте руководство, которое поможет сделать этот процесс во время серии А более эффективным....

12 06 2025 1:18:43

Что такое метавселенная и когда она станет реальной

Что такое метавселенная и когда она станет реальной Microsoft, Facebook и другие технологические компании заявляют, что метавселенная — это будущее интернета. Или настоящее? Давайте разберемся...

11 06 2025 22:17:20

Кейс по выводу из фильтра Google Panda интернет-магазина отопительной и водоснабжающей техники: ROMI 338%

Кейс по выводу из фильтра Google Panda интернет-магазина отопительной и водоснабжающей техники: ROMI 338% Признаки того, что магазин находится под фильтром и шаги по выводу из него...

10 06 2025 2:32:46

Как быстро составить карту редиректов для дроп-домена

Как быстро составить карту редиректов для дроп-домена Чтобы проставить 301 редиректы, вначале надо выгрузить весь список топовых страниц по обратным ссылкам...

09 06 2025 6:24:50

Масштабный редизайн блога UniSender — рост органического трафика

Масштабный редизайн блога UniSender — рост органического трафика Как за полгода обновить корпоративный блог, зачем это может быть нужно. О том, как начинали с сегментации, внедряли SEO-рекомендации, оптимизировали ЧПУ, трaнcлитерацию, пагинацию и структуру блога вплоть до конкретной работы со статьями, рейтингами и их страницами...

08 06 2025 2:33:56

Google My Business: как локальному бизнесу получать 1000+ бесплатных запросов

Google My Business: как локальному бизнесу получать 1000+ бесплатных запросов 7 советов для оптимизации вашего профиля в Google Мой Бизнес....

07 06 2025 15:55:57

Кейс Sportcenter Store — рост транзакций на 295% с помощью платной рекламы

Быстро разогнать рекламные кампании и получить рост конверсий при повышении CPA до 100%. Как этого добиться — читайте в новом кейсе....

06 06 2025 14:24:15

Индекс ридабилити и SEO

Индекс ридабилити и SEO Часто копирайтеры пишут для поисковых роботов, не заботясь о качестве контента и читабельности. Рассмотрим метрики для оценки ридабилити....

05 06 2025 5:32:36

Как готовить баннеры для мобильной рекламы

Как готовить баннеры для мобильной рекламы Как сделать креативный мобильный баннер. Зачем нужны особенные баннеры для мобильных? Что делать с картинкой? Что делать с текстом? Что делать с другими рекламными форматами? Дополнительные элементы. Обо всем этом детально и спримерами...

04 06 2025 5:56:31

Настраиваем особые правила в AdWords Editor

Настраиваем особые правила в AdWords Editor Функционал для специалистов и новичков: как настраивать особые правила. Знания, которые помогают предотвратить грубые ошибки в рекламе товаров и услуг. Читать дальше!...

03 06 2025 14:48:18

Как повысить CTR объявлений с помощью расширений

Как добиться 100% пользы от контекстных объявлений с помощью расширений...

02 06 2025 3:29:45

Создание простой темы для WordPress

Простые пошаговые советы о том, как самому сделать верстку шаблона Wordpress. От вас не требуется знание PHP, но хорошо если вы владеете Photoshop и CSS для создания дизайна. Узнать больше!...

01 06 2025 14:53:11

Работа с автоматическими типами кампаний на Facebook

Работа с автоматическими типами кампаний на Facebook Как вести рекламные кампании и что делать на разных этапах настройки. Делимся опытом: примерами, кейсами и рекомендациями. Узнать больше и настроить свои РК, как боженька!...

31 05 2025 18:47:32

Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::