Как Octopus Events и Netpeak организовали офлайн-конференцию летом 2020-го — кейс
В начале 2020-го, как и многие другие организаторы мероприятий, мы в Octopus Events были настроены оптимистично. Перед нами стояла задача побить абсолютный рекорд конференции по интернет-маркетингу 8Р-2019 и собрать на своем ивенте 2000 человек (в 2019 году на 8Р было 1875 — примечание редакции). Но в первых числах марта в Украине объявили о первом зараженном коронавирусом, а 11 марта начался локдayн.
Несмотря ни на что, 29 августа 8Р 2020 состоялась. Вместо 2000 человек на конференции было 780 участников. Но мы ни разу не пожалели о том, что провели её.
Открытие 8Р 2020
Почему мы не перенесли 8Р на следующий год?
Вопрос, проводить офлайн-мероприятие или нет, решался не один день. Мы пришли к выводу, что это нужно сделать по нескольким причинам:
- Мотивировать бизнес-комьюнити. Вдохновить представителей бизнеса и специалистов развиваться даже в непростое время карантина.
- Поддержать мopaльный дух комaнды. Мы особенно любим подготовку к 8Р. В этот период появляется больше интересных задач и вдохновляющая цель впереди. Отменить конференцию значило бы отказаться от этой цели и смириться с кризисом event-индустрии.
- Чтобы не разочаровывать участников, которые ждали 8Р. Кроме того, нам не хотелось пропадать с радаров — это снизило бы узнаваемость бренда.
В правильности своего решения мы убедились, когда начали обзванивать участников — большинство не стали возвращать билет или переносить его на следующий год. Но подробнее об этом — в следующем разделе.
О ситуациях, с которыми мы столкнулись впервые
Перенос даты
8Р всегда проходила в середине лета. Дата была одним из преимуществ конференции. Участники приезжали не только послушать доклады, а и отдохнуть у моря. Кроме того, дата играла важную роль в позиционировании мероприятия. В промо-материалах мы всегда называли 8Р «самой летней конференцией».
Но в марте начался локдayн. Стало понятно: даже если он закончится через пару месяцев и запрета на конференции не будет, продажи пойдут медленно. Для примера: 16 марта мы продали первый и последний билет за время локдayна. Следующая покупка на 8Р была 29 мая.Уже в марте мы понимали, что даже при самом благоприятном исходе событий люди не будут думать о конференциях до конца лета. Поэтому выбрали максимально возможно отдаленную дату — 29 августа. Мы не могли себе позволить проводить «самую летнюю конференцию» в сентябре.
А чтобы не потерять лояльность постоянных участников, которые ждали конференцию в середине лета, 9-10 июля мы провели 8Р онлайн.
Как сообщали о переносе участникам
Решение о переносе мы приняли в начале апреля. В тот момент у нас было около 200 зарегистрированных участников. Чтобы никто не пропустил эту новость, мы:
- Отправили plain-text рассылку по базе участников от имени нашего маркетолога.
- Просмотрели, кто не открыл письма, и созвонились с ними лично.
- Отдельно прозвонили каждого иностранного участника.
- Опубликовали посты во всех возможных каналах коммуникации: Telegram-чат, Facebook, Instagram.
Для снижения процента возврата мы подготовили два предложения:
- Для тех, кто согласится на участие в 2020-м, давали бесплатный доступ к 8Р Online.
- Если участнику не подходила новая дата, мы предлагали перенести билет на следующий год.
В результате — около 97% согласились участвовать в 2020, чуть менее 2% запросили перенос на следующий год. И только 1% участников вернули билеты.
Как переносили бронь локации?
В финансовом плане мы не пострадали из-за переноса брони. Во-первых, арендодатель понимал, что причина объективная. Во-вторых, мы ведем взаимовыгодное партнерство с отельным комплексом «Одесса» уже 4 года, и администрация пошла нам навстречу.
