Как написать follow up, чтобы от него был результат? > NetPeak - Независимость и осознанность
NetPeak Biz Tech    


Как написать follow up, чтобы от него был результат?

Как написать follow up, чтобы от него был результат?

< >

Follow up (FU) — письмо, которое составляют и рассылают по итогам встречи всем участникам. Его цель — зафиксировать результаты и установить связь между собеседниками.

Умение составлять FU полезно всем: руководителям, инициирующим собрания коллектива, менеджерам, которые проводят переговоры с клиентами, соискателям, проходящим интервью.

В этой статье — инструкция по составлению и оформлению FU, которую используют в Netpeak Group.

Для каких встреч follow up обязателен

По итогам любой деловой встречи полезно составить краткий конспект. Это поможет структурировать мысли и сделать выводы. Такой FU хорошо написать для себя. Но есть случаи, когда необходимо написать итоговое письмо для всех участников встречи.

В Netpeak Group определили два типа таких встреч:

  1. Когда обсуждаем условия, которые нужно зафиксировать: сотрудничество, мотивацию, работу, функциональные обязанности, карьерный рост, пересмотр ставок и так далее.
  2. Когда участников больше двух, и мы приняли решение о дальнейших действиях: выполнить задачу, позвонить клиенту, встретиться с сотрудником, написать партнеру.

Если встречаются только два сотрудника, они не пишут FU — просто вносят задачи в планировщик (в нашем случае, ПланФикс).

Кто пишет FU?

FU по итогам беседы с не более чем тремя участниками — на инициаторе встречи.

Если участников больше трех, инициатор назначает ответственного за ведение FU (это может быть и он сам).

Когда пишут FU?

Follow up обязательно пишут во время встречи, а не после нее.

По завершении, ответственный за FU читает его, чтобы свериться с участниками, все ли правильно он зафиксировал. Так можно:

  • записать все договоренности, если ответственный за FU что-то упустил;
  • убедиться, что все говорят «на одном языке».

Например, договорились о выполнении задачи. Вы поняли, что крайний срок выполнения задачи — январь. А постановщику необходим результат до начала нового календарного года, то есть в декабре. Вы читаете follow up, где указали сроки. Вторая сторона увидела неточность в датах и быстро отреагировала. Результат — минус один конфликт и обида за сорванный дедлайн.

FU: что внутри?

  1. FU — это резюме, а не конспект или стенограмма. Здесь описан результат, а не процесс обсуждения. По сути, это — список задач.

Изложение задачи — максимально четкое, понятное и исчерпывающее. Так, чтобы сотрудник, которого не было на встрече, понял суть договоренностей: кто, что и в какие сроки должен сделать.

Описание допускается, если договорились, каким образом выполнить задачу. Не так: «Вася покажет Пете, как делать докс». А вот так: «Решили сделать докс с публикациями, готовыми к вёрстке в блоге. Его сделает Вася, а заполнять докс на регулярной основе будет Петя».

  1. Убираем из текста незнакомые слова (термины, сленг). Используем простые предложения. Информацию структурируем и подаем в виде списка.
  2. Каждый пункт FU должен побуждать определенного сотрудника к действию.
Действие — это единица деятельности, которая направлена на достижение осознаваемой цели.

То есть, пишем не абстpaктно: «Надо сделать докс», — а конкретно: «[Nickname] (в группе компаний Netpeak вместо имен используются ники сотрудников) сделает докс».

Важно: используем глаголы совершенного вида (отвечает на вопрос: что сделать?). Не «Вася делает докс», а «Вася сделает докс».

  1. У каждого пункта FU должен быть один ответственный за выполнение. Если назначать двоих и более, результата не дождётесь. Каждый будет думать, что сделает другой.
  2. Для выполнения задач указываем четкие дедлайны.

Пример FU

Вопрос: Инвентаризация ТМЦ: как контролировать, чтобы использовали имеющуюся технику, а не закупали еще новую.

FU:

  1. Провести инвентаризацию всей техники: ноуты, мониторы, гарнитуры, роутеры, проекторы, камеры, видеотехника, колонки, системные блоки. То есть все, кроме периферии: мышек, клавиатур.

Ответственный: Инт. Дедлайн — до 31.01.2020.

