Как работать с задачами — советы от Netpeak > NetPeak - Независимость и осознанность
NetPeak Biz Tech    


Как работать с задачами — советы от Netpeak

Как работать с задачами — советы от Netpeak

< >

Наладить эффективную работу в удаленном режиме — непростая задача. Самодисциплина и продуктивность падают, отсутствуют многие инструменты контроля, а на проверку результатов уходит уйма времени. В Netpeak одно из решений нашли задолго до «эпохи удаленки». Это таск-менеджер, интегрировав который, мы выработали много полезных лайфхаков. Некоторыми из них хотим поделиться.

В случае c Netpeak речь идет о планировщике ПланФикс. Его основа — это задача. Конкретные действия исполнителя/исполнителей, поставленных руководителем для реализации проекта.

Эффективную работу можно выстроить в разных системах. Главное — придерживайтесь правил:

  1. Устанавливайте цель. Исполнитель должен знать, какую задачу и зачем решает.
  1. Дайте исполнителю весь объем информации по задаче. Чтобы он выполнял ее максимально эффективно, указывайте шаги для достижения цели в чек-листе.

  1. Обозначьте результат. Четко описывайте то, что желаете получить в итоге. Любая цель имеет качественный и количественный показатели.
  2. Решайте одну проблему одной задачей. Комплексную разделяйте на несколько простых.
  3. Поддерживайте исполнителя на всех этапах работы. Вовремя давайте фидбек, устраивайте созвоны и встречи.
  4. Ставьте реальные дедлайны. Планируйте работу загодя и закладывайте в график реалистичные темпы выполнения.
  5. Обратная связь. Настройте работу с комaндой так, чтобы не срывать сроки выполнения.
  6. Любую договоренность в устной форме нужно зафиксировать в виде комментария или в тексте самой задачи. Храните всю историю задачи в одном месте.
  7. Проверяйте статус выполнения задачи. Не забывайте давать фидбек: выполненная задача — это закрытая проблема.
  8. Используйте шаблоны и наборы статусов. Не изобретайте велосипед — многие процессы уже стандартизированы и регламентированы.

Как переносить сроки выполнения задачи

Очень важно расставить приоритеты, создать список первоочередных задач и придерживаться его.

Но не всегда удается решать задачи в срок. В этом случае важно объяснить исполнителям, как правильно делать запрос на дополнительное время.

У каждой компании свои принципы и правила работы в условиях дедлайна. В Netpeak принято обоснованно запрашивать отсрочку, указывая при этом объективную причину.

Любой запрос на отсрочку важно четко аргументировать. Причиной переноса не может быть комментарий типа: «Дедлайн», «Срок», «Перенос», «Задача в работе».

При этом запросы на сдвиг сроков для внутренних задач и задач, к которым есть доступ у клиентов, различаются.

Перенос дедлайна для проектов с участием клиентов

Если это проекты клиентов и представитель компании заказчика видит наши сообщения, в запросе на перенос указываем:

  • что уже сделано по задаче;
  • что еще нужно сделать;
  • сколько времени требуется для выполнения оставшейся части задачи;
  • необходимость дополнительных действий от других сотрудников;
  • в случае необходимости, дополнительная информация от клиента.
Подсказка: если просрочка связана с решением других приоритетных задач, писать об этом не стоит. Для клиента существует только одна приоритетная задача — его собственная.

Перенос сроков выполнения задач

Оговоримся, в Netpeak принято называть сотрудников по никам, это упрощает многие процессы. Так, Оль и Дим много, а вот Lemmajay и Sam всего двое на всю группу компаний. По задачам, в участниках которых нет сотрудников наших клиентов в запросе на отсрочку пишем:

  • сделал [то, что уже сделано], жду действий от сотрудника [ник];
  • задача не в приоритете, повысить приоритет может [ник руководителя];
  • задача не попала в текущий спринт, для переноса в ближайший спринт нужно обсудить это с [ник руководителя];
  • перенос дедлайна согласован с постановщиком — в этом случае его реально нужно обсудить с постановщиком задачи;
  • задача в работе, выполнено [указывается, что выполнено], нужно больше времени на выполнение.

Да, правила постановки, переноса дедлайна унифицированы и зафиксированы в нашей внеутренней Википедии.

