Как работать с задачами — советы от Netpeak
Наладить эффективную работу в удаленном режиме — непростая задача. Самодисциплина и продуктивность падают, отсутствуют многие инструменты контроля, а на проверку результатов уходит уйма времени. В Netpeak одно из решений нашли задолго до «эпохи удаленки». Это таск-менеджер, интегрировав который, мы выработали много полезных лайфхаков. Некоторыми из них хотим поделиться.
В случае c Netpeak речь идет о планировщике ПланФикс. Его основа — это задача. Конкретные действия исполнителя/исполнителей, поставленных руководителем для реализации проекта.
Эффективную работу можно выстроить в разных системах. Главное — придерживайтесь правил:
- Устанавливайте цель. Исполнитель должен знать, какую задачу и зачем решает.
- Дайте исполнителю весь объем информации по задаче. Чтобы он выполнял ее максимально эффективно, указывайте шаги для достижения цели в чек-листе.
- Обозначьте результат. Четко описывайте то, что желаете получить в итоге. Любая цель имеет качественный и количественный показатели.
- Решайте одну проблему одной задачей. Комплексную разделяйте на несколько простых.
- Поддерживайте исполнителя на всех этапах работы. Вовремя давайте фидбек, устраивайте созвоны и встречи.
- Ставьте реальные дедлайны. Планируйте работу загодя и закладывайте в график реалистичные темпы выполнения.
- Обратная связь. Настройте работу с комaндой так, чтобы не срывать сроки выполнения.
- Любую договоренность в устной форме нужно зафиксировать в виде комментария или в тексте самой задачи. Храните всю историю задачи в одном месте.
- Проверяйте статус выполнения задачи. Не забывайте давать фидбек: выполненная задача — это закрытая проблема.
- Используйте шаблоны и наборы статусов. Не изобретайте велосипед — многие процессы уже стандартизированы и регламентированы.
Как переносить сроки выполнения задачи
Очень важно расставить приоритеты, создать список первоочередных задач и придерживаться его.
Но не всегда удается решать задачи в срок. В этом случае важно объяснить исполнителям, как правильно делать запрос на дополнительное время.
У каждой компании свои принципы и правила работы в условиях дедлайна. В Netpeak принято обоснованно запрашивать отсрочку, указывая при этом объективную причину.
Любой запрос на отсрочку важно четко аргументировать. Причиной переноса не может быть комментарий типа: «Дедлайн», «Срок», «Перенос», «Задача в работе».При этом запросы на сдвиг сроков для внутренних задач и задач, к которым есть доступ у клиентов, различаются.
Перенос дедлайна для проектов с участием клиентов
Если это проекты клиентов и представитель компании заказчика видит наши сообщения, в запросе на перенос указываем:
- что уже сделано по задаче;
- что еще нужно сделать;
- сколько времени требуется для выполнения оставшейся части задачи;
- необходимость дополнительных действий от других сотрудников;
- в случае необходимости, дополнительная информация от клиента.
Перенос сроков выполнения задач
Оговоримся, в Netpeak принято называть сотрудников по никам, это упрощает многие процессы. Так, Оль и Дим много, а вот Lemmajay и Sam всего двое на всю группу компаний. По задачам, в участниках которых нет сотрудников наших клиентов в запросе на отсрочку пишем:
- сделал [то, что уже сделано], жду действий от сотрудника [ник];
- задача не в приоритете, повысить приоритет может [ник руководителя];
- задача не попала в текущий спринт, для переноса в ближайший спринт нужно обсудить это с [ник руководителя];
- перенос дедлайна согласован с постановщиком — в этом случае его реально нужно обсудить с постановщиком задачи;
- задача в работе, выполнено [указывается, что выполнено], нужно больше времени на выполнение.
Да, правила постановки, переноса дедлайна унифицированы и зафиксированы в нашей внеутренней Википедии.
Еще один полезный совет. Используйте в комментариях к задачам короткие информативные метки (маркеры). Например: fyi — for your information (сообщение для информации), que — вопрос (от question), OM — «отвечать только мне».Так навигация по темам сообщений станет проще, понятней и удобней для всех пользователей системы.
Возможно, у вас есть свои сокращения, которые упрощают работу в планировщике. Если нет, используйте наши.
Массовые задачи
При реализации проектов работают комaндами, поэтому важно иметь возможность быстро создавать задачи для большого количества исполнителей. Можно при этом добавить пункт чек-листа для каждого исполнителя отдельно или создать подзадачу.
Как создать массовую задачу:
- Для создания массовой задачи в ПланФиксе мы разработали специальный шаблон.
- Добавить исполнителей. Мы создали все необходимые группы, которые помогут быстро добавить нужных сотрудников как исполнителей или участников — группы комaнд, отделов, компаний.
- Задать дату начала и дату завершения.
- В блоке «Дополнительные параметры» выбрать нужное действие в пункте «Подключение исполнителей». Для массовой задачи оптимальный вариант — подзадача для каждого исполнителя. Это позволит проконтролировать выполнение задачи каждым из них и уберет большое количество уведомлений для всех.