  1. В шаблоне чек-листа на увольнение добавить задачу о том, что Административный координатор должна принять технику у увольняющегося (ноут нужно принимать только с блоком питания) и внести данные в инвентаризационный документ, а увольняющийся — сдать технику Административному координатору, а не оставить её на столе. С момента приема до передачи техники сисадмину ответственность за нее несет Административный координатор.

Ответственный: Сойер. Дедлайн — до 31.01.2020.

Как оформить email с FU, чтобы он не потерялся?

  1. FU всегда рассылается по корпоративным электронным адресам всех участников встречи.

Это нужно, чтобы при необходимости вы не искали FU во всех мессенджерах и блокнотах. А знали, что он может быть только на почте.

В поле «Кому» указывайте всех участников митинга и ответственных за задачи.

В «Копию» — тех, кто должен быть в курсе (если таковые есть).

  1. Тема письма оформляется по шаблону:

Follow up [участники встречи или домен проекта] [дата встречи] / [краткая суть встречи] [при необходимости можно добавить ключевые слова, которые помогут найти письмо]

Пример: «Follow up Pachulya & Irbin 15.08.2019 / требовательность в работе».

  1. Если встречи между сотрудниками (не с клиентами!) проходят регулярно, то FU нужно писать в одной цепочке писем.

В этом случае тема письма будет такой: «Follow up [участники встречи] / Регулярные встречи».

Если регулярные встречи проходят по одной теме, то шаблон такой: «Follow up [участники встречи] / регулярные встречи / [ключевые слова по встрече]».

Пример: «Лунаход, Слав и Вин проводят регулярные встречи по двум темам: roadmap разработки / набор сотрудников».

В этом случае темы фоллоуапов будут такие:

  • «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / roadmap разработки / роадмэп»;
  • «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / набор сотрудников / рекрутинг, вакансии».
  1. К письму с FU ответственный за его написание прикрепляет фото тезисов, если на встрече кто-то записывал их на флипчарте или листе.
  2. Перед отправкой ответственный за написание FU проставляет всем задачи в ПланФикс, а ссылки на них размещает в письме.

Сам по себе follow up не обязывает сотрудника выполнять задачу. Для этого она должна быть указана в ПланФикс.

Выводы

Follow up — резюме с итогами встречи. Это рабочий документ, который должен:

  • быть понятен всем, кто его прочтет, а не только участникам встречи;
  • содержать лишь решения и задачи без абстpaктных описаний;
  • назначать не более одного ответственного для каждой задачи;
  • устанавливать сроки выполнения задач.

Единственное место, где может находиться FU — это электронный ящик.

Тема письма с FU оформляется по определённому шаблону, что облегчает его поиск.

Оригинал поста — в телеграм-канале HR-среда. Здесь много информации о самоорганизации, прокачке софт и хард-скиллов, управлении бизнесом и процессами.



Комментарии:

Как найти партнера среди подрядчиков — советы предпринимателям

Как найти партнера среди подрядчиков — советы предпринимателям Опрос экспертов. Как правильно искать подрядчиков, которые станут партнерами для вашего бизнеса? Как долго работать с партнерами и не испортить отношения? На что обращать внимание в первую очередь, а на что можно закрыть глаза?...

25 05 2024 10:19:36

Как связать Яндекс.Директ с Microsoft Power BI

Чтобы создавать удобные отчеты, импортируйте данные из Яндекс.Директ в Microsoft Power BI с помощью язык R...

24 05 2024 17:51:51

Кейс по контекстной рекламе новостного сайта: качественный трафик за $0,02

Кейс по контекстной рекламе новостного сайта: качественный трафик за $0,02 В этом кейсе я не смогу похвастаться ROMI (возврат маркетинговых инвестиций), так как его герои — это новостные порталы. Основная задача — трафик. Но не просто трафик, а трафик по низкой стоимости....

23 05 2024 9:50:57

Алексей Гулый о правильных людях, новых идеях и бизнесе без потерь

Алексей Гулый о правильных людях, новых идеях и бизнесе без потерь Как начать бизнес в институте и масштабировать его до международной группы компаний. Собрали все самое интересное из интервью фаундера «Техно Ёж» Алексея Гулыя на конференции 8P....

22 05 2024 7:40:22

Контекстная реклама для строительной компании в Украине — рост конверсий в 5 раз

Контекстная реклама для строительной компании в Украине — рост конверсий в 5 раз Почему в рекламе недвижимости стоит запускать динамический ремаркетинг...

