Как работать с задачами — советы от Netpeak
Наладить эффективную работу в удаленном режиме — непростая задача. Самодисциплина и продуктивность падают, отсутствуют многие инструменты контроля, а на проверку результатов уходит уйма времени. В Netpeak одно из решений нашли задолго до «эпохи удаленки». Это таск-менеджер, интегрировав который, мы выработали много полезных лайфхаков. Некоторыми из них хотим поделиться.
В случае c Netpeak речь идет о планировщике ПланФикс. Его основа — это задача. Конкретные действия исполнителя/исполнителей, поставленных руководителем для реализации проекта.
Эффективную работу можно выстроить в разных системах. Главное — придерживайтесь правил:
- Устанавливайте цель. Исполнитель должен знать, какую задачу и зачем решает.
- Дайте исполнителю весь объем информации по задаче. Чтобы он выполнял ее максимально эффективно, указывайте шаги для достижения цели в чек-листе.
- Обозначьте результат. Четко описывайте то, что желаете получить в итоге. Любая цель имеет качественный и количественный показатели.
- Решайте одну проблему одной задачей. Комплексную разделяйте на несколько простых.
- Поддерживайте исполнителя на всех этапах работы. Вовремя давайте фидбек, устраивайте созвоны и встречи.
- Ставьте реальные дедлайны. Планируйте работу загодя и закладывайте в график реалистичные темпы выполнения.
- Обратная связь. Настройте работу с комaндой так, чтобы не срывать сроки выполнения.
- Любую договоренность в устной форме нужно зафиксировать в виде комментария или в тексте самой задачи. Храните всю историю задачи в одном месте.
- Проверяйте статус выполнения задачи. Не забывайте давать фидбек: выполненная задача — это закрытая проблема.
- Используйте шаблоны и наборы статусов. Не изобретайте велосипед — многие процессы уже стандартизированы и регламентированы.
Как переносить сроки выполнения задачи
Очень важно расставить приоритеты, создать список первоочередных задач и придерживаться его.
Но не всегда удается решать задачи в срок. В этом случае важно объяснить исполнителям, как правильно делать запрос на дополнительное время.
У каждой компании свои принципы и правила работы в условиях дедлайна. В Netpeak принято обоснованно запрашивать отсрочку, указывая при этом объективную причину.
Любой запрос на отсрочку важно четко аргументировать. Причиной переноса не может быть комментарий типа: «Дедлайн», «Срок», «Перенос», «Задача в работе».При этом запросы на сдвиг сроков для внутренних задач и задач, к которым есть доступ у клиентов, различаются.
Перенос дедлайна для проектов с участием клиентов
Если это проекты клиентов и представитель компании заказчика видит наши сообщения, в запросе на перенос указываем:
- что уже сделано по задаче;
- что еще нужно сделать;
- сколько времени требуется для выполнения оставшейся части задачи;
- необходимость дополнительных действий от других сотрудников;
- в случае необходимости, дополнительная информация от клиента.
Перенос сроков выполнения задач
Оговоримся, в Netpeak принято называть сотрудников по никам, это упрощает многие процессы. Так, Оль и Дим много, а вот Lemmajay и Sam всего двое на всю группу компаний. По задачам, в участниках которых нет сотрудников наших клиентов в запросе на отсрочку пишем:
- сделал [то, что уже сделано], жду действий от сотрудника [ник];
- задача не в приоритете, повысить приоритет может [ник руководителя];
- задача не попала в текущий спринт, для переноса в ближайший спринт нужно обсудить это с [ник руководителя];
- перенос дедлайна согласован с постановщиком — в этом случае его реально нужно обсудить с постановщиком задачи;
- задача в работе, выполнено [указывается, что выполнено], нужно больше времени на выполнение.
Да, правила постановки, переноса дедлайна унифицированы и зафиксированы в нашей внеутренней Википедии.
Еще один полезный совет. Используйте в комментариях к задачам короткие информативные метки (маркеры). Например: fyi — for your information (сообщение для информации), que — вопрос (от question), OM — «отвечать только мне».Так навигация по темам сообщений станет проще, понятней и удобней для всех пользователей системы.
Возможно, у вас есть свои сокращения, которые упрощают работу в планировщике. Если нет, используйте наши.
Массовые задачи
При реализации проектов работают комaндами, поэтому важно иметь возможность быстро создавать задачи для большого количества исполнителей. Можно при этом добавить пункт чек-листа для каждого исполнителя отдельно или создать подзадачу.
Как создать массовую задачу:
- Для создания массовой задачи в ПланФиксе мы разработали специальный шаблон.
- Добавить исполнителей. Мы создали все необходимые группы, которые помогут быстро добавить нужных сотрудников как исполнителей или участников — группы комaнд, отделов, компаний.
- Задать дату начала и дату завершения.
- В блоке «Дополнительные параметры» выбрать нужное действие в пункте «Подключение исполнителей». Для массовой задачи оптимальный вариант — подзадача для каждого исполнителя. Это позволит проконтролировать выполнение задачи каждым из них и уберет большое количество уведомлений для всех.