Еще один полезный совет. Используйте в комментариях к задачам короткие информативные метки (маркеры). Например: fyi — for your information (сообщение для информации), que — вопрос (от question), OM — «отвечать только мне».

Так навигация по темам сообщений станет проще, понятней и удобней для всех пользователей системы.

Возможно, у вас есть свои сокращения, которые упрощают работу в планировщике. Если нет, используйте наши.

Массовые задачи

При реализации проектов работают комaндами, поэтому важно иметь возможность быстро создавать задачи для большого количества исполнителей. Можно при этом добавить пункт чек-листа для каждого исполнителя отдельно или создать подзадачу.

Как создать массовую задачу:

  1. Для создания массовой задачи в ПланФиксе мы разработали специальный шаблон.

  1. Добавить исполнителей. Мы создали все необходимые группы, которые помогут быстро добавить нужных сотрудников как исполнителей или участников — группы комaнд, отделов, компаний.
  1. Задать дату начала и дату завершения.
  1. В блоке «Дополнительные параметры» выбрать нужное действие в пункте «Подключение исполнителей». Для массовой задачи оптимальный вариант — подзадача для каждого исполнителя. Это позволит проконтролировать выполнение задачи каждым из них и уберет большое количество уведомлений для всех.

Подзадачи или пункты чек-листа дублируют название основной задачи при создании. Если потом внести изменение в название или описание основной задачи, пункты/подзадачи останутся неизменными.

  1. Если в задаче есть отдельные пункты для каждого исполнителя, ПланФикс реализует механизм раздельных статусов.

Для каждого кастомного статуса есть возможность указывать, является он общим или раздельным на этапе создания или редактирования статуса. Эта функция доступна только пользователям с правами технического администратора или выше.

Когда один из исполнителей отметит свои пункты выполненными и переведет задачу в статус «Выполненная», такой статус будет актуален только для него. Для остальных и для постановщика задача останется в работе.

Только когда все исполнители отметят свои пункты чек-листа и переведут задачу в статус «Выполненная», постановщик увидит задачу в данном статусе.

Запомнить

Планировщики задач помогут вам наладить системную, не дающую сбоев работу. Для этого необходимо:

  1. Устанавливать четкую цель выполнения задачи.
  2. Давать исполнителям конкретные примеры достижения цели в чек-листе к задаче.
  3. Внятно обозначить желаемый результат.
  4. Разделять комплексную задачу на несколько простых.
  5. Звонить или назначать встречи, если вопрос требует обсуждения.
  6. Ставить только реальные дедлайны. Уведомлять, если не успеваете.
  7. Фиксировать все результаты устного общения.
  8. Проверять выполнение задач и давать оперативный фидбек по ним.
  9. Использовать готовые шаблоны и наборы статусов под определенные задачи.

Система позволяет ставить задачи перед неограниченным количеством сотрудников и контролировать сроки их выполнения.

Правильно организованная работа — ваш личный островок стабильности в любых условиях. А наши советы — инструмент, который всегда под рукой. Уверены, у вас есть и свои лайфхаки, фишки по работе с другми системами, планировщиками. Делитесь ими в комментариях. А можете написать свою статью и опубликовать ее в песочнице контента (блогах) Netpeak Journal.



Комментарии:

15 неочевидных и пpaктически применимых фишек для работы интернет-магазина — круглый стол 8P 2018

Идеи, кейсы и советы от экспертов. Читайте и находите что-то для продвижения своего бизнеса. Нетривиальные идеи от признанных экспертов-пpaктиков! Рекомендуем каждому, что развивает или планирует свой бизнес в интернете!...

17 06 2024 23:52:48

Sad But True — телеграм-канал Андрея Чумаченко. Коротко и правдиво про бизнес, самоорганизацию и управление людьми

Sad But True — телеграм-канал Андрея Чумаченко. Коротко и правдиво про бизнес, самоорганизацию и управление людьми Рассказываем про телеграм-канал со-основателя Netpeak и чем он интересен для предпринимателей, руководителей и маркетологов....

16 06 2024 23:11:17

О чем снять первое видео начинающему видеоблогеру

О чем снять первое видео начинающему видеоблогеру Для максимальной прибыли с YouTube-канала нужно выбрать одну из наиболее посещаемых ниш. Не всегда прибыльная тема соответствует личным предпочтениям владельца канала...