21 05 2024 10:24:15

Как продвигать онлайн-бизнес в Казахстане — видеоконспект семинара Netpeak Friends Day

Как продвигать онлайн-бизнес в Казахстане — видеоконспект семинара Netpeak Friends Day Лекции о ключевых этапах развития бизнеса в интернете: от создания сайта до подсчета ROMI (возврат маркетинговых инвестиций) рекламных каналов...

20 05 2024 17:21:39

Что такое безанкорные ссылки

Что такое безанкорные ссылки Полезный ликбез для новичков и бизнесменов: анкорные и безанкорные ссылки. Чем отличаются, зачем нужны, какое влияние оказывают на раскрутку сайта в интернете? Узнать!...

19 05 2024 10:59:13

Как составить и анализировать KPI для PR-менеджера

Как составить и анализировать KPI для PR-менеджера PR должен решать задачи бизнеса и для этого мало мониторить упоминания компании или бренда, нужно анализировать. С появлением соцсетей пиар изменился. Узнать больше!...

18 05 2024 20:53:13

Как достичь роста дохода на 172% за 10 месяцев, когда среди конкурентов — аптеки. SEO для Amrita

Как достичь роста дохода на 172% за 10 месяцев, когда среди конкурентов — аптеки. SEO для Amrita Продвижение монобренда: особенности, трудности, подводные камни. Ниша здоровья и красоты....

17 05 2024 4:31:40

К чему быть готовым продавцам одежды и обуви — пример тематической стратегии Netpeak

К чему быть готовым продавцам одежды и обуви — пример тематической стратегии Netpeak Советы специалистов по продвижению интернет-магазинов в сверхконкурентной нише одежды и обуви...

16 05 2024 2:27:53

Как быстро снизить стоимость конверсий в нише элитных автоуслуг — кейс Аверс-центр

Как быстро снизить стоимость конверсий в нише элитных автоуслуг — кейс Аверс-центр Среди интернет-маркетологов существует мнение, что медийная реклама — не перформанс-инструмент. То есть не приносит прямые конверсии. Когда медийные кампании продают — кейс центра тюнинга автомобилей премиум класса....

15 05 2024 22:11:58

16 отчетов Яндекс.Метрики для анализа сайта и аудитории

16 отчетов Яндекс.Метрики для анализа сайта и аудитории Многие специалисты недооценивают эффективность отчетов Яндекс.Метрики. Очень зря. Вот чем они могут быть полезны....

14 05 2024 22:11:17

Видеореклама в Google Ads: как оставить только релевантные площадки

Видеореклама в Google Ads: как оставить только релевантные площадки Четыре способа исключить нерелевантные места размещения видеорекламы, а также полезные списки минус-слов и детских YouTube-каналов....

13 05 2024 1:46:27

Реклама в YouTube для производителя окон в Украине — рост количества лидов на 176%

Реклама в YouTube для производителя окон в Украине — рост количества лидов на 176% Cтоимость просмотра в Google Ads дешевле как минимум в два раза по сравнению со Smart TV...

12 05 2024 3:46:53

Стратегия email-маркетинга: кому и зачем мы шлем письма

Стратегия email-маркетинга: кому и зачем мы шлем письма Старт любых активностей в сфере email-маркетинга — разработка стратегии...

11 05 2024 11:30:44

Какой домен выбрать: ru, com или net

Какой домен выбрать: ru, com или net Домен — это адрес (имя) сайта в сети интернет, по которому его находят пользователи. Он состоит из букв, символов и цифр, должен быть уникальным, чтобы владельцу ресурса удалось добиться качественного продвижения. Как подобрать лучший? Читайте!...

10 05 2024 13:13:17

Оптимизация страниц пагинации интернет-магазина — подробная инструкция

Оптимизация страниц пагинации интернет-магазина — подробная инструкция Как правильно оптимизировать страницы пагинации, чтобы не допустить проседание целевого трафика...

09 05 2024 13:51:53

Запорожский козак на динозавре, реклама наркотиков в Instagram и «курка» вместо SPAM — мартовская реклама в соцсетях

Запорожский козак на динозавре, реклама наркотиков в Instagram и «курка» вместо SPAM — мартовская реклама в соцсетях Чем радовала, смущала и шокировала реклама в социальных сетях в марте 2021-го...

