Как работать с задачами — советы от Netpeak
Наладить эффективную работу в удаленном режиме — непростая задача. Самодисциплина и продуктивность падают, отсутствуют многие инструменты контроля, а на проверку результатов уходит уйма времени. В Netpeak одно из решений нашли задолго до «эпохи удаленки». Это таск-менеджер, интегрировав который, мы выработали много полезных лайфхаков. Некоторыми из них хотим поделиться.
В случае c Netpeak речь идет о планировщике ПланФикс. Его основа — это задача. Конкретные действия исполнителя/исполнителей, поставленных руководителем для реализации проекта.
Эффективную работу можно выстроить в разных системах. Главное — придерживайтесь правил:
- Устанавливайте цель. Исполнитель должен знать, какую задачу и зачем решает.
- Дайте исполнителю весь объем информации по задаче. Чтобы он выполнял ее максимально эффективно, указывайте шаги для достижения цели в чек-листе.
- Обозначьте результат. Четко описывайте то, что желаете получить в итоге. Любая цель имеет качественный и количественный показатели.
- Решайте одну проблему одной задачей. Комплексную разделяйте на несколько простых.
- Поддерживайте исполнителя на всех этапах работы. Вовремя давайте фидбек, устраивайте созвоны и встречи.
- Ставьте реальные дедлайны. Планируйте работу загодя и закладывайте в график реалистичные темпы выполнения.
- Обратная связь. Настройте работу с комaндой так, чтобы не срывать сроки выполнения.
- Любую договоренность в устной форме нужно зафиксировать в виде комментария или в тексте самой задачи. Храните всю историю задачи в одном месте.
- Проверяйте статус выполнения задачи. Не забывайте давать фидбек: выполненная задача — это закрытая проблема.
- Используйте шаблоны и наборы статусов. Не изобретайте велосипед — многие процессы уже стандартизированы и регламентированы.
Как переносить сроки выполнения задачи
Очень важно расставить приоритеты, создать список первоочередных задач и придерживаться его.
Но не всегда удается решать задачи в срок. В этом случае важно объяснить исполнителям, как правильно делать запрос на дополнительное время.
У каждой компании свои принципы и правила работы в условиях дедлайна. В Netpeak принято обоснованно запрашивать отсрочку, указывая при этом объективную причину.
Любой запрос на отсрочку важно четко аргументировать. Причиной переноса не может быть комментарий типа: «Дедлайн», «Срок», «Перенос», «Задача в работе».При этом запросы на сдвиг сроков для внутренних задач и задач, к которым есть доступ у клиентов, различаются.
Перенос дедлайна для проектов с участием клиентов
Если это проекты клиентов и представитель компании заказчика видит наши сообщения, в запросе на перенос указываем:
- что уже сделано по задаче;
- что еще нужно сделать;
- сколько времени требуется для выполнения оставшейся части задачи;
- необходимость дополнительных действий от других сотрудников;
- в случае необходимости, дополнительная информация от клиента.
Перенос сроков выполнения задач
Оговоримся, в Netpeak принято называть сотрудников по никам, это упрощает многие процессы. Так, Оль и Дим много, а вот Lemmajay и Sam всего двое на всю группу компаний. По задачам, в участниках которых нет сотрудников наших клиентов в запросе на отсрочку пишем:
- сделал [то, что уже сделано], жду действий от сотрудника [ник];
- задача не в приоритете, повысить приоритет может [ник руководителя];
- задача не попала в текущий спринт, для переноса в ближайший спринт нужно обсудить это с [ник руководителя];
- перенос дедлайна согласован с постановщиком — в этом случае его реально нужно обсудить с постановщиком задачи;
- задача в работе, выполнено [указывается, что выполнено], нужно больше времени на выполнение.
Да, правила постановки, переноса дедлайна унифицированы и зафиксированы в нашей внеутренней Википедии.
Еще один полезный совет. Используйте в комментариях к задачам короткие информативные метки (маркеры). Например: fyi — for your information (сообщение для информации), que — вопрос (от question), OM — «отвечать только мне».Так навигация по темам сообщений станет проще, понятней и удобней для всех пользователей системы.
Возможно, у вас есть свои сокращения, которые упрощают работу в планировщике. Если нет, используйте наши.
Массовые задачи
При реализации проектов работают комaндами, поэтому важно иметь возможность быстро создавать задачи для большого количества исполнителей. Можно при этом добавить пункт чек-листа для каждого исполнителя отдельно или создать подзадачу.
Как создать массовую задачу:
- Для создания массовой задачи в ПланФиксе мы разработали специальный шаблон.
- Добавить исполнителей. Мы создали все необходимые группы, которые помогут быстро добавить нужных сотрудников как исполнителей или участников — группы комaнд, отделов, компаний.
- Задать дату начала и дату завершения.
- В блоке «Дополнительные параметры» выбрать нужное действие в пункте «Подключение исполнителей». Для массовой задачи оптимальный вариант — подзадача для каждого исполнителя. Это позволит проконтролировать выполнение задачи каждым из них и уберет большое количество уведомлений для всех.
