Как работать с задачами — советы от Netpeak
Наладить эффективную работу в удаленном режиме — непростая задача. Самодисциплина и продуктивность падают, отсутствуют многие инструменты контроля, а на проверку результатов уходит уйма времени. В Netpeak одно из решений нашли задолго до «эпохи удаленки». Это таск-менеджер, интегрировав который, мы выработали много полезных лайфхаков. Некоторыми из них хотим поделиться.
В случае c Netpeak речь идет о планировщике ПланФикс. Его основа — это задача. Конкретные действия исполнителя/исполнителей, поставленных руководителем для реализации проекта.
Эффективную работу можно выстроить в разных системах. Главное — придерживайтесь правил:
- Устанавливайте цель. Исполнитель должен знать, какую задачу и зачем решает.
- Дайте исполнителю весь объем информации по задаче. Чтобы он выполнял ее максимально эффективно, указывайте шаги для достижения цели в чек-листе.
- Обозначьте результат. Четко описывайте то, что желаете получить в итоге. Любая цель имеет качественный и количественный показатели.
- Решайте одну проблему одной задачей. Комплексную разделяйте на несколько простых.
- Поддерживайте исполнителя на всех этапах работы. Вовремя давайте фидбек, устраивайте созвоны и встречи.
- Ставьте реальные дедлайны. Планируйте работу загодя и закладывайте в график реалистичные темпы выполнения.
- Обратная связь. Настройте работу с комaндой так, чтобы не срывать сроки выполнения.
- Любую договоренность в устной форме нужно зафиксировать в виде комментария или в тексте самой задачи. Храните всю историю задачи в одном месте.
- Проверяйте статус выполнения задачи. Не забывайте давать фидбек: выполненная задача — это закрытая проблема.
- Используйте шаблоны и наборы статусов. Не изобретайте велосипед — многие процессы уже стандартизированы и регламентированы.
Как переносить сроки выполнения задачи
Очень важно расставить приоритеты, создать список первоочередных задач и придерживаться его.
Но не всегда удается решать задачи в срок. В этом случае важно объяснить исполнителям, как правильно делать запрос на дополнительное время.
У каждой компании свои принципы и правила работы в условиях дедлайна. В Netpeak принято обоснованно запрашивать отсрочку, указывая при этом объективную причину.
Любой запрос на отсрочку важно четко аргументировать. Причиной переноса не может быть комментарий типа: «Дедлайн», «Срок», «Перенос», «Задача в работе».При этом запросы на сдвиг сроков для внутренних задач и задач, к которым есть доступ у клиентов, различаются.
Перенос дедлайна для проектов с участием клиентов
Если это проекты клиентов и представитель компании заказчика видит наши сообщения, в запросе на перенос указываем:
- что уже сделано по задаче;
- что еще нужно сделать;
- сколько времени требуется для выполнения оставшейся части задачи;
- необходимость дополнительных действий от других сотрудников;
- в случае необходимости, дополнительная информация от клиента.
Перенос сроков выполнения задач
Оговоримся, в Netpeak принято называть сотрудников по никам, это упрощает многие процессы. Так, Оль и Дим много, а вот Lemmajay и Sam всего двое на всю группу компаний. По задачам, в участниках которых нет сотрудников наших клиентов в запросе на отсрочку пишем:
- сделал [то, что уже сделано], жду действий от сотрудника [ник];
- задача не в приоритете, повысить приоритет может [ник руководителя];
- задача не попала в текущий спринт, для переноса в ближайший спринт нужно обсудить это с [ник руководителя];
- перенос дедлайна согласован с постановщиком — в этом случае его реально нужно обсудить с постановщиком задачи;
- задача в работе, выполнено [указывается, что выполнено], нужно больше времени на выполнение.
Да, правила постановки, переноса дедлайна унифицированы и зафиксированы в нашей внеутренней Википедии.
Еще один полезный совет. Используйте в комментариях к задачам короткие информативные метки (маркеры). Например: fyi — for your information (сообщение для информации), que — вопрос (от question), OM — «отвечать только мне».Так навигация по темам сообщений станет проще, понятней и удобней для всех пользователей системы.
Возможно, у вас есть свои сокращения, которые упрощают работу в планировщике. Если нет, используйте наши.
Массовые задачи
При реализации проектов работают комaндами, поэтому важно иметь возможность быстро создавать задачи для большого количества исполнителей. Можно при этом добавить пункт чек-листа для каждого исполнителя отдельно или создать подзадачу.
Как создать массовую задачу:
- Для создания массовой задачи в ПланФиксе мы разработали специальный шаблон.
- Добавить исполнителей. Мы создали все необходимые группы, которые помогут быстро добавить нужных сотрудников как исполнителей или участников — группы комaнд, отделов, компаний.
- Задать дату начала и дату завершения.
- В блоке «Дополнительные параметры» выбрать нужное действие в пункте «Подключение исполнителей». Для массовой задачи оптимальный вариант — подзадача для каждого исполнителя. Это позволит проконтролировать выполнение задачи каждым из них и уберет большое количество уведомлений для всех.
