Как работать с задачами — советы от Netpeak > NetPeak - Независимость и осознанность
NetPeak Biz Tech    


Как работать с задачами — советы от Netpeak

Как работать с задачами — советы от Netpeak

< >

Наладить эффективную работу в удаленном режиме — непростая задача. Самодисциплина и продуктивность падают, отсутствуют многие инструменты контроля, а на проверку результатов уходит уйма времени. В Netpeak одно из решений нашли задолго до «эпохи удаленки». Это таск-менеджер, интегрировав который, мы выработали много полезных лайфхаков. Некоторыми из них хотим поделиться.

В случае c Netpeak речь идет о планировщике ПланФикс. Его основа — это задача. Конкретные действия исполнителя/исполнителей, поставленных руководителем для реализации проекта.

Эффективную работу можно выстроить в разных системах. Главное — придерживайтесь правил:

  1. Устанавливайте цель. Исполнитель должен знать, какую задачу и зачем решает.
  1. Дайте исполнителю весь объем информации по задаче. Чтобы он выполнял ее максимально эффективно, указывайте шаги для достижения цели в чек-листе.

  1. Обозначьте результат. Четко описывайте то, что желаете получить в итоге. Любая цель имеет качественный и количественный показатели.
  2. Решайте одну проблему одной задачей. Комплексную разделяйте на несколько простых.
  3. Поддерживайте исполнителя на всех этапах работы. Вовремя давайте фидбек, устраивайте созвоны и встречи.
  4. Ставьте реальные дедлайны. Планируйте работу загодя и закладывайте в график реалистичные темпы выполнения.
  5. Обратная связь. Настройте работу с комaндой так, чтобы не срывать сроки выполнения.
  6. Любую договоренность в устной форме нужно зафиксировать в виде комментария или в тексте самой задачи. Храните всю историю задачи в одном месте.
  7. Проверяйте статус выполнения задачи. Не забывайте давать фидбек: выполненная задача — это закрытая проблема.
  8. Используйте шаблоны и наборы статусов. Не изобретайте велосипед — многие процессы уже стандартизированы и регламентированы.

Как переносить сроки выполнения задачи

Очень важно расставить приоритеты, создать список первоочередных задач и придерживаться его.

Но не всегда удается решать задачи в срок. В этом случае важно объяснить исполнителям, как правильно делать запрос на дополнительное время.

У каждой компании свои принципы и правила работы в условиях дедлайна. В Netpeak принято обоснованно запрашивать отсрочку, указывая при этом объективную причину.

Любой запрос на отсрочку важно четко аргументировать. Причиной переноса не может быть комментарий типа: «Дедлайн», «Срок», «Перенос», «Задача в работе».

При этом запросы на сдвиг сроков для внутренних задач и задач, к которым есть доступ у клиентов, различаются.

Перенос дедлайна для проектов с участием клиентов

Если это проекты клиентов и представитель компании заказчика видит наши сообщения, в запросе на перенос указываем:

  • что уже сделано по задаче;
  • что еще нужно сделать;
  • сколько времени требуется для выполнения оставшейся части задачи;
  • необходимость дополнительных действий от других сотрудников;
  • в случае необходимости, дополнительная информация от клиента.
Подсказка: если просрочка связана с решением других приоритетных задач, писать об этом не стоит. Для клиента существует только одна приоритетная задача — его собственная.

Перенос сроков выполнения задач

Оговоримся, в Netpeak принято называть сотрудников по никам, это упрощает многие процессы. Так, Оль и Дим много, а вот Lemmajay и Sam всего двое на всю группу компаний. По задачам, в участниках которых нет сотрудников наших клиентов в запросе на отсрочку пишем:

  • сделал [то, что уже сделано], жду действий от сотрудника [ник];
  • задача не в приоритете, повысить приоритет может [ник руководителя];
  • задача не попала в текущий спринт, для переноса в ближайший спринт нужно обсудить это с [ник руководителя];
  • перенос дедлайна согласован с постановщиком — в этом случае его реально нужно обсудить с постановщиком задачи;
  • задача в работе, выполнено [указывается, что выполнено], нужно больше времени на выполнение.

Да, правила постановки, переноса дедлайна унифицированы и зафиксированы в нашей внеутренней Википедии.

