Как Octopus Events и Netpeak организовали офлайн-конференцию летом 2020-го — кейс

< >

В начале 2020-го, как и многие другие организаторы мероприятий, мы в Octopus Events были настроены оптимистично. Перед нами стояла задача побить абсолютный рекорд конференции по интернет-маркетингу 8Р-2019 и собрать на своем ивенте 2000 человек (в 2019 году на 8Р было 1875 — примечание редакции). Но в первых числах марта в Украине объявили о первом зараженном коронавирусом, а 11 марта начался локдayн.

Несмотря ни на что, 29 августа 8Р 2020 состоялась. Вместо 2000 человек на конференции было 780 участников. Но мы ни разу не пожалели о том, что провели её.

Открытие 8Р 2020

Почему мы не перенесли 8Р на следующий год?

Вопрос, проводить офлайн-мероприятие или нет, решался не один день. Мы пришли к выводу, что это нужно сделать по нескольким причинам:

1. Мотивировать бизнес-комьюнити. Вдохновить представителей бизнеса и специалистов развиваться даже в непростое время карантина.
2. Поддержать мopaльный дух комaнды. Мы особенно любим подготовку к 8Р. В этот период появляется больше интересных задач и вдохновляющая цель впереди. Отменить конференцию значило бы отказаться от этой цели и смириться с кризисом event-индустрии.
3. Чтобы не разочаровывать участников, которые ждали 8Р. Кроме того, нам не хотелось пропадать с радаров — это снизило бы узнаваемость бренда.

В правильности своего решения мы убедились, когда начали обзванивать участников — большинство не стали возвращать билет или переносить его на следующий год. Но подробнее об этом — в следующем разделе.

О ситуациях, с которыми мы столкнулись впервые

Перенос даты

8Р всегда проходила в середине лета. Дата была одним из преимуществ конференции. Участники приезжали не только послушать доклады, а и отдохнуть у моря. Кроме того, дата играла важную роль в позиционировании мероприятия. В промо-материалах мы всегда называли 8Р «самой летней конференцией».

Но в марте начался локдayн. Стало понятно: даже если он закончится через пару месяцев и запрета на конференции не будет, продажи пойдут медленно. Для примера: 16 марта мы продали первый и последний билет за время локдayна. Следующая покупка на 8Р была 29 мая.

Уже в марте мы понимали, что даже при самом благоприятном исходе событий люди не будут думать о конференциях до конца лета. Поэтому выбрали максимально возможно отдаленную дату — 29 августа. Мы не могли себе позволить проводить «самую летнюю конференцию» в сентябре.

А чтобы не потерять лояльность постоянных участников, которые ждали конференцию в середине лета, 9-10 июля мы провели 8Р онлайн.

Как сообщали о переносе участникам

Решение о переносе мы приняли в начале апреля. В тот момент у нас было около 200 зарегистрированных участников. Чтобы никто не пропустил эту новость, мы:

1. Отправили plain-text рассылку по базе участников от имени нашего маркетолога.
2. Просмотрели, кто не открыл письма, и созвонились с ними лично.
3. Отдельно прозвонили каждого иностранного участника.
4. Опубликовали посты во всех возможных каналах коммуникации: Telegram-чат, Facebook, Instagram.

Для снижения процента возврата мы подготовили два предложения:

1. Для тех, кто согласится на участие в 2020-м, давали бесплатный доступ к 8Р Online.
2. Если участнику не подходила новая дата, мы предлагали перенести билет на следующий год.

В результате — около 97% согласились участвовать в 2020, чуть менее 2% запросили перенос на следующий год. И только 1% участников вернули билеты.

Как переносили бронь локации?

В финансовом плане мы не пострадали из-за переноса брони. Во-первых, арендодатель понимал, что причина объективная. Во-вторых, мы ведем взаимовыгодное партнерство с отельным комплексом «Одесса» уже 4 года, и администрация пошла нам навстречу.