08 05 2024 14:57:37

Что такое показатель отказов и как его снизить

Что такое показатель отказов и как его снизить Влияет ли значение показателя отказов на ранжирование сайта в поисковых системах и стоит ли переживать из-за высоких показателей отказов? Узнать больше....

07 05 2024 13:42:34

Какие данные о пользователях можно собирать сайтам, а какие — нет

Какие данные о пользователях можно собирать сайтам, а какие — нет General Data Protection Regulation (GDPR): ответы на вопросы....

06 05 2024 16:59:16

Как украинский бизнес меняет свой маркетинг во время карантина — подборка примеров

Как украинский бизнес меняет свой маркетинг во время карантина — подборка примеров Новые тактики в рекламных кампаниях, SMM и PR, которые использует бизнес в новых условиях...

05 05 2024 14:15:32

Как поисковые системы индексируют сайт

Как поисковые системы индексируют сайт Система индексирования страниц — как поисковик и его роботы разбирают перечень контента по полочкам...

04 05 2024 8:45:55

Как быстро проверить индексацию сайта в Google и Яндекс

Как быстро проверить индексацию сайта в Google и Яндекс Быстрая индексация: как оперативно узнать, попала ли важная для вас страница в поисковые системы Google и Яндекс....

03 05 2024 19:18:25

Дропшиппинг: как за два месяца снизить стоимость привлечения лида на 25%

Дропшиппинг: как за два месяца снизить стоимость привлечения лида на 25% Дропшип предполагает минимум затрат со стороны предпринимателя. Например, не нужно думать о логистике, держать склад. Можно минимизировать и траты на рекламу. Узнать как!...

02 05 2024 6:46:31

Как выучить английский: советы специалистов Netpeak Group

6 лайфхаков из опыта специалистов Netpeak Group: пpaктические советы о том, как погрузиться в англоязычную среду в комфортном для себя ритме и объеме. Читайте далее....

01 05 2024 6:36:31

5 фишек Google ***ytics для SEO-специалистов

5 фишек Google ***ytics для SEO-специалистов Как прокачать свои знания и навыки использования GA, чтобы оптимизировать сайт и получать больше (намного больше, чем сейчас) трафика, конверсий, вовлечения. Больше!...

30 04 2024 6:23:53

Корпоративная культура Blizzard: как выглядит офис гeйм-гиганта и зачем сотрудникам дарят мечи и перстни

Как Blizzard реализует тимбилдинг, мотивирует сотрудников и превращает офис в музей...

29 04 2024 5:38:49

Постэффект контекстной рекламы

Постэффект контекстной рекламы Контекстная реклама и ее эффективность: как долго длится, как измерить, что бывает, как заканчиваются деньги....

28 04 2024 13:57:31

Microsoft Power BI в интернет-маркетинге — дайджест полезных публикаций

Microsoft Power BI в интернет-маркетинге — дайджест полезных публикаций Как связать данные, полученные из множества различных источников, и визуализировать их в виде удобных интеpaктивных отчетов...

27 04 2024 5:48:20

Яндекс.Аудитории: полное руководство по созданию и использованию сегментов

Яндекс.Аудитории: полное руководство по созданию и использованию сегментов Четкий мануал для настройки Яндекс.Аудиторий от создания сегмента, работы с геолокацией, пикселем аудитории, похожими аудиториями, ретаргетингом и до корректировки ставок...

26 04 2024 12:12:56

Советы от Google для бизнеса — как вести себя в период неопределенности

Рекомендации от Google для бизнеса о поведении в период распространения коронавируса....

25 04 2024 5:41:30

10 видов инноваций

10 видов инноваций Примеры инновационных проектов. Нескучная рецензия на интересную книгу....

24 04 2024 0:20:45

10 фишек облачной телефонии для удаленной работы отдела продаж и колл-центра

10 фишек облачной телефонии для удаленной работы отдела продаж и колл-центра Как связываться с клиентами и что делать, чтобы качество обслуживания не просело. Менеджер, который обpaбатывает звонки со своего мобильного, остается без контроля, поэтому АТС оказывается идеальным решением. Разбираемся в статье!...

23 04 2024 1:47:44

Как выбрать инструмент для импорта данных из Google ***ytics

Как выбрать инструмент для импорта данных из Google ***ytics Визуализация данных для новичков. Отвечаем на вопрос читателя....