Еще один полезный совет. Используйте в комментариях к задачам короткие информативные метки (маркеры). Например: fyi — for your information (сообщение для информации), que — вопрос (от question), OM — «отвечать только мне».

Так навигация по темам сообщений станет проще, понятней и удобней для всех пользователей системы.

Возможно, у вас есть свои сокращения, которые упрощают работу в планировщике. Если нет, используйте наши.

Массовые задачи

При реализации проектов работают комaндами, поэтому важно иметь возможность быстро создавать задачи для большого количества исполнителей. Можно при этом добавить пункт чек-листа для каждого исполнителя отдельно или создать подзадачу.

Как создать массовую задачу:

  1. Для создания массовой задачи в ПланФиксе мы разработали специальный шаблон.

  1. Добавить исполнителей. Мы создали все необходимые группы, которые помогут быстро добавить нужных сотрудников как исполнителей или участников — группы комaнд, отделов, компаний.
  1. Задать дату начала и дату завершения.
  1. В блоке «Дополнительные параметры» выбрать нужное действие в пункте «Подключение исполнителей». Для массовой задачи оптимальный вариант — подзадача для каждого исполнителя. Это позволит проконтролировать выполнение задачи каждым из них и уберет большое количество уведомлений для всех.

Подзадачи или пункты чек-листа дублируют название основной задачи при создании. Если потом внести изменение в название или описание основной задачи, пункты/подзадачи останутся неизменными.

  1. Если в задаче есть отдельные пункты для каждого исполнителя, ПланФикс реализует механизм раздельных статусов.

Для каждого кастомного статуса есть возможность указывать, является он общим или раздельным на этапе создания или редактирования статуса. Эта функция доступна только пользователям с правами технического администратора или выше.

Когда один из исполнителей отметит свои пункты выполненными и переведет задачу в статус «Выполненная», такой статус будет актуален только для него. Для остальных и для постановщика задача останется в работе.

Только когда все исполнители отметят свои пункты чек-листа и переведут задачу в статус «Выполненная», постановщик увидит задачу в данном статусе.

Запомнить

Планировщики задач помогут вам наладить системную, не дающую сбоев работу. Для этого необходимо:

  1. Устанавливать четкую цель выполнения задачи.
  2. Давать исполнителям конкретные примеры достижения цели в чек-листе к задаче.
  3. Внятно обозначить желаемый результат.
  4. Разделять комплексную задачу на несколько простых.
  5. Звонить или назначать встречи, если вопрос требует обсуждения.
  6. Ставить только реальные дедлайны. Уведомлять, если не успеваете.
  7. Фиксировать все результаты устного общения.
  8. Проверять выполнение задач и давать оперативный фидбек по ним.
  9. Использовать готовые шаблоны и наборы статусов под определенные задачи.

Система позволяет ставить задачи перед неограниченным количеством сотрудников и контролировать сроки их выполнения.

Правильно организованная работа — ваш личный островок стабильности в любых условиях. А наши советы — инструмент, который всегда под рукой. Уверены, у вас есть и свои лайфхаки, фишки по работе с другми системами, планировщиками. Делитесь ими в комментариях. А можете написать свою статью и опубликовать ее в песочнице контента (блогах) Netpeak Journal.



Комментарии:

Оптимизация страниц пагинации интернет-магазина — подробная инструкция

Оптимизация страниц пагинации интернет-магазина — подробная инструкция Как правильно оптимизировать страницы пагинации, чтобы не допустить проседание целевого трафика...

02 11 2024 21:49:12

Обзор трех новых типов микроразметки schema.org

Обзор трех новых типов микроразметки schema.org FAQ (frequently asked questions), HowTo и Q&A (questions and answers)....

01 11 2024 21:39:59

Кейс: учим поисковый движок распознавать грамматические ошибки

Кейс: учим поисковый движок распознавать грамматические ошибки Что поможет написать объявление без грамматических ошибок? В недрах агентства Netpeak рождается новый полезный сервис...

31 10 2024 13:18:48

Как переселить стартап в Кpaков: советы от Ярослава Легенчука

Как переселить стартап в Кpaков: советы от Ярослава Легенчука Ярослав Легенчук поделился историей успешного «переезда» площадки IT-продукта из Рунета в страны ЕС...

30 10 2024 3:23:15

Контекстная реклама для интернет-магазина принтов на одежде в Украине — увеличение дохода на 130%

Контекстная реклама для интернет-магазина принтов на одежде в Украине — увеличение дохода на 130% История для заказчиков, которые самостоятельно запускают рекламу...