Подзадачи или пункты чек-листа дублируют название основной задачи при создании. Если потом внести изменение в название или описание основной задачи, пункты/подзадачи останутся неизменными.
- Если в задаче есть отдельные пункты для каждого исполнителя, ПланФикс реализует механизм раздельных статусов.
Для каждого кастомного статуса есть возможность указывать, является он общим или раздельным на этапе создания или редактирования статуса. Эта функция доступна только пользователям с правами технического администратора или выше.
Когда один из исполнителей отметит свои пункты выполненными и переведет задачу в статус «Выполненная», такой статус будет актуален только для него. Для остальных и для постановщика задача останется в работе.
Только когда все исполнители отметят свои пункты чек-листа и переведут задачу в статус «Выполненная», постановщик увидит задачу в данном статусе.
Запомнить
Планировщики задач помогут вам наладить системную, не дающую сбоев работу. Для этого необходимо:
- Устанавливать четкую цель выполнения задачи.
- Давать исполнителям конкретные примеры достижения цели в чек-листе к задаче.
- Внятно обозначить желаемый результат.
- Разделять комплексную задачу на несколько простых.
- Звонить или назначать встречи, если вопрос требует обсуждения.
- Ставить только реальные дедлайны. Уведомлять, если не успеваете.
- Фиксировать все результаты устного общения.
- Проверять выполнение задач и давать оперативный фидбек по ним.
- Использовать готовые шаблоны и наборы статусов под определенные задачи.
Система позволяет ставить задачи перед неограниченным количеством сотрудников и контролировать сроки их выполнения.
Правильно организованная работа — ваш личный островок стабильности в любых условиях. А наши советы — инструмент, который всегда под рукой. Уверены, у вас есть и свои лайфхаки, фишки по работе с другми системами, планировщиками. Делитесь ими в комментариях. А можете написать свою статью и опубликовать ее в песочнице контента (блогах) Netpeak Journal.
Комментарии:
Как мы создаем BI-решение для департамента поискового продвижения — первые шаги...
08 02 2025 17:32:16
Как и зачем мигрировать со старой на новую версию API на языке R. С пакета RAdwords на rgoogleads. Руководство от Алексея Селезнева. Читать дальше!...
07 02 2025 6:32:43
Новая услуга от Netpeak по ведению Instagram и Facebook...
06 02 2025 23:40:26
Как составить список, работа с которым займет меньше времени, чем обычно. На примере обработки запросов в ювелирной тематике....
05 02 2025 15:17:26
Как зарегистрироваться и пользоваться аккаунтом в Google Business Profile: руководство для интернет-маркетологов и владельцев бизнеса...
04 02 2025 12:16:49
Плейсменты, требования, запоминаемость...
03 02 2025 3:59:47
Стандартный образец для новичков. Форматы объявлений в РСЯ, чтобы начинающие специалисты по контекстной рекламе смогли быстро и эффективно запустить рекламные кампании. Интересно? Читайте дальше!...
02 02 2025 14:59:56
Инструкция для трудоголиков для тех, кто старается выполнить как можно больше заданий, а заметного прогресса при этом нет. Работать много и эффективно не всегда полезно. Если бы эффективная работа была залогом успеха, каждому хомяку воздвигли бы памятник...
01 02 2025 12:23:58
Как мы продвигали бизнес-страницы OLX с помощью рекламы в Facebook, TikTok и Viber....
31 01 2025 10:58:25
Алексей Селезнев проанализировал, как дорого обходятся рекламодателям клики по объявлениям в 25 тематиках и 92 странах....
30 01 2025 16:29:42
Успех рекламы во многом зависит от сезонности, популярности тематики и умения оперативно среагировать на тренд. Для этого и существует сервис Google Trends....
29 01 2025 3:46:30
Apple, Google и Samsung — давайте вспомним новинки месяца....
28 01 2025 4:38:49
Как упростить работу с данными и сэкономить на оплате сервиса...
27 01 2025 17:39:16
Украинские реалии того, в каких тематиках трафик из Yandex.Direct дороже Google Ads. Новое исследование Алексея Селезнева....
26 01 2025 21:28:52
Как использовать сервис Serpstat для оптимизации кампаний по контекстной рекламе...
25 01 2025 21:58:17
Наконец-то вы создали сайт. Вы потратили усилия на дизайн, разработку, его наполнение. Но этого оказалось недостаточно, чтобы о вашем интернет- ресурсе узнали. Как же привлечь посетителей на сайт?...
24 01 2025 7:26:41
Почему Google ***ytics не видит ссылки на HTTP-сайт с сайта на HTTPS?...
23 01 2025 16:14:43
SEO-специалист Константин Гайдук поделился с читателями блога постом о фишках работы линкбилдера с поиском Яндекс....
22 01 2025 0:33:45
Amazon сократил комиссию для сайтов партнеров от 30% до 80% — что делать дальше? Мнение эксперта....