Подзадачи или пункты чек-листа дублируют название основной задачи при создании. Если потом внести изменение в название или описание основной задачи, пункты/подзадачи останутся неизменными.
- Если в задаче есть отдельные пункты для каждого исполнителя, ПланФикс реализует механизм раздельных статусов.
Для каждого кастомного статуса есть возможность указывать, является он общим или раздельным на этапе создания или редактирования статуса. Эта функция доступна только пользователям с правами технического администратора или выше.
Когда один из исполнителей отметит свои пункты выполненными и переведет задачу в статус «Выполненная», такой статус будет актуален только для него. Для остальных и для постановщика задача останется в работе.
Только когда все исполнители отметят свои пункты чек-листа и переведут задачу в статус «Выполненная», постановщик увидит задачу в данном статусе.
Запомнить
Планировщики задач помогут вам наладить системную, не дающую сбоев работу. Для этого необходимо:
- Устанавливать четкую цель выполнения задачи.
- Давать исполнителям конкретные примеры достижения цели в чек-листе к задаче.
- Внятно обозначить желаемый результат.
- Разделять комплексную задачу на несколько простых.
- Звонить или назначать встречи, если вопрос требует обсуждения.
- Ставить только реальные дедлайны. Уведомлять, если не успеваете.
- Фиксировать все результаты устного общения.
- Проверять выполнение задач и давать оперативный фидбек по ним.
- Использовать готовые шаблоны и наборы статусов под определенные задачи.
Система позволяет ставить задачи перед неограниченным количеством сотрудников и контролировать сроки их выполнения.
Правильно организованная работа — ваш личный островок стабильности в любых условиях. А наши советы — инструмент, который всегда под рукой. Уверены, у вас есть и свои лайфхаки, фишки по работе с другми системами, планировщиками. Делитесь ими в комментариях. А можете написать свою статью и опубликовать ее в песочнице контента (блогах) Netpeak Journal.
Комментарии:
В статье коротко о способах объединения данных из разных источников для создания отчётов...
17 11 2025 4:21:39
Конкректная цель — конкретные результаты трудоустройства...
16 11 2025 18:41:46
Опции скриншутера, которые упростят вам жизнь....
15 11 2025 13:48:19
Узнать, как управлять репутацией в сети для молодой компании, можно в статье Netpeak Journal: что такое репутация, как формируется образ бренда и что нужно делать для получения положительных отзывов....
14 11 2025 3:26:14
Достаточно настроить соответствующим способом триггеры и теги. Мануал здесь....
13 11 2025 17:53:33
Как перенести рекламные кампании из адвордс в директ, используя только Google Editor и Директ Коммaндер? Делимся быстрым и эффективным методом...
12 11 2025 23:22:22
Об особенностях реализации интернет-проектов в Великобритании, России и Казахстане и фишках успешного ведения бизнеса онлайн мы побеседовали с Владимиром Меркушевым — руководителем интернет-проектов успешной казахстанской компании Kolesa.kz....
11 11 2025 21:23:46
Проседание русскоязычной версии и риск потери трафика из-за дубля страниц — вот чего опасаются при внедрении украинской версии по умолчанию. Как этого избежать, читайте дальше....
10 11 2025 9:47:48
Список рекомендаций для SMM-специалистов. Статья будет полезна SMM-менеджерам, проектным менеджерам, а также владельцам бизнеса, которые предпочитают самостоятельно ставить комaнде задачи и отслеживать выполнение целей....
09 11 2025 21:25:15
Как найти сетку сайтов конкурентов — рассказываем о популярных методах и секретных фишках. Бонус — инструкция по выявлению PBN конкурентов. Читать дальше!...
08 11 2025 17:50:24
Как избежать скликивания — инструкция...
07 11 2025 18:34:18
В Twitter удобно собрать список потенциальных клиентов, чтобы время от времени посматривать за их новостями...
06 11 2025 2:42:59
Пока вы не осознаете причины, почему вам выгодно не хвалить, забудьте про качественную обратную связь и максимальную включенность комaнды. Фишки управления собой, людьми и проектами....
05 11 2025 19:15:47
Как улучшить видимость сайта после оптимизаторов-староверов — кейс в тематике «световое и звуковое оборудование»....
04 11 2025 21:13:14
О создании структуры сайта на основе семантического ядра, работе с Xmind и таблицами онлайн...
03 11 2025 16:48:34
Как начать бизнес в институте и масштабировать его до международной группы компаний. Собрали все самое интересное из интервью фаундера «Техно Ёж» Алексея Гулыя на конференции 8P....
02 11 2025 4:58:54
Как построить html-карту. Верстка карт New York Times, IMDb и Daily Mail в качестве примера...
01 11 2025 6:49:22
Простая инструкция для новичков, как легко создать анимированные баннеры для рекламных кампаний с помощью бесплатного инструмента Google Web Designer. При создании баннера сервис предложит создать файл с нуля либо использовать шаблон. Узнайте обо всех возможностях!...