Подзадачи или пункты чек-листа дублируют название основной задачи при создании. Если потом внести изменение в название или описание основной задачи, пункты/подзадачи останутся неизменными.
- Если в задаче есть отдельные пункты для каждого исполнителя, ПланФикс реализует механизм раздельных статусов.
Для каждого кастомного статуса есть возможность указывать, является он общим или раздельным на этапе создания или редактирования статуса. Эта функция доступна только пользователям с правами технического администратора или выше.
Когда один из исполнителей отметит свои пункты выполненными и переведет задачу в статус «Выполненная», такой статус будет актуален только для него. Для остальных и для постановщика задача останется в работе.
Только когда все исполнители отметят свои пункты чек-листа и переведут задачу в статус «Выполненная», постановщик увидит задачу в данном статусе.
Запомнить
Планировщики задач помогут вам наладить системную, не дающую сбоев работу. Для этого необходимо:
- Устанавливать четкую цель выполнения задачи.
- Давать исполнителям конкретные примеры достижения цели в чек-листе к задаче.
- Внятно обозначить желаемый результат.
- Разделять комплексную задачу на несколько простых.
- Звонить или назначать встречи, если вопрос требует обсуждения.
- Ставить только реальные дедлайны. Уведомлять, если не успеваете.
- Фиксировать все результаты устного общения.
- Проверять выполнение задач и давать оперативный фидбек по ним.
- Использовать готовые шаблоны и наборы статусов под определенные задачи.
Система позволяет ставить задачи перед неограниченным количеством сотрудников и контролировать сроки их выполнения.
Правильно организованная работа — ваш личный островок стабильности в любых условиях. А наши советы — инструмент, который всегда под рукой. Уверены, у вас есть и свои лайфхаки, фишки по работе с другми системами, планировщиками. Делитесь ими в комментариях. А можете написать свою статью и опубликовать ее в песочнице контента (блогах) Netpeak Journal.
Комментарии:
Объясняем по пунктам, как создать и правильно настроить DSA c таргетингом на фид и содержание сайта...
05 12 2023 19:26:57
Расскажем про ошибки интернет-магазинов, которые трудно найти соответствующими программами и сервисами проверки...
04 12 2023 15:21:15
Алексей Селезнев проанализировал более 7 миллионов кликов и посчитал, во сколько обходятся рекламодателям клики по объявлениям в разных странах и тематиках....
03 12 2023 4:17:58
Какую тактику выбрать, чтобы написать внятный доклад. Хедлайнеры интернет-маркетинговых конференций делятся опытом...
02 12 2023 16:38:10
Если вы не можете разработать технические задания для себя в виде структурированного текста, вы, скорее всего, плохо понимаете, что хотите от исполнителя...
01 12 2023 8:39:19
Обзор полезных сервисов и программ, которые увеличат эффективность работы из дома и улучшат организацию бизнес-комaнды...
30 11 2023 5:16:22
Как оптимизировать и выжать максимум пользы из сниппетов сайта в выдаче Google и Яндекс...
29 11 2023 7:42:38
Лестные отзывы от клинта в интернете невозможно переоценить. Если вы владелец малого бизнеса и только разpaбатываете и внедряете свою маркетинговую стратегию, книга «По рекомендации» будет вам полезной...
28 11 2023 4:46:56
Как правильно оформлять свое портфолио, писать сопроводительные письма и делать посты в соцсетях. С помощью простой человеческой адекватности можно выигрывать у 90% других подрядчиков. Как это использовать? Читайте дальше!...
27 11 2023 10:37:25
Как стандартизировали сбор данных по проектам клиентов и отчетности, чтобы тратить меньше времени и не совершать лишние действия...
26 11 2023 18:43:19
Инсайты от специалистов агентства Netpeak о популярных тематиках, тенденциях, особенностях продвижения в карантин и кризис, новых правилах для контекстной рекламы и других способов продвижения. Чтобы узнать больше, читайте далее!...
25 11 2023 10:23:42
После того, как мы разобрали виды мобильных версий сайтов, их плюсы и минусы — стоит поговорить о сервисах, которые облегчают аудит....
24 11 2023 15:32:39
Советы специалистов по продвижению интернет-магазинов в сверхконкурентной нише одежды и обуви...
23 11 2023 0:45:43
Кейс продвижения YouTube-канала магазина товаров для рыбалки...
22 11 2023 18:40:18
Офис Netpeak в Харькове официально открыт! В этом посте, вместо игры на фанфарах, мы на собственном примере рассмотрим, что нужно для создания регионального отделения в разгар кризиса....
21 11 2023 22:10:21
Как грамотно раскрутить пиццерию. Сняли фильтр и достигли хороших результатов....
20 11 2023 6:54:36
Информация о любой организации распространяется в интернете очень быстро, особенно негативная. Поэтому необходимо учиться управлять своей репутацией....
19 11 2023 18:36:36
Рассказываем про маркетинговые техники продающих email рассылок...