Подзадачи или пункты чек-листа дублируют название основной задачи при создании. Если потом внести изменение в название или описание основной задачи, пункты/подзадачи останутся неизменными.
- Если в задаче есть отдельные пункты для каждого исполнителя, ПланФикс реализует механизм раздельных статусов.
Для каждого кастомного статуса есть возможность указывать, является он общим или раздельным на этапе создания или редактирования статуса. Эта функция доступна только пользователям с правами технического администратора или выше.
Когда один из исполнителей отметит свои пункты выполненными и переведет задачу в статус «Выполненная», такой статус будет актуален только для него. Для остальных и для постановщика задача останется в работе.
Только когда все исполнители отметят свои пункты чек-листа и переведут задачу в статус «Выполненная», постановщик увидит задачу в данном статусе.
Запомнить
Планировщики задач помогут вам наладить системную, не дающую сбоев работу. Для этого необходимо:
- Устанавливать четкую цель выполнения задачи.
- Давать исполнителям конкретные примеры достижения цели в чек-листе к задаче.
- Внятно обозначить желаемый результат.
- Разделять комплексную задачу на несколько простых.
- Звонить или назначать встречи, если вопрос требует обсуждения.
- Ставить только реальные дедлайны. Уведомлять, если не успеваете.
- Фиксировать все результаты устного общения.
- Проверять выполнение задач и давать оперативный фидбек по ним.
- Использовать готовые шаблоны и наборы статусов под определенные задачи.
Система позволяет ставить задачи перед неограниченным количеством сотрудников и контролировать сроки их выполнения.
Правильно организованная работа — ваш личный островок стабильности в любых условиях. А наши советы — инструмент, который всегда под рукой. Уверены, у вас есть и свои лайфхаки, фишки по работе с другми системами, планировщиками. Делитесь ими в комментариях. А можете написать свою статью и опубликовать ее в песочнице контента (блогах) Netpeak Journal.
Комментарии:
Как правильно оптимизировать страницы пагинации, чтобы не допустить проседание целевого трафика...
02 11 2024 21:49:12
FAQ (frequently asked questions), HowTo и Q&A (questions and answers)....
01 11 2024 21:39:59
Что поможет написать объявление без грамматических ошибок? В недрах агентства Netpeak рождается новый полезный сервис...
31 10 2024 13:18:48
Ярослав Легенчук поделился историей успешного «переезда» площадки IT-продукта из Рунета в страны ЕС...
30 10 2024 3:23:15
История для заказчиков, которые самостоятельно запускают рекламу...
29 10 2024 13:43:50
Зеркалами считаются сайты с разными доменными именами, но идентичным контентом...
28 10 2024 16:38:16
Эта история о том, как за два года комплексный подход к поисковому продвижению (SEO на этапе разработке сайта и дальнейшие действия по оптимизации) помог увеличить рост бесплатного трафика на 463% или Что делать, если SEO не приносит результаты сразу...
27 10 2024 9:24:39
Отличный способ мотивации, который мы попробовали и вам рекомендуем....
26 10 2024 2:30:58
Ситема управления проектами, которой пользуются в Netpeak....
25 10 2024 0:46:47
Оптимизация и оформление вордовских текстов, переводчик, совместное редактирование, возможность залить картинку... Эти и много других опций дают дополнения для Google Документов....
24 10 2024 8:34:32
Как связать данные, полученные из множества различных источников, и визуализировать их в виде удобных интеpaктивных отчетов...
23 10 2024 16:52:48
Как протестировать MVP мобильного приложения, получить обратную связь и сформировать гипотезы...
22 10 2024 19:32:58
Осторожно: очень страшно. Про теневой бан, гифки, цену клика, рекламный бюджет, ответы подписчикам, ошибки, наличие интернета подробно и в драматических деталях. Читайте в статье!...
21 10 2024 14:55:50
Украинские реалии того, в каких тематиках трафик из Yandex.Direct дороже Google Ads. Новое исследование Алексея Селезнева....
20 10 2024 4:51:24
Распространенные ошибки в XML-фидах Google и Яндекс, CSV-фидах и как исправить их своими силами. Используем Notepad++, отладчик ленты Facebook и Excel. Узнать больше!...
19 10 2024 21:24:34
Какая интересная и трэшовая реклама встречалась в соцсетях в январе 2021-го? Давайте смотреть...
18 10 2024 12:12:58
Cтоимость просмотра в Google Ads дешевле как минимум в два раза по сравнению со Smart TV...
17 10 2024 10:18:38
Проведение краудфандинговых кампаний — это бизнес. Это отдельный и вполне серьёзный рынок с уймой заточенных под ваши нужды услуг. Раньше нужно было ждать, пока проект пройдет обязательную проверку сотрудником Kickstarter, сейчас можно запускать кампанию...