31 10 2025 9:35:21
Повышение посещаемости на сайте: контент, seo, ppc и многое другое...
30 10 2025 23:11:22
SEO-специалисты в Киеве получают в два раза больше, чем жители других городов Украины. Middle лидирует среди должностей как PPC, так и SEO-специалистов. Самая высокооплачиваемая должность — Head of PPC $1900. Узнать больше!...
29 10 2025 10:42:54
Пост по мотивам видео Мэтта Каттса из Google. Из первых рук, как говорится....
28 10 2025 21:38:53
Инструкция по интеграции рекламной кампании с чат-ботом...
27 10 2025 18:28:45
Главная задача крауд-маркетинга — помочь, дать пользователю экспертный ответ и уже в последнюю очередь — оставить ссылку...
26 10 2025 9:36:22
Как превратить неактивных подписчиков в вовлеченную аудиторию....
25 10 2025 13:35:49
Красивый слог и сюжет должны быть в интеpaктивной оболочке, соответствующей времени. Проект Gutenbergz идет к созданию именно такой — идеальной истории для людей XXI века. О пути к этой цели, топе App Store и успехе на Kickstarter мы поговорили с руководи...
24 10 2025 21:33:45
Новая инструкция, которую можно применять к любым задачам в Google Таблицах....
23 10 2025 11:12:41
Проверьте свою логику, находчивость и креативность...
22 10 2025 6:30:30
Как рекламировать смартфоны в YouTube — советы крупному бизнесу по настройке и запуску эффективной рекламы. Важно: корректный анализ результатов. Узнайте как его сделать!...
21 10 2025 3:14:51
Как быстро систематизировать мысли и заметки? Используйте систему Zettelkasten....
20 10 2025 16:25:32
Расскажем про ошибки интернет-магазинов, которые трудно найти соответствующими программами и сервисами проверки...
19 10 2025 5:25:17
Экспорт/импорт с помощью Excel-файла или таблиц Google позволит скопировать и перенести кампании, группы объявлений и объявления в Facebook вместе с креативами, текстами, ссылками и utm-метками...
18 10 2025 18:58:19
Внедрение скрама, чтобы решить проблемы в управлении бизнесом, год работы на нем и отказ от методологии. Читайте об опыте Boosta, которая объединяет 9 SEO-комaнд на удаленке....
17 10 2025 9:51:17
Создатели алгоритмов соцсетей используют слабые места человеческого мозга. Случайно или намеренно, но они это делают. Как нам с этим жить?...
16 10 2025 18:21:52
Короткий кейс и рекомендации по защите аккаунта от взлома....
15 10 2025 21:10:36
Как найти и быстро исправить причины падения трафика? Совет номер один — не паниковать....
14 10 2025 16:12:25
Как настроить просто и быстро настроить скрипт в Google ***ytics для отслеживания печати страниц сайта....
13 10 2025 10:27:46
Современные платформы телефонии и коллтрекинга — это не только про звонки. С Ringostat вы узнаете, откуда пришел клиент, как менеджер ему ответил и какая реклама «принесла» деньги....
12 10 2025 18:24:26
Более строгие требования к таким ресурсам обуславливают свои подходы....
11 10 2025 19:21:14
Мы восстановили репутацию и повысили рейтинг домена за три месяца....
10 10 2025 16:46:41
Процесс привлечения сторонних ресурсов отнимает основную часть времени у большинства основателей стартапов. Читайте руководство, которое поможет сделать этот процесс во время серии А более эффективным....
09 10 2025 7:23:25
Охват и средняя цена за клик в самых популярных тематиках....
08 10 2025 5:54:41
Как отключить блокировку API запрещенных сервисов в скриптах R и продолжать использовать пакеты ryandexdirect, rvkstat, rmytarget, Google Sheets и BigQuery...
07 10 2025 5:11:38
Кейс продвижения YouTube-канала магазина товаров для рыбалки...
06 10 2025 8:32:43
К чему стоит относиться с особенным вниманием при отправке рассылок. Грамматические ошибки, тема, прехедер и другие стратегически важные составляющие письма. Узнать больше!...
05 10 2025 8:44:48
В Netpeak появляется больше клиентов с четкими задачами по продвижению своих мобильных приложений в iOS и Android. В этом посте — кейс приложения популярной доски объявлений....
04 10 2025 19:40:25
Популярные размеры баннеров. Найти самый топовый из джентльменского набора! Мы провели свое исследование....
03 10 2025 8:19:29
Каким правилам нужно следовать, чтобы создать эффективный рекламный ролик?...
02 10 2025 7:17:33
Какие типы звонков отслеживаются? Есть ли интеграция с Google ***ytics? Существуют ли в выбранном сервисе или на платформе инструменты интеграции с другими системами? Больше вопросов и ответов на них — в статье....
01 10 2025 14:16:38
Как бесплатно пользоваться преимуществами, особенностями и дополнительными инструментами сервиса...
30 09 2025 0:17:42
Пройдем вместе путь вебмастера от первых шагов и до вершины ТОПа :)...
29 09 2025 0:32:34
Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::