15 06 2024 10:50:49

LinkedIn Ads: как настроить первую рекламную кампанию

LinkedIn Ads: как настроить первую рекламную кампанию LinkedIn хороший инструмент для достижения B2B целей. Пока его редко используют в СНГ, что делает LinkedIn еще привлекательней. В этой социальной сети возможности рекламных форматов и таргетингов почти безграничны. Узнать больше....

14 06 2024 2:39:57

Sitemap.xml или карта сайта — руководство для новичков

Sitemap.xml или карта сайта — руководство для новичков Подробно рассказываем, как создать, внедрить и проверить XML-карту сайта....

13 06 2024 15:32:20

О рекламе в Telegram — что пошло не так

О рекламе в Telegram — что пошло не так Если вы автор телеграм-канала, то стоит задуматься об альтернативных контент-платформах. Мнение...

12 06 2024 6:48:59

Контекстная реклама для SaaS-продукта: как легко измерять в бизнес-показателях эффективность контекстной рекламы

Как правильно рассчитать окупаемость рекламных кампаний SaaS-продуктов, получить по ним четкую аналитику, и что делать дальше....

11 06 2024 23:58:25

Измеряем прирост базы подписчиков, как это делают email-маркетологи

Измеряем прирост базы подписчиков, как это делают email-маркетологи Разбираемся, как определить самые эффективные источники лидов....

10 06 2024 4:52:45

Page Authority & Domain Authority

Page Authority & Domain Authority Что же такое эти authority и чем они лучше и полезнее, к примеру, чем Page Rank?...

09 06 2024 19:30:28

45 советов по мобильному маркетингу от Mobile Growth Experts

45 советов по мобильному маркетингу от Mobile Growth Experts Лучшие фишки продвижения мобильных приложений в адаптированном переводе отчета Branch.io...

08 06 2024 9:37:40

Первопроходцы в нише ремонта мобильных телефонов в Казахстане — история Satel.kz

Первопроходцы в нише ремонта мобильных телефонов в Казахстане — история Satel.kz Satel является одним из топовых игроков онлайн-маркета, но на старте интернет в качестве канала продаж не рассматривался. Когда онлайн запустили на полную? Узнать!...

07 06 2024 0:53:29

5 примеров автосообщений для сайта

5 примеров автосообщений для сайта Как улучшить конверсию сайта: идеи для маркетологов...

06 06 2024 14:39:13

Зачем рассказывать о своем бизнесе в интернете. Рассуждения скромного предпринимателя

Если вы до сих пор сомневаетесь — прекратите это и делитесь своим опытом с читателями, потенциальными клиентами, инвесторами и партнерами. Узнать больше!...

05 06 2024 13:49:56

Девять месседжей клиенту от агентства интернет-маркетинга

Девять месседжей клиенту от агентства интернет-маркетинга Лучшие маркетинговые ориентиры тем, кто захочет познакомиться с SEO и контекстной рекламе...

04 06 2024 0:45:10

Как воспитать лояльного пользователя: нейромаркетинг в действии

Как воспитать лояльного пользователя: нейромаркетинг в действии Рецензия на книгу «Нейромаркетинг в действии» Дэвида Льюиса...

03 06 2024 20:18:51

Блоги, каналы и паблики об интернет-маркетинге — читательский рейтинг

Блоги, каналы и паблики об интернет-маркетинге — читательский рейтинг Думаете, что почитать об онлайн-продвижении и диджитал-маркетинге? Вам сюда. Мы собрали топ интересных сайтов, блогов, каналов и пабликов...

02 06 2024 2:20:17

Спарта, поза гирлянды и микрочип: реклама июня-2021

Спарта, поза гирлянды и микрочип: реклама июня-2021 Чем удивляла, радовала и смешила реклама в социальных сетях в июне 2021 года...

01 06 2024 8:36:56

11 пpaктически применимых фишек по SEO и арбитражу трафика — итоги круглого стола 8P 2019

11 пpaктически применимых фишек по SEO и арбитражу трафика — итоги круглого стола 8P 2019 Панельная дискуссия, на которой специалисты представляют нестандартные идеи для привлечения трафика, продвижения проектов. Всё, что можно применить на деле. Читать!...

30 05 2024 3:45:30

Ежемecячная подписка в Telegram — что это значит и кому может быть полезна

Ежемecячная подписка в Telegram — что это значит и кому может быть полезна Субъективный рейтинг новых функций мессенджера от Head of Telegram Network в Netpeak....