29 10 2024 13:43:50

Как сделать зеркало сайта

Как сделать зеркало сайта Зеркалами считаются сайты с разными доменными именами, но идентичным контентом...

28 10 2024 16:38:16

SEO для магазина лакокрасочных и строительных материалов — как мы увеличили объем бесплатного трафика на 463%

SEO для магазина лакокрасочных и строительных материалов — как мы увеличили объем бесплатного трафика на 463% Эта история о том, как за два года комплексный подход к поисковому продвижению (SEO на этапе разработке сайта и дальнейшие действия по оптимизации) помог увеличить рост бесплатного трафика на 463% или Что делать, если SEO не приносит результаты сразу...

27 10 2024 9:24:39

Как сделать разработчикам приятно — опыт Netpeak

Как сделать разработчикам приятно — опыт Netpeak Отличный способ мотивации, который мы попробовали и вам рекомендуем....

26 10 2024 2:30:58

Система Планфикс — SaaS-система управления проектами

Система Планфикс — SaaS-система управления проектами Ситема управления проектами, которой пользуются в Netpeak....

25 10 2024 0:46:47

Лучшие дополнения для Google Docs

Лучшие дополнения для Google Docs Оптимизация и оформление вордовских текстов, переводчик, совместное редактирование, возможность залить картинку... Эти и много других опций дают дополнения для Google Документов....

24 10 2024 8:34:32

Microsoft Power BI в интернет-маркетинге — дайджест полезных публикаций

Microsoft Power BI в интернет-маркетинге — дайджест полезных публикаций Как связать данные, полученные из множества различных источников, и визуализировать их в виде удобных интеpaктивных отчетов...

23 10 2024 16:52:48

Мобильные приложения: как собрать данные на этапе MVP, чтобы было с чем идти к инвестору

Мобильные приложения: как собрать данные на этапе MVP, чтобы было с чем идти к инвестору Как протестировать MVP мобильного приложения, получить обратную связь и сформировать гипотезы...

22 10 2024 19:32:58

7 фобий SMM-специалиста

Осторожно: очень страшно. Про теневой бан, гифки, цену клика, рекламный бюджет, ответы подписчикам, ошибки, наличие интернета подробно и в драматических деталях. Читайте в статье!...

21 10 2024 14:55:50

Что дешевле в Украине: Google Ads или Директ — исследование Netpeak

Что дешевле в Украине: Google Ads или Директ — исследование Netpeak Украинские реалии того, в каких тематиках трафик из Yandex.Direct дороже Google Ads. Новое исследование Алексея Селезнева....

20 10 2024 4:51:24

Диагностика фидов — как быстро обнаружить и исправить ошибки программистов

Диагностика фидов — как быстро обнаружить и исправить ошибки программистов Распространенные ошибки в XML-фидах Google и Яндекс, CSV-фидах и как исправить их своими силами. Используем Notepad++, отладчик ленты Facebook и Excel. Узнать больше!...

19 10 2024 21:24:34

Кукла с протезом, кальвадос Ремарка и страхование дворца: чем радовала и шокировала реклама соцсетей в январе 2021-го

Кукла с протезом, кальвадос Ремарка и страхование дворца: чем радовала и шокировала реклама соцсетей в январе 2021-го Какая интересная и трэшовая реклама встречалась в соцсетях в январе 2021-го? Давайте смотреть...

18 10 2024 12:12:58

Реклама в YouTube для производителя окон в Украине — рост количества лидов на 176%

Реклама в YouTube для производителя окон в Украине — рост количества лидов на 176% Cтоимость просмотра в Google Ads дешевле как минимум в два раза по сравнению со Smart TV...

17 10 2024 10:18:38

Всё, что вы хотели узнать про краудфандинг, но стеснялись спросить

Всё, что вы хотели узнать про краудфандинг, но стеснялись спросить Проведение краудфандинговых кампаний — это бизнес. Это отдельный и вполне серьёзный рынок с уймой заточенных под ваши нужды услуг. Раньше нужно было ждать, пока проект пройдет обязательную проверку сотрудником Kickstarter, сейчас можно запускать кампанию...

