Как работать с задачами — советы от Netpeak
Наладить эффективную работу в удаленном режиме — непростая задача. Самодисциплина и продуктивность падают, отсутствуют многие инструменты контроля, а на проверку результатов уходит уйма времени. В Netpeak одно из решений нашли задолго до «эпохи удаленки». Это таск-менеджер, интегрировав который, мы выработали много полезных лайфхаков. Некоторыми из них хотим поделиться.
В случае c Netpeak речь идет о планировщике ПланФикс. Его основа — это задача. Конкретные действия исполнителя/исполнителей, поставленных руководителем для реализации проекта.
Эффективную работу можно выстроить в разных системах. Главное — придерживайтесь правил:
- Устанавливайте цель. Исполнитель должен знать, какую задачу и зачем решает.
- Дайте исполнителю весь объем информации по задаче. Чтобы он выполнял ее максимально эффективно, указывайте шаги для достижения цели в чек-листе.
- Обозначьте результат. Четко описывайте то, что желаете получить в итоге. Любая цель имеет качественный и количественный показатели.
- Решайте одну проблему одной задачей. Комплексную разделяйте на несколько простых.
- Поддерживайте исполнителя на всех этапах работы. Вовремя давайте фидбек, устраивайте созвоны и встречи.
- Ставьте реальные дедлайны. Планируйте работу загодя и закладывайте в график реалистичные темпы выполнения.
- Обратная связь. Настройте работу с комaндой так, чтобы не срывать сроки выполнения.
- Любую договоренность в устной форме нужно зафиксировать в виде комментария или в тексте самой задачи. Храните всю историю задачи в одном месте.
- Проверяйте статус выполнения задачи. Не забывайте давать фидбек: выполненная задача — это закрытая проблема.
- Используйте шаблоны и наборы статусов. Не изобретайте велосипед — многие процессы уже стандартизированы и регламентированы.
Как переносить сроки выполнения задачи
Очень важно расставить приоритеты, создать список первоочередных задач и придерживаться его.
Но не всегда удается решать задачи в срок. В этом случае важно объяснить исполнителям, как правильно делать запрос на дополнительное время.
У каждой компании свои принципы и правила работы в условиях дедлайна. В Netpeak принято обоснованно запрашивать отсрочку, указывая при этом объективную причину.
Любой запрос на отсрочку важно четко аргументировать. Причиной переноса не может быть комментарий типа: «Дедлайн», «Срок», «Перенос», «Задача в работе».При этом запросы на сдвиг сроков для внутренних задач и задач, к которым есть доступ у клиентов, различаются.
Перенос дедлайна для проектов с участием клиентов
Если это проекты клиентов и представитель компании заказчика видит наши сообщения, в запросе на перенос указываем:
- что уже сделано по задаче;
- что еще нужно сделать;
- сколько времени требуется для выполнения оставшейся части задачи;
- необходимость дополнительных действий от других сотрудников;
- в случае необходимости, дополнительная информация от клиента.
Перенос сроков выполнения задач
Оговоримся, в Netpeak принято называть сотрудников по никам, это упрощает многие процессы. Так, Оль и Дим много, а вот Lemmajay и Sam всего двое на всю группу компаний. По задачам, в участниках которых нет сотрудников наших клиентов в запросе на отсрочку пишем:
- сделал [то, что уже сделано], жду действий от сотрудника [ник];
- задача не в приоритете, повысить приоритет может [ник руководителя];
- задача не попала в текущий спринт, для переноса в ближайший спринт нужно обсудить это с [ник руководителя];
- перенос дедлайна согласован с постановщиком — в этом случае его реально нужно обсудить с постановщиком задачи;
- задача в работе, выполнено [указывается, что выполнено], нужно больше времени на выполнение.
Да, правила постановки, переноса дедлайна унифицированы и зафиксированы в нашей внеутренней Википедии.
Еще один полезный совет. Используйте в комментариях к задачам короткие информативные метки (маркеры). Например: fyi — for your information (сообщение для информации), que — вопрос (от question), OM — «отвечать только мне».Так навигация по темам сообщений станет проще, понятней и удобней для всех пользователей системы.
Возможно, у вас есть свои сокращения, которые упрощают работу в планировщике. Если нет, используйте наши.
Массовые задачи
При реализации проектов работают комaндами, поэтому важно иметь возможность быстро создавать задачи для большого количества исполнителей. Можно при этом добавить пункт чек-листа для каждого исполнителя отдельно или создать подзадачу.
Как создать массовую задачу:
- Для создания массовой задачи в ПланФиксе мы разработали специальный шаблон.
- Добавить исполнителей. Мы создали все необходимые группы, которые помогут быстро добавить нужных сотрудников как исполнителей или участников — группы комaнд, отделов, компаний.
- Задать дату начала и дату завершения.
- В блоке «Дополнительные параметры» выбрать нужное действие в пункте «Подключение исполнителей». Для массовой задачи оптимальный вариант — подзадача для каждого исполнителя. Это позволит проконтролировать выполнение задачи каждым из них и уберет большое количество уведомлений для всех.