16 10 2024 16:56:48
Эффективность контекстной рекламы в тематике «тюнинг автомобилей»....
15 10 2024 6:38:45
В помощь контент-маркетологам, редакторам, авторам и бизнесу: идеи, которые учитывают фактор SEO. Переупакуйте статьи, заметки, любые другие посты — угодите читателям и поисковикам. Узнать больше!...
14 10 2024 5:42:56
Метод не для всех, но увлеченным веб-аналитикой точно понравится!...
13 10 2024 3:37:12
Сбор анкет до 16 декабря, публикация результатов в конце декабря...
12 10 2024 18:27:48
Часто в распоряжении клиента только интерфейс конструктора сайтов, весьма ограниченный в функциональности. Тогда на помощь интернет-маркетологу приходит сервис Tag Manager, благодаря которому можно настроить необходимый код расширенной электронной торговли....
11 10 2024 1:34:47
Как упростить работу с данными и сэкономить на оплате сервиса...
10 10 2024 4:40:30
В одной из самых «перегретых» ниш вышли в топ-5 по некоторым высокочастотным запросам. Узнать больше!...
09 10 2024 20:56:38
Конференцию eCommerce будет развивать комaнда Octopus Events...
08 10 2024 10:57:13
Как раскрутить виртуальный магазин женской одежды. Подробно рассказываем, что делали и чего достигли...
07 10 2024 1:46:31
Ошибки, которые допускают новички и теряют деньги, трафик, клиентов....
06 10 2024 1:27:55
Базовые знания, которые нужны, чтобы ресурс понравился поисковикам и пользователям....
05 10 2024 0:16:49
О возможностях нестандартного использования поисковых систем для решения важных бизнес-задач...
04 10 2024 12:17:14
Эти данные пригодятся в составлении медиапланов по продвижению в интернете. Понимания стоимость конверсии и необходимое количество конверсий, вы можете прогнозировать, сколько денег на рекламу нужно выделить. Читать!...
03 10 2024 1:30:26
Инструменты веб-мастера: что может заменить Google ***ytics?...
02 10 2024 3:10:16
И уж если бумага стерпит все, интернет — тем более, а значит онлайн-исповедальне быть! И не только ей......
01 10 2024 9:14:26
Четкий мануал для настройки Яндекс.Аудиторий от создания сегмента, работы с геолокацией, пикселем аудитории, похожими аудиториями, ретаргетингом и до корректировки ставок...
30 09 2024 5:54:48
Как настроить эффективную удаленную работу: комментарии топ-менеджмента Netpeak с плюсами и минусами, личными инсайтами и рекомендациями. А также перспективы развития удаленки в комапнии. Читать дальше!...
29 09 2024 18:17:39
О том как растут доходы при оптовой торговле женской одеждой и обувью, а траты на рекламу остаются на прежнем уровне...
28 09 2024 5:11:19
Делимся полезным скриптом — он проверяет код ответа сервера для списка страниц, до 1000 за сутки....
27 09 2024 21:19:43
Как сделать креативный мобильный баннер. Зачем нужны особенные баннеры для мобильных? Что делать с картинкой? Что делать с текстом? Что делать с другими рекламными форматами? Дополнительные элементы. Обо всем этом детально и спримерами...
26 09 2024 7:12:10
Самые популярные блоги Рунета по интернет-маркетингу — все RSS-фиды в одном месте...
25 09 2024 10:49:27
Зачем амбициозным онлайн-проектам индивидуальные инструменты веб-аналитики....
24 09 2024 4:40:51
Как METRO Cash & Carry Украина нашла индивидуальный подход к 1 000 000 клиентов....
23 09 2024 19:12:55
Первое подробное руководство по работе с оконными функциями в Google BigQuery....
22 09 2024 8:45:58
Почти 3 миллиона клика в 24 тематиках в 15 городах Казахстана. Читайте новое исследование нашего аналитика....
21 09 2024 1:25:55
Как отключить блокировку API запрещенных сервисов в скриптах R и продолжать использовать пакеты ryandexdirect, rvkstat, rmytarget, Google Sheets и BigQuery...
20 09 2024 13:16:43
Пример использования пакета google***yticsR от Марка Эдмондса...
19 09 2024 2:28:20
Положительная динамика с первых месяцев работы....
18 09 2024 7:16:12
Вес страниц — один из факторов ранжирования в поисковых системах Google и Яндекс....
17 09 2024 2:55:14
Планируете создание бизнеса, связанного с торговлей в интернете? Сначала прочитайте этот текст....
16 09 2024 11:10:16
в поисках нового источника трафика расскажем о Pinterest — современной поисковой сети c акцентом на визуальном контенте...
15 09 2024 7:53:15
Что постить предпринимателям в соцсетях. Несколько примеров уместной работы SMM- и PR-специалистов, которые прямо и четко помогают озвучить позицию бизнеса в период карантина. Узнайте больше, чем действовать правильно!...
14 09 2024 2:23:59
Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::