Но выбор даты нас сильно озадачил. Единственным вариантом оставался август. Но в этом месяце свободных дат почти не было. Пpaктически все организаторы летних ивентов хотели передвинуть бронь именно на август. Плюс оставались те мероприятия, которые изначально были запланированы на конец лета. Нам очень повезло, что удалось забронировать 29-е число.
Зал потока Business&Digital, интервью Александра Конотопского и Артёма Бородатюка
Меры безопасности
В условиях пандемии разработка мер безопасности стала нашим приоритетом. Вот, что мы сделали:
- Ограничили количество участников до 779 (по правилам оранжевой зоны — один человек на 5 кв.м).
- Перенесли все зоны для нетворкинга и выставку стендов на открытый воздух.
- Ввели температурный скрининг от компании Secur. В холлах работали сенсоры, которые удаленно измеряли температуру каждого участника.
- Увеличили расстояние между сидениями и постоянно проветривали залы.
- Создали карантинный мерч: брендированная маска и антисептик были в каждом наборе. А также сумка с надписью «Отойди» с одной стороны и «Подойди» с другой. Посыл такой — если человек не хочет общаться, он поворачивает сумку стороной «Отойди». Это был понятный для всех сигнал.
Нам хотелось максимально удивить людей и сделать что-то необычное. Дед Мороз и самая ЛЕТНЯЯ конференция — это максимльно несовместимые вещи, отсюда и выбор образа для аниматора.
Мерч 8Р 2020
6. Поставили фельдшерский пункт от компании Odrex.
7. Проводили регулярную дезинфекцию столов и дверных ручек.
8. Купили одноразовую посуду для кофе-брейков и обеда.
При этом нам было важно, чтобы новые правила не испортили атмосферу конференции. Мы каждый год стараемся радовать участников креативными шоу, аниматорами. И 2020-й не стал исключением. Например, во время регистрации гостей развлекали Дед Мороз и Снегурочка, а на Afterparty мы пригласили аниматоров, которые играли телеведущих и задавали участникам каверзные вопросы.
Меры безопасности коснулись и Afterparty. Мы проверяли температуру на входе каждому участнику, подавали напитки и еду в одноразовой посуде.
Afterparty 8P 2020
Конечно, мы не могли гарантировать, что на конференции все будут ходить в масках, а на вечеринке — соблюдать дистанцию. Нашей задачей было предоставить максимум возможностей для безопасного пребывания на мероприятии. Посещение AfterParty, а также соблюдение карантинных правил оставалось личным выбором и ответственностью каждого участника.
К счастью, после конференции мы не получили ни одного сообщения о том, что кто-то из участников заболел.
Проблемы с въездом для иностранных участников
Когда мы решили проводить конференцию, границы Украины были открыты.
Перед самым мероприятием появилась информация, что с 29 августа въезд в страну ограничат. Мы не увидели в этом сложностей, так как все, кто летел из-за границы, должны были прибыть 27-28 числа.
Но вечером 27 августа мы прочитали в СМИ уже другую информацию — границы должны были закрыть через 4 часа. Мы начали обзванивать участников. Некоторые из них уже находились в аэропорту и должны были вылетать через 2 часа. Поэтому мы в срочном порядке начали готовить новые приглашения для въезда.
За ночь двое члeнов нашей комaнды сделали и разослали новые приглашения. В результате 9 из 10 иностранных гостей все-таки смогли приехать на конференцию.
Один участник не смог пересечь границу, так как на тот момент уже выезжал за границу на автобусе. Его билет мы перенесли на следующий год.
О плюсах 8Р 2020
Это может прозвучать странно, но в некоторых аспектах карантин даже помог нам.
Лайнап спикеров
Обычно около 30% нашей программы — это доклады зарубежных спикеров.