Подзадачи или пункты чек-листа дублируют название основной задачи при создании. Если потом внести изменение в название или описание основной задачи, пункты/подзадачи останутся неизменными.
- Если в задаче есть отдельные пункты для каждого исполнителя, ПланФикс реализует механизм раздельных статусов.
Для каждого кастомного статуса есть возможность указывать, является он общим или раздельным на этапе создания или редактирования статуса. Эта функция доступна только пользователям с правами технического администратора или выше.
Когда один из исполнителей отметит свои пункты выполненными и переведет задачу в статус «Выполненная», такой статус будет актуален только для него. Для остальных и для постановщика задача останется в работе.
Только когда все исполнители отметят свои пункты чек-листа и переведут задачу в статус «Выполненная», постановщик увидит задачу в данном статусе.
Запомнить
Планировщики задач помогут вам наладить системную, не дающую сбоев работу. Для этого необходимо:
- Устанавливать четкую цель выполнения задачи.
- Давать исполнителям конкретные примеры достижения цели в чек-листе к задаче.
- Внятно обозначить желаемый результат.
- Разделять комплексную задачу на несколько простых.
- Звонить или назначать встречи, если вопрос требует обсуждения.
- Ставить только реальные дедлайны. Уведомлять, если не успеваете.
- Фиксировать все результаты устного общения.
- Проверять выполнение задач и давать оперативный фидбек по ним.
- Использовать готовые шаблоны и наборы статусов под определенные задачи.
Система позволяет ставить задачи перед неограниченным количеством сотрудников и контролировать сроки их выполнения.
Правильно организованная работа — ваш личный островок стабильности в любых условиях. А наши советы — инструмент, который всегда под рукой. Уверены, у вас есть и свои лайфхаки, фишки по работе с другми системами, планировщиками. Делитесь ими в комментариях. А можете написать свою статью и опубликовать ее в песочнице контента (блогах) Netpeak Journal.
Комментарии:
Технологии решают, но не всегда....
25 04 2024 18:31:59
Есть восхитительная возможность продвинуть видео на YouTube с минимальными финансовыми потерями!...
24 04 2024 20:17:56
Такое обозрение очередной новинки Google от Сергея Бахаря...
23 04 2024 22:57:58
«Rework» — одна из самых любимых книг нетпиковцев....
22 04 2024 6:30:10
Обзор полезных сервисов и программ, которые увеличат эффективность работы из дома и улучшат организацию бизнес-комaнды...
21 04 2024 6:13:42
Как отслеживать конверсии при многокaнaльном взаимодействии покупателя с вашим сайтом? Читайте далее...
20 04 2024 8:21:39
Темная сторона лайков или правда о продвижении постов в Facebook...
19 04 2024 6:14:42
Расскажем про ошибки интернет-магазинов, которые трудно найти соответствующими программами и сервисами проверки...
18 04 2024 18:37:38
И чем этот тип отслеживания событий отличается от Client-side. Узнать!...
17 04 2024 15:14:39
Работа велась с конца августа прошлого года до конца декабря и включила в себя анализ рынка, конкурентов, целевой аудитории, поиск инсайта, разработку стратегии, подготовку медиаплана, создание промо-сайта и само проведение рекламной кампании, в котором б...
16 04 2024 4:49:14
Часто в распоряжении клиента только интерфейс конструктора сайтов, весьма ограниченный в функциональности. Тогда на помощь интернет-маркетологу приходит сервис Tag Manager, благодаря которому можно настроить необходимый код расширенной электронной торговли....
15 04 2024 6:10:37
Почему встречаются низкие показатели переходов на сайты по всем источникам трафика? Нет рекламодателей, которые могут предложить пользователям те или иные товары и услуги....
14 04 2024 4:17:32
Чтобы привлечь представителей малого и среднего бизнеса, мы разработали стратегии по контекстной рекламе. Это открывает двери агентства Netpeak проектам с самым скромным бюджетом...
13 04 2024 0:16:34
Как с помощью Google Tag Manager отслеживать исходящие ссылки на сайте и загрузки файлов с него...
12 04 2024 6:53:38
Как оптимизировать и выжать максимум пользы из сниппетов сайта в выдаче Google и Яндекс...
11 04 2024 12:44:11
В этом кейсе я не смогу похвастаться ROMI (возврат маркетинговых инвестиций), так как его герои — это новостные порталы. Основная задача — трафик. Но не просто трафик, а трафик по низкой стоимости....
10 04 2024 8:31:23
Покупать в Китае. Как брендам покорить сердца и кошельки китайских пользователей...
09 04 2024 5:38:31
Хотите видеть в отчетах точный ROMI в разрезе рекламных кампаний, групп объявлений и ключевых слов? Импортируйте себестоимость товаров в Google ***ytics...
08 04 2024 8:30:35
Рассказываем в подробностях, что полезного сделал Netpeak для своих клиентов с января по апрель 2017 года...