Но выбор даты нас сильно озадачил. Единственным вариантом оставался август. Но в этом месяце свободных дат почти не было. Пpaктически все организаторы летних ивентов хотели передвинуть бронь именно на август. Плюс оставались те мероприятия, которые изначально были запланированы на конец лета. Нам очень повезло, что удалось забронировать 29-е число.

Зал потока Business&Digital, интервью Александра Конотопского и Артёма Бородатюка

Меры безопасности

В условиях пандемии разработка мер безопасности стала нашим приоритетом. Вот, что мы сделали:

1. Ограничили количество участников до 779 (по правилам оранжевой зоны — один человек на 5 кв.м).
2. Перенесли все зоны для нетворкинга и выставку стендов на открытый воздух.
3. Ввели температурный скрининг от компании Secur. В холлах работали сенсоры, которые удаленно измеряли температуру каждого участника.
4. Увеличили расстояние между сидениями и постоянно проветривали залы.
5. Создали карантинный мерч: брендированная маска и антисептик были в каждом наборе. А также сумка с надписью «Отойди» с одной стороны и «Подойди» с другой. Посыл такой — если человек не хочет общаться, он поворачивает сумку стороной «Отойди». Это был понятный для всех сигнал.

Нам хотелось максимально удивить людей и сделать что-то необычное. Дед Мороз и самая ЛЕТНЯЯ конференция — это максимльно несовместимые вещи, отсюда и выбор образа для аниматора.

Мерч 8Р 2020

6. Поставили фельдшерский пункт от компании Odrex.

7. Проводили регулярную дезинфекцию столов и дверных ручек.

8. Купили одноразовую посуду для кофе-брейков и обеда.

При этом нам было важно, чтобы новые правила не испортили атмосферу конференции. Мы каждый год стараемся радовать участников креативными шоу, аниматорами. И 2020-й не стал исключением. Например, во время регистрации гостей развлекали Дед Мороз и Снегурочка, а на Afterparty мы пригласили аниматоров, которые играли телеведущих и задавали участникам каверзные вопросы.

Меры безопасности коснулись и Afterparty. Мы проверяли температуру на входе каждому участнику, подавали напитки и еду в одноразовой посуде.

Afterparty 8P 2020

Конечно, мы не могли гарантировать, что на конференции все будут ходить в масках, а на вечеринке — соблюдать дистанцию. Нашей задачей было предоставить максимум возможностей для безопасного пребывания на мероприятии. Посещение AfterParty, а также соблюдение карантинных правил оставалось личным выбором и ответственностью каждого участника.

К счастью, после конференции мы не получили ни одного сообщения о том, что кто-то из участников заболел.

Проблемы с въездом для иностранных участников

Когда мы решили проводить конференцию, границы Украины были открыты.

Перед самым мероприятием появилась информация, что с 29 августа въезд в страну ограничат. Мы не увидели в этом сложностей, так как все, кто летел из-за границы, должны были прибыть 27-28 числа.

Но вечером 27 августа мы прочитали в СМИ уже другую информацию — границы должны были закрыть через 4 часа. Мы начали обзванивать участников. Некоторые из них уже находились в аэропорту и должны были вылетать через 2 часа. Поэтому мы в срочном порядке начали готовить новые приглашения для въезда.

За ночь двое члeнов нашей комaнды сделали и разослали новые приглашения. В результате 9 из 10 иностранных гостей все-таки смогли приехать на конференцию.

Один участник не смог пересечь границу, так как на тот момент уже выезжал за границу на автобусе. Его билет мы перенесли на следующий год.

О плюсах 8Р 2020

Это может прозвучать странно, но в некоторых аспектах карантин даже помог нам.

Лайнап спикеров

Обычно около 30% нашей программы — это доклады зарубежных спикеров.

Но в 2020-м приглашать кого-то из-за границы было рискованно. Поэтому мы с самого начала подготовки сосредоточились на украинском рынке. И смогли собрать один из самых сильных лайнапов за все годы. Среди спикеров были:

• Андрей Федорив — Founder Fedoriv Agency;
• Павел Вржещ — Co-Founder Banda Agency;
• Ярослав Чепурняк — Head Of Content and Creative Comfy;
• Александр Конотопский — Founder&CEO Ajax Systems;
• Валерия Толочина — CMO INTERTOP Ukraine и много других экспертов.