Но в 2020-м приглашать кого-то из-за границы было рискованно. Поэтому мы с самого начала подготовки сосредоточились на украинском рынке. И смогли собрать один из самых сильных лайнапов за все годы. Среди спикеров были:
- Андрей Федорив — Founder Fedoriv Agency;
- Павел Вржещ — Co-Founder Banda Agency;
- Ярослав Чепурняк — Head Of Content and Creative Comfy;
- Александр Конотопский — Founder&CEO Ajax Systems;
- Валерия Толочина — CMO INTERTOP Ukraine и много других экспертов.
Андрей Федорив на 8Р 2020
Почему нам это удалось в период карантина?
- В этом году соорганизатором и модератором потока Business&Digital стал Александр Жиляев из Prom. Благодаря ему к нам приехали Павел Вржещ, Андрей Федорив, Анна и Сергeй Вовк и другие представители креативной сферы.
- Со многими из спикеров 8Р 2020 мы вели переговоры не один год. Раньше они отказывались от участия, потому что в середине лета планировали отпуск. Но в 2020-м все остались в Украине и были рады на пару дней приехать в Одессу.
- На все конференции мы приглашаем лучших спикеров прошлого года, которых определяем по отзывам участников. Эта — не стала исключением. Например, на 8Р 2020 мы пригласили Толика Козловского, Андрея Осипова, Евгения Мокина и еще несколько спикеров, которые выступали и в 2019-м году. Благодаря такой традиции у нас получился микс из новых ТОПовых спикеров и тех, кто уже завоевал любовь участников.
Конечно, приглашение спикеров всегда было связано со сложностями. С кем-то мы долго обсуждаем условия выступления, количество с кем-то — тему. В этом году, благодаря нашей репутации, большинство специалистов и ТОП-менеджеров с удовольствием согласились приехать к нам. Но были и переговоры, которые длились по 2-3 месяца.
Александр Жиляев на открытии 8Р 2020
Кстати, название конференции — это дань формуле 8P — читайте, если еще не в курсе, и до встречи на 8P-2021.
Множество положительных отзывов
Летом 2020-го запрета на проведение массовых мероприятий не было. Но мы все равно готовились к негативной обратной связи. Факт, что положительных отзывов оказалось подавляющее большинство, стал для нас приятным сюрпризом.
Обратную связь гостей мы запрашивали по email — рассылали анкеты и получали ответы.
Вот некоторые из них:
- «Понравилось все — контент, спикеры, атмосфера и нетворкинг»;
- «Очень атмосферно и заряжает на новые идеи!»;
- «Сделать в этом году конференцию — это надо иметь сильные нервы и напор».
Окупилась ли конференция?
Изначально мы не рассчитывали на то, что конференция окупится или даже выйдет в ноль. При таком же количество потоков и залов, участников и спонсоров было на 60% процентов меньше, чем в прошлом году. Поэтому искренне удивились и обрадовались, когда по итогу подсчёта бюджета мы вышли в ноль.
Итог 8P 2020:
- 779 участников;
- 43 спикера;
- 4 потока;
- 86% нашли полезные контакты;
- 93% остались довольны атмосферой;
- 99% планируют поехать на 8P 2021.
- финансовый результат: вышли в ноль.
Да, организация масштабной конференции в период карантина — это сложно. В частности потому, что нам приходилось постоянно подстраиваться под новые правила и решать некоторые вопросы в последние минуты. Но я рад, что мы пошли на это. Комaнда получила бесценный опыт работы в кризисных ситуациях и еще сильнее сплотилась. Такого эффекта не дал бы ни один тренинг.
Игорь Яздан, CEO Octopus Events
Выводы
- По статистике и отзывам мы сделали вывод, что люди устали от карантина и были рады живому общению. Поэтому сейчас работаем над тем, чтобы воссоздать эту атмосферу и на онлайн-конференциях.
- Пока пандемия не закончится, большинство офлайн-ивентов не будет приносить прибыль. Так как при меньшем количестве участников и спонсоров (в нашем случае на 60%), затраты снижаются незначительно.
- Но есть и хорошая новость: даже в кризис можно найти аудиторию, которая готова платить за качественный контент и нетворкинг. Доказательство этому то, что в августе, за месяц до конференции у нас покупали по 10-20 билетов в день.