07 04 2024 19:12:20
Алексей Селезнев, руководитель отдела аналитики Netpeak делится статистикой по самым дорогим и самым дешевым тематикам, регионам размещения рекламы, каналам и устройствам. Узнать больше!...
06 04 2024 13:49:58
Инструкция для трудоголиков для тех, кто старается выполнить как можно больше заданий, а заметного прогресса при этом нет. Работать много и эффективно не всегда полезно. Если бы эффективная работа была залогом успеха, каждому хомяку воздвигли бы памятник...
05 04 2024 23:45:16
Владельцы айфонов в странах арабского мира легче расстаются с деньгами за приложения. Вот почему арабская локаль в App Store так привлекательна...
04 04 2024 6:31:20
О построении персональных рекомендаций для интернет-магазина, используя технику со-визитов....
03 04 2024 15:18:57
Забавные и полезные штуки от Google и как их найти...
02 04 2024 16:56:10
Как настроить программу Obsidian для удобной и быстрой работы по системе Zettelkasten....
01 04 2024 5:23:38
Возможности и перспективы Clubhouse, лайфхаки для пользователей и бонус в конце...
31 03 2024 7:28:36
Персональный чек-лист автора десятков рассылок: три года опыта и регулярное общение с техподдержкой почтовых сервисов. Всё о том, как не попасть в спам и как из него спасаться. А может и не всё. Можете дополнить этот пост своими фишками? Делитесь!...
30 03 2024 20:35:28
Как сохранить статистику переходов из органики Google, а также автоматизировать отчетность: подробное руководство для технического специалиста....
29 03 2024 10:54:32
Как эффективно выйти из карантина с помощью контекстной рекламы...
28 03 2024 23:20:33
Как понять, что проект нуждается в новых текстах и сделать читателя счастливым...
27 03 2024 5:25:42
Эти советы будут полезны вебмастерам, которые хотят сделать шаблон сайта самостоятельно...
26 03 2024 19:51:32
В ТОПе ошибок — метатеги, разметка, заголовки h1-h6 и внутренние ссылочные факторы....
25 03 2024 7:24:27
О том, как работают, празднуют, танцуют и в какой корпоративной культуре живут сотрудники корпорации Google. Этот пост развеет кое-какие мифы....
24 03 2024 8:19:41
Если ваш товар или услуга будут хорошо выглядеть на фото или целевая аудитория точно находится в Инстаграм, площадка для будущего блога определена. Узнать больше!...
23 03 2024 2:44:45
Определение и настройка главного зеркала сайта в поисковых системах — первое, что нужно сделать перед раскруткой сайта...
22 03 2024 21:27:11
Наш обзор кинофильма «Социальная сеть» про Facebook и Марка Цукерберга....
21 03 2024 8:32:38
Как решить все задачи и не изобретать велосипед. Мы оторвались от отчетов в Google ***ytics и Яндекс.Метрике и посмотрели в сторону менее популярных инструментов для веб-аналитики. Узнайте больше!...
20 03 2024 11:43:49
Почти 3 миллиона клика в 24 тематиках в 15 городах Казахстана. Читайте новое исследование нашего аналитика....
19 03 2024 22:30:23
Подружим GTM и Метрику с минимальным вовлечением программиста....
18 03 2024 12:19:21
Крупным брендам не избежать негатива в сети. Но с ним можно и нужно работать. Читайте успешный кейс для DOM.RIA....
17 03 2024 2:41:43
Вывод информационного сайта из-под алгоритмического YMYL фильтра Google...
16 03 2024 2:26:39
Количество обращений выросло на 43,27%, а рынок перегрет — десятки компаний предлагают свою продукцию, услуги. Что делать, чтобы люди выбрали вас среди других игроков рынка (помимо качественного выполнения своей работы)? Читайте дальше!...
15 03 2024 11:40:56
И научиться делать свою рекламу прибыльной. Читайте про типы автостратегий и способы их оптимизации....
14 03 2024 15:25:31
Проведение краудфандинговых кампаний — это бизнес. Это отдельный и вполне серьёзный рынок с уймой заточенных под ваши нужды услуг. Раньше нужно было ждать, пока проект пройдет обязательную проверку сотрудником Kickstarter, сейчас можно запускать кампанию...
13 03 2024 5:47:52
Новая инструкция, которую можно применять к любым задачам в Google Таблицах....
12 03 2024 16:34:11
А сейчас про конференцию Netpeak Friends Day для друзей Netpeak Group...
11 03 2024 4:50:34
Google Adwords: типы рекламных кампаний и объявлений, тонкостях настройки... Все, о чем вы боялись спросить... Или не боялись, а просто не знали, о чем спрашивать....
10 03 2024 6:32:19
Что значит всемирное обновление DMCA-алгоритма и приведет ли оно к полноценной защите авторских прав?...
09 03 2024 5:27:45
Брендовые или витальные запросы содержат только название компании или бренда, без дополнительных уточнений...
08 03 2024 12:39:38
Правильно выбранная соц. площадка поможет раскрутить бизнес эффективно....
07 03 2024 3:38:36
Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::