22 04 2024 21:54:43

Первопроходцы в нише ремонта мобильных телефонов в Казахстане — история Satel.kz

Первопроходцы в нише ремонта мобильных телефонов в Казахстане — история Satel.kz Satel является одним из топовых игроков онлайн-маркета, но на старте интернет в качестве канала продаж не рассматривался. Когда онлайн запустили на полную? Узнать!...

21 04 2024 16:22:18

Как ангел-хранитель Sammy помогает продвигать носки

Как ангел-хранитель Sammy помогает продвигать носки Как говорят легенды, на создание дизайна этих носочков Sammy Icon вдохновили рисунки на стенах храма Темпло Майор в древнем городе Теночтитлан. К сожалению, город сейчас разобрали перуанские строители, но память о нем осталась в киевских носках...

20 04 2024 23:35:53

Netpeak Харьков: правила жизни нового офиса

Netpeak Харьков: правила жизни нового офиса Офис Netpeak в Харькове официально открыт! В этом посте, вместо игры на фанфарах, мы на собственном примере рассмотрим, что нужно для создания регионального отделения в разгар кризиса....

19 04 2024 14:57:27

Как настроить передачу уведомлений из Google Calendar в Telegram

Как настроить передачу уведомлений из Google Calendar в Telegram Мануал по созданию удобного планировщика повторяющихся действий....

18 04 2024 2:55:41

Сколько заpaбатывают интернет-маркетологи

Сколько заpaбатывают интернет-маркетологи Результаты четвертого опроса среди IT-специалистов по уровню зарплат интернет-маркетологов с интересными итогами от количества участников до самой высокооплачиваемой должности и среднего опыта в рынке. Узнайте больше!...

17 04 2024 7:10:34

Netpeak Group купила конференцию eCommerce от OWOX

Конференцию eCommerce будет развивать комaнда Octopus Events...

16 04 2024 0:55:24

Bihus.info — интервью с Денисом Бигусом

Bihus.info — интервью с Денисом Бигусом Денис Бигус, Bihus.info: с 13 до 457 000 подписчиков на YouTube за четыре года....

15 04 2024 7:35:38

Как оптимизировать страницы фильтров — руководство для новичков

Как оптимизировать страницы фильтров — руководство для новичков Идеальный вариант — грамотно оптимизировать страницы фильтров уже на этапе разработки сайта...

14 04 2024 7:47:49

Цистерны и насосы — задача по теории ограничений систем Голдратта

Цистерны и насосы — задача по теории ограничений систем Голдратта Используйте методы Элияху Голдратта для оптимизации процессов в жизни и на работе...

13 04 2024 17:28:48

Что такое консалтинг от Netpeak и почему он нужен инхаус-комaндам

Что такое консалтинг от Netpeak и почему он нужен инхаус-комaндам Где найти лидера для своей инхаус-комaнды маркетологов...

12 04 2024 16:10:32

Как сформировать комaнду департамента маркетинга для международной компании

Как сформировать комaнду департамента маркетинга для международной компании Поговорим о soft skills, потому что именно они, исходя из моего опыта, помогают строить поистине сильные комaнды....

10 04 2024 7:16:17

8 секретов крутых заголовков для 1000 репостов в соцсетях

8 секретов крутых заголовков для 1000 репостов в соцсетях Придумать цепляющие заголовки для 1000 репостов в соцсетях — что можно узнать в результате анализа миллиона заголовков в блогах....

09 04 2024 5:55:30

Как быстро и без страданий сделать главную страницу сайта — MVP-подход

Как быстро и без страданий сделать главную страницу сайта — MVP-подход По-настоящему работающих идей не так много, поэтому не стоит бояться творчески заимствовать лучшие наработки и адаптировать их....

08 04 2024 9:52:30

Как создать личный бренд в компании — кейс Алексея Селезнёва, руководителя отдела аналитики Netpeak

Как создать личный бренд в компании — кейс Алексея Селезнёва, руководителя отдела аналитики Netpeak Создание репутации крутого специалиста — дело рук крутого специалиста....

07 04 2024 0:25:25

Что такое tone of voice и как использовать голос бренда в соцсетях

То, как мы разговариваем, важно не только в жизни, но и в соцсетях. Зачем нужен tone of voice и как сделать, чтобы ваш голос отличался от других и был эффективен? Читайте наш гайд....

06 04 2024 9:23:47

Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::