Благодарим за помощь в подготовке статьи к публикации Наталью Плахотнюк, Conference SMM Specialist.
Комментарии:
Работаете со скриптами R регулярно? Потратьте десять минут на настройку автозапуска и избавьтесь от необходимости активировать R-скрипты вручную...
24 04 2024 19:51:38
Чтобы перенаправить рекламу не на свой домен, арбитражники используют редирект в Яндексе при работе с партнерскими ссылками...
23 04 2024 23:53:36
Как увеличить охват целевой аудитории ресторана или магазина с помощью рекламы на мобильных и сверхточного геотаргетинга...
22 04 2024 18:30:35
Как найти релевантный сайт-донор для размещения своей ссылки...
21 04 2024 21:20:43
Интернет-маркетинг это не просто способ заработать. Про работу sео оптимизатора в Netpeak из первых уст...
20 04 2024 5:34:24
Как исключить показы на нецелевых площадках в новом интерфейсе Google Ads. В конце статьи 30 000 минус-площадок, каналов YouTube, сайтов, приложений...
19 04 2024 15:32:26
Трекер — система аналитики мобильного приложения с возможностью отслеживания источника установок. Рассмотрим бесплатные и платные решения для аналитики мобильных приложений....
18 04 2024 4:34:27
Возможности для специалистов по рекламе в Facebook, о которых знают далеко не все. Подробности — тут....
17 04 2024 10:38:22
Где найти лидера для своей инхаус-комaнды маркетологов...
16 04 2024 21:41:24
Как упростить работу с данными и сэкономить на оплате сервиса...
15 04 2024 17:46:20
Первая часть иллюстрированного руководства, в котором мы взяли 20 самых важных фактора ранжирования представлены с краткими иллюстрированными примерами. В этом тексте вы найдете первые 10. Узнать больше!...
14 04 2024 18:59:23
Клиентам не нужно ориентироваться на попадание к поисковым топам выдачи...
13 04 2024 11:30:27
Понятные людям и роботам URL. Это уникальный набор символов, который дает возможность идентифицировать всевозможные ресурсы в интернете (страницы сайтов, файлы, изображения, видео и так далее). Чтобы узнать больше, читайте далее!...
12 04 2024 0:38:47
К чему стоит относиться с особенным вниманием при отправке рассылок. Грамматические ошибки, тема, прехедер и другие стратегически важные составляющие письма. Узнать больше!...
11 04 2024 6:54:53
Как операторы поисковых запросов Google помогают при продвижении сайта и анализе конкурентов....
10 04 2024 13:18:25
Подробнейшая статья об эффективном использовании ремаркетинга. Мотаем на ус!...
09 04 2024 3:48:13
Образец рассылки от создателе Replyapp.io Олег Белозор, на которую ответили самые влиятельные эксперты в мире в2в продаж...
08 04 2024 22:24:46
Наш обзор кинофильма «Социальная сеть» про Facebook и Марка Цукерберга....
07 04 2024 16:50:31
Почему имеет смысл выбрать его, а не Google Tag Manager?...
06 04 2024 7:26:41
Возможности и перспективы Clubhouse, лайфхаки для пользователей и бонус в конце...
05 04 2024 12:42:34
Парсинг сайтов: как избавиться от головной боли и сэкономить сотни часов рутинного труда...
04 04 2024 8:32:11
Создание канала бренда на видеоплатформе необходимо для увеличения притока трафика, улучшения репутации и поискового продвижения компании...
03 04 2024 8:28:13
Как стандартизировали сбор данных по проектам клиентов и отчетности, чтобы тратить меньше времени и не совершать лишние действия...
02 04 2024 20:50:50
Памятка для всех, кому важно сохранить детали переговоров....
01 04 2024 17:40:42
Правила преобразования фидов в Google Merchant Center помогут сегментировать товары и сделать вашу рекламу более эффективной...