29 05 2024 9:22:47

Как узнать реальную эффективность рекламы с помощью отслеживания звонков — кейс Planeta Hobby

Как узнать реальную эффективность рекламы с помощью отслеживания звонков — кейс Planeta Hobby Звук телефонного звонка важен и для пользователя интернета. Как точно рассчитать полученную прибыль и рентабельность инвестиций в рекламу...

28 05 2024 9:31:51

Топ ошибок новичков в Google Рекламе

Топ ошибок новичков в Google Рекламе Топ-8 ошибок новичков в Google Рекламе: как сэкономить деньги при планировании рекламной кампании....

27 05 2024 4:45:14

Карантин 2020 — как сохранить здоровую психику

Карантин 2020 — как сохранить здоровую психику Самопомощь по тревоге во время карантина и экономического кризиса...

26 05 2024 12:40:39

Сколько стоил клик в Google Ads и Яндекс.Директ в Казахстане во втором квартале 2019 года

Сколько стоил клик в Google Ads и Яндекс.Директ в Казахстане во втором квартале 2019 года Алексей Селезнев, руководитель отдела аналитики Netpeak делится статистикой по самым дорогим и самым дешевым тематикам, регионам размещения рекламы, каналам и устройствам. Узнать больше!...

25 05 2024 4:34:59

Расширения объявлений Google Рекламы — краткий обзор

Расширения объявлений Google Рекламы — краткий обзор 11 типов расширений и результат их внедрения на примере запущенных рекламных кампаний...

24 05 2024 0:27:46

Как увеличить коэффициент конверсии до 3,53% благодаря массовым рассылкам — кейс Artbooks

Как увеличить коэффициент конверсии до 3,53% благодаря массовым рассылкам — кейс Artbooks Мы запустили email с нуля и стали получать стабильный ежемecячный доход....

23 05 2024 23:47:38

3D-печать в Украине — как стать миллионером

3D принтер — заработок миллионеров будущего! Тех, кто сейчас смог купить и начал заниматься ими или использует их в бизнесе, ждет объемный успех через каких-нибудь 3-5 лет....

22 05 2024 18:45:39

Выход на новый рынок, рост видимости сайта в 5 раз и +20% небрендового трафика ежемecячно — кейс Decathlon

Выход на новый рынок, рост видимости сайта в 5 раз и +20% небрендового трафика ежемecячно — кейс Decathlon Начинали с SEO на этапе разработки нового сайта. Узнать больше!...

21 05 2024 7:28:59

Стили управления по Ицхаку Адизесу

Стили управления по Ицхаку Адизесу Менеджмент и лидерство: 4 разных типа руководства организацией и нескучные иллюстрации в стиле South park....

20 05 2024 10:52:32

Какой таргетинг выбрать для объявлений в Google Ads

Какой таргетинг выбрать для объявлений в Google Ads Большинство рекламодателей знают и используют только 4-5 видов таргетинга, а остальные оставляют без внимания. А ведь правильно подобранная аудитория — это один из залогов успеха рекламной стратегии. Поэтому обязательно тестируйте новые таргетинги...

19 05 2024 23:10:48

Как Netpeak продвигает бизнес-страницы на OLX — вторая часть

Как Netpeak продвигает бизнес-страницы на OLX — вторая часть Как мы продвигали бизнес-страницы OLX с помощью рекламы в Facebook, TikTok и Viber....

18 05 2024 9:57:23

Евгений Черняк про бизнес, кассовый разрыв, нематериальную мотивацию сотрудников и Big Money

Как делать большие деньги даже, когда случаются кассовые разрывы и каким образом строить процессы внутри компании, чтобы сотрудники горели своим (вашим) делом? Узнать!...

17 05 2024 2:45:43

Мониторинг ошибок 404 с помощью специальных отчетов в Google ***ytics

Мониторинг ошибок 404 с помощью специальных отчетов в Google ***ytics Простой способ отслеживания как внутренних, так и внешних битых ссылок. Узнать больше!...

16 05 2024 22:30:29

SEO-среда: 7 способов улучшить поведенческие факторы сайта

SEO-среда: 7 способов улучшить поведенческие факторы сайта Совет Константина Леоновича (Sape.ru), 4 наших + 2 бонусных...