16 10 2024 16:56:48

Кейс по контекстной рекламе в Google Ads в тематике «автотюнинг»: ROMI 30%

Кейс по контекстной рекламе в Google Ads в тематике «автотюнинг»: ROMI 30% Эффективность контекстной рекламы в тематике «тюнинг автомобилей»....

15 10 2024 6:38:45

10 рабочих способов повторного использования контента

10 рабочих способов повторного использования контента В помощь контент-маркетологам, редакторам, авторам и бизнесу: идеи, которые учитывают фактор SEO. Переупакуйте статьи, заметки, любые другие посты — угодите читателям и поисковикам. Узнать больше!...

14 10 2024 5:42:56

Как узнать, было ли прочитано ваше письмо адресатом?

Как узнать, было ли прочитано ваше письмо адресатом? Метод не для всех, но увлеченным веб-аналитикой точно понравится!...

13 10 2024 3:37:12

Сколько получают интернет-маркетологи? Обновленный рейтинг зарплат специалистов

Сколько получают интернет-маркетологи? Обновленный рейтинг зарплат специалистов Сбор анкет до 16 декабря, публикация результатов в конце декабря...

12 10 2024 18:27:48

Как настроить код динамического ремаркетинга Google Ads без программиста

Часто в распоряжении клиента только интерфейс конструктора сайтов, весьма ограниченный в функциональности. Тогда на помощь интернет-маркетологу приходит сервис Tag Manager, благодаря которому можно настроить необходимый код расширенной электронной торговли....

11 10 2024 1:34:47

Партиционирование таблиц в Google BigQuery — понятная инструкция

Партиционирование таблиц в Google BigQuery — понятная инструкция Как упростить работу с данными и сэкономить на оплате сервиса...

10 10 2024 4:40:30

Как за два месяца увеличить количество установок приложения на 43% в AppStore — Кейс Uklon

Как за два месяца увеличить количество установок приложения на 43% в AppStore — Кейс Uklon В одной из самых «перегретых» ниш вышли в топ-5 по некоторым высокочастотным запросам. Узнать больше!...

09 10 2024 20:56:38

Netpeak Group купила конференцию eCommerce от OWOX

Конференцию eCommerce будет развивать комaнда Octopus Events...

08 10 2024 10:57:13

Кейс по продвижению интернет-магазина женской одежды

Кейс по продвижению интернет-магазина женской одежды Как раскрутить виртуальный магазин женской одежды. Подробно рассказываем, что делали и чего достигли...

07 10 2024 1:46:31

Как не слить бюджет при запуске контекстной рекламы

Как не слить бюджет при запуске контекстной рекламы Ошибки, которые допускают новички и теряют деньги, трафик, клиентов....

06 10 2024 1:27:55

Что такое логическая структура сайта и зачем она нужна

Что такое логическая структура сайта и зачем она нужна Базовые знания, которые нужны, чтобы ресурс понравился поисковикам и пользователям....

05 10 2024 0:16:49

Как использовать возможности поиска для решения бизнес-задач

Как использовать возможности поиска для решения бизнес-задач О возможностях нестандартного использования поисковых систем для решения важных бизнес-задач...

04 10 2024 12:17:14

Сколько стоил клик в Google Ads в Украине во втором квартале 2020 года — исследование Netpeak

Эти данные пригодятся в составлении медиапланов по продвижению в интернете. Понимания стоимость конверсии и необходимое количество конверсий, вы можете прогнозировать, сколько денег на рекламу нужно выделить. Читать!...

03 10 2024 1:30:26

Инструменты для веб-аналитики

Инструменты для веб-аналитики Инструменты веб-мастера: что может заменить Google ***ytics?...

02 10 2024 3:10:16

Странные сайты — 40 диких, симпатичных и очень талантливых ресурсов

Странные сайты — 40 диких, симпатичных и очень талантливых ресурсов И уж если бумага стерпит все, интернет — тем более, а значит онлайн-исповедальне быть! И не только ей......

01 10 2024 9:14:26

Яндекс.Аудитории: полное руководство по созданию и использованию сегментов

Яндекс.Аудитории: полное руководство по созданию и использованию сегментов Четкий мануал для настройки Яндекс.Аудиторий от создания сегмента, работы с геолокацией, пикселем аудитории, похожими аудиториями, ретаргетингом и до корректировки ставок...