Андрей Федорив на 8Р 2020

Почему нам это удалось в период карантина?

1. В этом году соорганизатором и модератором потока Business&Digital стал Александр Жиляев из Prom. Благодаря ему к нам приехали Павел Вржещ, Андрей Федорив, Анна и Сергeй Вовк и другие представители креативной сферы.
2. Со многими из спикеров 8Р 2020 мы вели переговоры не один год. Раньше они отказывались от участия, потому что в середине лета планировали отпуск. Но в 2020-м все остались в Украине и были рады на пару дней приехать в Одессу.
3. На все конференции мы приглашаем лучших спикеров прошлого года, которых определяем по отзывам участников. Эта — не стала исключением. Например, на 8Р 2020 мы пригласили Толика Козловского, Андрея Осипова, Евгения Мокина и еще несколько спикеров, которые выступали и в 2019-м году. Благодаря такой традиции у нас получился микс из новых ТОПовых спикеров и тех, кто уже завоевал любовь участников.

Конечно, приглашение спикеров всегда было связано со сложностями. С кем-то мы долго обсуждаем условия выступления, количество с кем-то — тему. В этом году, благодаря нашей репутации, большинство специалистов и ТОП-менеджеров с удовольствием согласились приехать к нам. Но были и переговоры, которые длились по 2-3 месяца.

Александр Жиляев на открытии 8Р 2020

Кстати, название конференции — это дань формуле 8P — читайте, если еще не в курсе, и до встречи на 8P-2021.

Множество положительных отзывов

Летом 2020-го запрета на проведение массовых мероприятий не было. Но мы все равно готовились к негативной обратной связи. Факт, что положительных отзывов оказалось подавляющее большинство, стал для нас приятным сюрпризом.

Обратную связь гостей мы запрашивали по email — рассылали анкеты и получали ответы.

Вот некоторые из них:

• «Понравилось все — контент, спикеры, атмосфера и нетворкинг»;
• «Очень атмосферно и заряжает на новые идеи!»;
• «Сделать в этом году конференцию — это надо иметь сильные нервы и напор».

Окупилась ли конференция?

Изначально мы не рассчитывали на то, что конференция окупится или даже выйдет в ноль. При таком же количество потоков и залов, участников и спонсоров было на 60% процентов меньше, чем в прошлом году. Поэтому искренне удивились и обрадовались, когда по итогу подсчёта бюджета мы вышли в ноль.

Итог 8P 2020:

• 779 участников;
• 43 спикера;
• 4 потока;
• 86% нашли полезные контакты;
• 93% остались довольны атмосферой;
• 99% планируют поехать на 8P 2021.
• финансовый результат: вышли в ноль.

Да, организация масштабной конференции в период карантина — это сложно. В частности потому, что нам приходилось постоянно подстраиваться под новые правила и решать некоторые вопросы в последние минуты. Но я рад, что мы пошли на это. Комaнда получила бесценный опыт работы в кризисных ситуациях и еще сильнее сплотилась. Такого эффекта не дал бы ни один тренинг.

Игорь Яздан, CEO Octopus Events

Выводы

1. По статистике и отзывам мы сделали вывод, что люди устали от карантина и были рады живому общению. Поэтому сейчас работаем над тем, чтобы воссоздать эту атмосферу и на онлайн-конференциях.
2. Пока пандемия не закончится, большинство офлайн-ивентов не будет приносить прибыль. Так как при меньшем количестве участников и спонсоров (в нашем случае на 60%), затраты снижаются незначительно.
3. Но есть и хорошая новость: даже в кризис можно найти аудиторию, которая готова платить за качественный контент и нетворкинг. Доказательство этому то, что в августе, за месяц до конференции у нас покупали по 10-20 билетов в день.

Благодарим за помощь в подготовке статьи к публикации Наталью Плахотнюк, Conference SMM Specialist.