31 03 2024 2:14:33
Структура того, чем обладают сотрудники департаментов работы с клиентами лучших компаний....
30 03 2024 19:57:17
Какие форматы видеорекламы логичнее купить для создания спроса на новую продукцию? Выясняем на примере кейса бренда Yves Rocher...
29 03 2024 16:37:26
Сергeй Бахарь неустанно исследует Google Рекламу и рассказывает о новинках нашим читателям....
28 03 2024 15:52:34
Настройка в четыре шага и другие отличия AdWords Express от Adwords...
27 03 2024 2:44:25
Хотите качественно руководить рекламной кампанией в Facebook? Как подключиться к API Facebook и получение статистики в R — рассказывает Алексей Селезнев....
26 03 2024 2:20:48
Устраняем причины, по которым пользователи покидают сайт без покупки....
25 03 2024 11:58:31
Все дело в формате объявлений Instant Experience с подключенным каталогом товаров. Нет, не только в нем. Узнать больше!...
24 03 2024 9:44:45
Процесс привлечения сторонних ресурсов отнимает основную часть времени у большинства основателей стартапов. Читайте руководство, которое поможет сделать этот процесс во время серии А более эффективным....
23 03 2024 1:19:42
Хасан Исламов о развитии Chocofamily, крупнейшего интернет-холдинга Казахстана....
22 03 2024 15:35:58
Digital-маркетинг развивается и модернизируется: новые методы работы, инструменты и технологии. И стабильно растут требования к digital-специалистам. Чтобы оставаться в профессии, нужно мониторить тренды, отслеживать тенденции и повышать знания....
21 03 2024 3:42:40
Чтобы создавать удобные отчеты, импортируйте данные из Яндекс.Директ в Microsoft Power BI с помощью язык R...
20 03 2024 18:38:29
Онлайн-корпоративы стали трендом 2020 года, но останутся с нами надолго если не в чистом, то в гибридном формате. Делимся опытом организации дня рождения компании в Zoom....
19 03 2024 9:29:34
Рассказываем в подробностях, что полезного сделал Netpeak для своих клиентов с января по апрель 2017 года...
18 03 2024 20:52:13
Разбираемся, как определить самые эффективные источники лидов....
17 03 2024 2:48:36
Как обнаружить слабые места бизнеса и улучшить продажи с помощью технологии Call Tracking....
16 03 2024 23:29:32
Как перенести сайт с http на https и сохранить трафик, потратив минимум времени....
15 03 2024 10:44:21
Статья Оливера Гарднера посвящена различным аспектам оптимизации посадочных страниц: дизайну, контексту, созданию кнопки действия...
14 03 2024 19:11:25
Регулярный мониторинг позиций необходим для отслеживания истории их изменений после внедрения новых ключевых слов и других работ над сайтом...
13 03 2024 18:36:57
На одном из проектов был успешный рост трафика и транзакций, но в следующем месяце видимость по Яндексу снизилась до 30% и продолжала жестоко падать. ТИЦ упал с 450 до 425....
12 03 2024 7:40:46
Чем удивляла, радовала и смешила реклама в социальных сетях в июне 2021 года...
11 03 2024 11:43:38
Часто копирайтеры пишут для поисковых роботов, не заботясь о качестве контента и читабельности. Рассмотрим метрики для оценки ридабилити....
10 03 2024 23:56:35
Всё о метриках загрузки сайта. Как проверить и отслеживать реальную скорость загрузки сайта и почему нельзя доверять показателям Pagespeed Insights....
09 03 2024 14:16:12
Примеры странной, классной и непонятной рекламы в соцсетях из моей ленты за февраль 2021 года...
08 03 2024 4:47:42
Аналитик Алексей Селезнев описал простой алогритм прогнозирования поисковой активности пользователей в Яндексе....
07 03 2024 14:54:41
Основатель сервиса мобилографии EyeEm Рамзи Ризк рассказал об особенностях своего сервиса и будущем мобильных приложений....
06 03 2024 17:52:11
Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::