15 05 2024 6:11:34

Аудит мобильной версии сайта — подробное руководство

Аудит мобильной версии сайта — подробное руководство О видах мобильных версий, их плюсах и минусах, а также советы по аудиту....

14 05 2024 1:47:53

Как мы внедрили BI-аналитику в отделе контекстной рекламы

Как мы внедрили BI-аналитику в отделе контекстной рекламы Зачем внедрять BI-решение для бизнеса, какие функции отдел может решить с помощью автоматизации? Кейс Netpeak....

13 05 2024 8:52:43

Как настроить динамические объявления в Яндекс.Директ

Объясняем по пунктам, как создать и правильно настроить DSA c таргетингом на фид и содержание сайта...

12 05 2024 8:21:59

Кейс по продвижению интернет-магазина медицинских товаров: ROMI 32%

Кейс по продвижению интернет-магазина медицинских товаров: ROMI 32% Продвигаем медицинский проект. Кроме цифр рассказываем, что и как делали...

11 05 2024 17:19:19

Реклама в Facebook, Instagram и ВКонтакте — размеры баннеров

Реклама в Facebook, Instagram и ВКонтакте — размеры баннеров Шпаргалка по размерам креативов для всех, кто запускает рекламу в соцсетях...

10 05 2024 21:40:57

Конвертируем валюту с помощью Google Tag Manager

Что делать, когда код электронной торговли в одной валюте, а аккаунты Google ***ytics/Google Ads — в другой. И нужной валюты нет в списке возможных....

09 05 2024 10:42:40

Интеграция Google BigQuery c BI-платформами и электронными таблицами

Интеграция Google BigQuery c BI-платформами и электронными таблицами Подробная инструкция по интеграции с облачной базой данных и сравнение BI-платформ....

08 05 2024 8:37:27

Семь массовых сбоев, оставивших миллионы людей без привычных сервисов

Семь массовых сбоев, оставивших миллионы людей без привычных сервисов Пожар в дата-центре, неудачные обновления и то самое падение Facebook....

07 05 2024 16:38:33

Как работать с API Яндекс.Метрики с помощью языка R

Как работать с API Яндекс.Метрики с помощью языка R Интерфейс прикладного программирования для работы с аккаунтами десятка сайтов....

06 05 2024 5:10:41

Как BuzzSumo заработал $2,5 миллиона за первый год — growth-кейс для SaaS

Стив Рейсон назвал 20 уроков, которые BuzzSumo усвоил на пути к топу самых популярных сервисов для контент-маркетологов....

05 05 2024 15:41:24

Краткий курс машинного обучения, или Как создать нейронную сеть для решения задачи по скорингу

Краткий курс машинного обучения, или Как создать нейронную сеть для решения задачи по скорингу Нейронные сети, нейросети онлайн, сверхточные нейронные сети. Я рассажу, как они устроены, как написать свою нейронную сеть с нуля, как правильно обучить нейронную сеть на имеющихся данных...

04 05 2024 16:23:32

Анализ ссылочной массы — подробное руководство

Анализ ссылочной массы — подробное руководство Как найти, нарастить и проанализировать ссылочную массу...

03 05 2024 1:30:22

Как найти тему для срача — на примере vc.ru

Как найти тему для срача — на примере vc.ru Как найти тему для поста, который и в онлайн поиске будет хорошо ранжироваться, и по социалкам разойдется, и комментарии в треде обеспечит...

02 05 2024 13:36:44

«Цена? Ответили в direct». Почему магазины в Instagram скрывают цены?

«Цена? Ответили в direct». Почему магазины в Instagram скрывают цены? Пишите стоимость товара под постами. Но это не универсальный совет. Если ваша ниша с длинным циклом продаж, можно сделать исключение. Что ещё нужно знать про ответ в директ? Узнать!...

01 05 2024 8:22:52

Интересные Telegram-каналы о бизнесе

Интересные Telegram-каналы о бизнесе От идеи для стартапа до плана развития и масштабирования бизнеса. Познавательные, полезные каналы, которые помогут реализовать смелые бизнес-цели. Узнать больше!...

30 04 2024 8:29:54

Как быстро составить карту редиректов для дроп-домена

Как быстро составить карту редиректов для дроп-домена Чтобы проставить 301 редиректы, вначале надо выгрузить весь список топовых страниц по обратным ссылкам...

29 04 2024 10:56:51

Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::