30 09 2024 5:54:48

Карантин и удаленная работа — опыт Netpeak

Карантин и удаленная работа — опыт Netpeak Как настроить эффективную удаленную работу: комментарии топ-менеджмента Netpeak с плюсами и минусами, личными инсайтами и рекомендациями. А также перспективы развития удаленки в комапнии. Читать дальше!...

29 09 2024 18:17:39

Кейс по привлечению платного трафика в тематике «оптовая торговля одеждой»: ROMI 345%

Кейс по привлечению платного трафика в тематике «оптовая торговля одеждой»: ROMI 345% О том как растут доходы при оптовой торговле женской одеждой и обувью, а траты на рекламу остаются на прежнем уровне...

28 09 2024 5:11:19

Как получить код ответа cервера для страниц сайтов прямо в доксе

Как получить код ответа cервера для страниц сайтов прямо в доксе Делимся полезным скриптом — он проверяет код ответа сервера для списка страниц, до 1000 за сутки....

27 09 2024 21:19:43

Как готовить баннеры для мобильной рекламы

Как готовить баннеры для мобильной рекламы Как сделать креативный мобильный баннер. Зачем нужны особенные баннеры для мобильных? Что делать с картинкой? Что делать с текстом? Что делать с другими рекламными форматами? Дополнительные элементы. Обо всем этом детально и спримерами...

26 09 2024 7:12:10

Как быстро получать самую актуальную информацию от 105 топовых блогов Рунета про интернет-маркетинг

Как быстро получать самую актуальную информацию от 105 топовых блогов Рунета про интернет-маркетинг Самые популярные блоги Рунета по интернет-маркетингу — все RSS-фиды в одном месте...

25 09 2024 10:49:27

Как мы сделали инструмент веб-аналитики для сайта Ecommerce

Как мы сделали инструмент веб-аналитики для сайта Ecommerce Зачем амбициозным онлайн-проектам индивидуальные инструменты веб-аналитики....

24 09 2024 4:40:51

Как METRO отказалась от печатных каталогов

Как METRO отказалась от печатных каталогов Как METRO Cash & Carry Украина нашла индивидуальный подход к 1 000 000 клиентов....

23 09 2024 19:12:55

Как работать с оконными функциями в Google BigQuery — подробное руководство

Как работать с оконными функциями в Google BigQuery — подробное руководство Первое подробное руководство по работе с оконными функциями в Google BigQuery....

22 09 2024 8:45:58

Сколько стоил клик Яндекс.Директ и Google Ads в Казахстане в четвертом квартале 2017 года

Сколько стоил клик Яндекс.Директ и Google Ads в Казахстане в четвертом квартале 2017 года Почти 3 миллиона клика в 24 тематиках в 15 городах Казахстана. Читайте новое исследование нашего аналитика....

21 09 2024 1:25:55

Как обойти блокировку API запрещенных сервисов с помощью скриптов R

Как обойти блокировку API запрещенных сервисов с помощью скриптов R Как отключить блокировку API запрещенных сервисов в скриптах R и продолжать использовать пакеты ryandexdirect, rvkstat, rmytarget, Google Sheets и BigQuery...

20 09 2024 13:16:43

Как загрузить данные из API Google ***ytics в R: часть 2

Пример использования пакета google***yticsR от Марка Эдмондса...

19 09 2024 2:28:20

Что такое вес страниц и на что он влияет

Что такое вес страниц и на что он влияет Вес страниц — один из факторов ранжирования в поисковых системах Google и Яндекс....

17 09 2024 2:55:14

Что нужно сделать перед созданием интернет-магазина

Что нужно сделать перед созданием интернет-магазина Планируете создание бизнеса, связанного с торговлей в интернете? Сначала прочитайте этот текст....

16 09 2024 11:10:16

Как найти путь к 250 миллионам пользователей за рубежом — обзор возможностей Pinterest

Как найти путь к 250 миллионам пользователей за рубежом — обзор возможностей Pinterest в поисках нового источника трафика расскажем о Pinterest — современной поисковой сети c акцентом на визуальном контенте...

15 09 2024 7:53:15

Коммуникация брендов на карантине: хорошие примеры SMM и PR

Что постить предпринимателям в соцсетях. Несколько примеров уместной работы SMM- и PR-специалистов, которые прямо и четко помогают озвучить позицию бизнеса в период карантина. Узнайте больше, чем действовать правильно!...

14 09 2024 2:23:59

Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::