18 11 2023 2:54:15
Магазин вязанных вещей хенд мейд. Как за два месяца увеличить посещаемость в 20 раз....
17 11 2023 5:42:48
Спойлер: чтобы получить наилучший результат с наименьшими усилиями и затратами времени....
16 11 2023 2:25:42
Как настроить динамический ремаркетинг в myTarget и эффективно ли работают такие объявления — делимся собственным опытом....
15 11 2023 8:21:36
Основная цель CTA — помочь посетителю принять решение о покупке, скачивании, регистрации или подписке...
14 11 2023 6:47:40
Когда email-маркетинг становится точкой роста. Кейс интернет-магазина книг Book24....
13 11 2023 4:33:49
Подружим GTM и Метрику с минимальным вовлечением программиста....
12 11 2023 20:37:38
Как сделать рекламу в Universal App Campaign 2.0 максимально эффективной...
11 11 2023 4:44:35
«Что такое диджитал и чем это отличается от услуги продвижения в социальных сетях» — о цифровой стратегии, креативных концепциях и том, как это все происходит в крупных агентствах....
10 11 2023 8:34:13
Академия — набор структурированного контента, интеpaктивных заданий и обучающих курсов, посвященных конкретному продукту или индустрии в целом...
09 11 2023 4:38:47
Короткий интересный клип в Instagram — фишка маркетингового сезона 2015...
08 11 2023 16:22:56
Удача и везение — не случайность. Это выбор. Любопытные эксперименты профессора Ричарда Вайсмена инсайде...
07 11 2023 20:33:29
Чтобы прекратить споры о том, с какого конца разбивать яйцо, я собрал аргументы за союз SEO и PPC...
06 11 2023 6:18:39
Если ваш товар или услуга будут хорошо выглядеть на фото или целевая аудитория точно находится в Инстаграм, площадка для будущего блога определена. Узнать больше!...
05 11 2023 2:34:19
У каждого сайта в топе есть страница, о существовании которой знают только роботы и... SEO-специалисты. Это robots.txt или индексный файл....
04 11 2023 22:15:50
Давайте разбираться, в чем именно обвиняют техногиганта разработчики и действительно ли такую рекламу считают циничной....
03 11 2023 16:48:54
Готовые триггерные письма и сценарии позволяют быстро запустить триггеры после реализации технических заданий разработчиком....
02 11 2023 2:15:17
SEO-dashboard для сбора данных в Google-таблицы и отправка отчетов по email. Решение, которое поможет заметить глобальные изменения в потоках трафика. Узнать больше!...
01 11 2023 2:27:56
Создание канала бренда на видеоплатформе необходимо для увеличения притока трафика, улучшения репутации и поискового продвижения компании...
31 10 2023 5:59:43
Трекеры теперь на любой вкус: за лидерство в сфере аналитики и трекинга в мире мобильных приложений все еще конкурируют более десяти различных систем. Как не растеряться в обилии инструментов?...
30 10 2023 18:46:12
Зеркалами считаются сайты с разными доменными именами, но идентичным контентом...
29 10 2023 13:16:39
Создатель scrum model Джефф Сазерленд написал книгу о том, как использовать методику разработки программного обеспечения для развития бизнеса....
28 10 2023 0:17:48
Сделать «на вчера», «внезапно», протестировать все варианты. Стоп! Остановитесь и выдохните. Be slow...
27 10 2023 12:37:14
Мониторинг мобильных просмотр статистики Firebase в отчетах Google ***ytics и связь Firebase ***ytics с Google Рекламой...
26 10 2023 12:50:53
Базовые знания, которые нужны, чтобы ресурс понравился поисковикам и пользователям....
25 10 2023 23:37:54
У вас фирма с филиалами по всей стране? Короткий инструктаж по массовой загрузке адресов...
24 10 2023 19:10:18
Как сделать красиво. Алгоритм подготовки красивых и понятных презентаций, рекомендации и полезные ссылки, а также простые правила хорошего тона в дизайне Google Презентаций. Узнать больше и сделать свою презентацию эффективнее!...
23 10 2023 6:22:40
Почему стоит внимательно относиться к выбору библиотеки JavaScript....
22 10 2023 20:29:20
Зная стоимость клика в вашей тематике или регионе, и коэффициент конверсии на вашем сайте, вы можете оценить объем необходимых инвестиций в рекламу и прогнозировать стоимость конверсии. Узнать больше!...
21 10 2023 23:16:19
Бренду нужно зайти на Фейсбук? Несколько очень полезных советов об измерении эффективности SMM....
20 10 2023 18:20:24
Увеличение трафика из поисковых систем Азербайджана на 30% за три месяца. И он продолжает расти...
19 10 2023 14:31:19
Как найти тему для поста, который и в онлайн поиске будет хорошо ранжироваться, и по социалкам разойдется, и комментарии в треде обеспечит...
18 10 2023 2:43:35
При работе с рекламным аккаунтом приходится вносить много однотипных изменений. Рассказываем, как сделать это быстро....
17 10 2023 20:48:43
Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::