21 01 2025 9:34:30
Участники бизнес-клуба netpeak получают бесплатные консультации по вопросам ведения контекстной рекламы в Google Ads...
20 01 2025 20:17:47
Каким правилам нужно следовать, чтобы создать эффективный рекламный ролик?...
19 01 2025 1:30:58
Небольшая wiki о программатик-баинг и RTB. Объяснение алгоритма, обзор рынка, мнения экспертов....
18 01 2025 13:57:30
Сотрудник не справляется? Значит с ним пора прощаться. Эмоции в сторону, действуем по алгоритму....
17 01 2025 18:27:38
Полтора года работы и 32 тысячи привлеченных подписчиков. Рассказываем о плюсах и минусах продвижения телеграм-канала....
16 01 2025 9:13:17
Получаем реальную статистику эффективности использования AMP-страниц с помощью АМР Client ID API....
15 01 2025 8:10:47
Мы решили определить и раскрыть самые популярные вопросы по работе нового алгоритма Google Колибри...
14 01 2025 18:26:25
Ещё один проект, который продвигался во время карантина....
13 01 2025 9:58:59
Возможности и перспективы Clubhouse, лайфхаки для пользователей и бонус в конце...
12 01 2025 10:48:27
Нейронные сети, нейросети онлайн, сверхточные нейронные сети. Я рассажу, как они устроены, как написать свою нейронную сеть с нуля, как правильно обучить нейронную сеть на имеющихся данных...
11 01 2025 9:13:34
Хотите видеть в отчетах точный ROMI в разрезе рекламных кампаний, групп объявлений и ключевых слов? Импортируйте себестоимость товаров в Google ***ytics...
10 01 2025 6:22:45
Что учитывать при продвижении недвижимости, клиник красоты, магазинов косметики, сайтов по продаже семян, шин?...
09 01 2025 5:11:43
Если вам нужно быстро изменить небольшой объем контента на сайте без доступа к CMS, можно воспользоваться GTM. Как именно, читайте дальше....
08 01 2025 1:26:12
Почти 50 тыс. контактов за год принесли формы подписки и регистрации....
07 01 2025 5:47:50
И научиться делать свою рекламу прибыльной. Читайте про типы автостратегий и способы их оптимизации....
06 01 2025 19:49:15
Сергeй Бахарь неустанно исследует Google Рекламу и рассказывает о новинках нашим читателям....
05 01 2025 2:32:30
Данные по 33,5 миллионов кликов в 26 тематиках и 394 городах...
04 01 2025 1:56:11
Facebook buttons. Пора поделиться самым волнующим вопросом 2011-го года...
03 01 2025 15:22:21
Рекомендации и мнения экспертов по одной из самых противоречивых тем украинского интернет-прострaнcтва....
02 01 2025 14:49:26
Программа действий, если захотелось удалить себя из ютуба, гугла и прочих социалок....
01 01 2025 19:19:40
Те самые проблемы, если бизнес пришел к вам за услугой, но ему не нужен маркетинг в интернете. Мнения экспертов интернет-маркетинга....
31 12 2024 0:41:32
Нескучный инструктаж на примере @netpeak_ua о том, зачем компании корпоративный Twitter для продвижения контента, компании или персоны. А еще про хештеги, поиск читателей, аналитику, стиль ведения вашего микроблога, создание сообщества и акции...
30 12 2024 13:38:20
Бесплатные продукты для онлайн-бизнеса — история внедрения freemium модели в сфере виджетов обратных звонков....
29 12 2024 15:50:33
История создания и развития холдинга «Choco Family» помогает понять масштабы онлайн-рынка Казахстана, найти точки роста для собственного бизнеса в Казнете. Каково быть пионером ecommerce в стране? Чем казахстанский рынок ecommerce отличается от Рунета и Уанета? Читать!...
28 12 2024 12:47:10
О методах поднять и расширить трафик рассказал руководитель internet-проекта Prom.ua Иван Портной....
27 12 2024 1:38:48
Как мы недооценили уровень конкуренции в нише, и как пришлось с этим бороться, чтобы принести пользу клиенту....
26 12 2024 0:43:15
Не стучитесь к Алексею на ФБ с предложением что-то придумать для бренда. У Ломоносова целый тред таких непрочитанных сообщений. Узнать больше....
25 12 2024 4:20:14
Какой рекламный инструмент использовать, чтобы получить максимальный результат...
24 12 2024 4:34:27
Анализируя поведение аудитории, вы сможете понять, почему клиенты приходят на сайт, почему уходят, и почему не делают заказы....
23 12 2024 1:47:41
Продолжаем уроки по Google ***ytics для новичков. Сегодня рассмотрим основные моменты, касающиеся отчетов....
22 12 2024 17:20:15
Рекламные кампании для брендинга, роста вовлечения пользователей, продаж, лояльности. Какой формат выбрать, чтобы получить необходимое целевое действие. Узнать!...
21 12 2024 20:39:23
Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::